Правильное управление документооборотом — залог безопасности бизнеса и соблюдения законодательства․ Почтовые накладные (форма № 107, накладные на ценные письма, посылки, EMS и др․) относятся к первичным учетным документам, подтверждающим факты хозяйственной жизни: отправку корреспонденции, получение вложений, расходы на почтовые услуги․ В этой статье подробно разберем, сколько их нужно хранить, когда и как передавать в архив, а также какие ошибки могут привести к штрафам;

Нормативная база: что регулирует хранение накладных

Основные правовые акты, определяющие правила работы с почтовыми накладными:

• ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» (ст․ 29): устанавливает общий минимальный срок хранения первичных документов — не менее 5 лет после отчетного года․
• НК РФ (ст․ 23): определяет срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, 4 года (но бухучет требует 5 лет, поэтому действует больший срок)․
• ФЗ-125 «Об архивном деле в РФ» и Приказ Росархива № 236 (утв․ перечень типовых сроков хранения): регламентируют порядок формирования дел, сроков хранения и передачи в архив․
• Приказ Росархива № 77 от : новые правила формирования архива, требования к экспертной оценке ценности документов․
• Постановление Росархива № 558 (типовые номенклатуры): помогает правильно классифицировать дела с накладными․

Конкретные сроки хранения почтовых накладных

Согласно перечню типовых сроков хранения (Приказ Росархива № 236) и практике применения ст․ 29 ФЗ-402:

Важный нюанс: Срок хранения отсчитывается не с даты составления накладной, а с 1 января года, следующего за годом их последнего использования в учете или делопроизводстве (п․ 4․1 Положения о порядке ведения делопроизводства, утвержденного Приказом Росархива № 236)․

Передача в архив: обязательно или нет?

Здесь часто возникает путаница․ Правило простое:

• Срок хранения более 10 лет (постоянный, долговременный): передача в архив организации обязательна после окончания текущего года (обычно в течение 1-го квартала следующего года)․
• Срок хранения до 10 лет (временный): к ним относятся почтовые накладные (5 лет)․ Передавать их в централизованный архив организации не обязательно․ Их можно хранить в структурном подразделении (отделе секретариата, бухгалтерии, канцелярии), отвечающем за их формирование, до истечения срока․

Позиция экспертов (Делис Архив, Контур․Экстерн): «Если срок хранения документов менее 10 лет, передавать их в архив не надо»․ Документы временного хранения (до 10 лет) могут находиться как в структурных подразделениях компании, так и в архиве — на усмотрение руководителя и утвержденной номенклатуры․

Однако, если в организации создан архив и утверждена номенклатура дел, в которую включены дела с накладными (например, «Дела по учету почтовых отправлений»), их можно сдавать в архив для централизованного хранения и лучшего контроля сроков уничтожения․

Порядок формирования дела для архива (если решено сдавать)

Если организация решает централизовать хранение или объем документов велик, дела формируются по правилам:

1. Сборка дела: Накладные собираются в дело за календарный год (или иной период по номенклатуре)․ Внутри дела документы хронологически (по дате) или системно (по видам отправлений)․
2. Нумерация листов: Сквозная простановка номеров на каждом листе (или на каждой накладной, если она односторонняя)․
3. Сшивка и оправка: Дело сшивается, на обложку наклеивается оправка с реквизитами (индекс дела, название, даты начала/конца, срок хранения, ответственное лицо)․
4. Акт экспертной оценки: Перед сдачей в архив (или перед уничтожением) дело проходит экспертную комиссию организации для подтверждения срока хранения․
5. Акт передачи в архив: Составляется в 2-х экземплярах (один в архиве, второй у передавшего подразделения)․

Электронный документооборот и бумажные оригиналы

Многие компании используют ЭДО (СБИС, Диадок, Контур) для обмена УПД, счетами-фактурами․ Но с почтовыми накладными ситуация иная:

• Накладная ф․ № 107 — это строгий отчетности бланк (или его электронный аналог в системе «Почта России»)․
• Если вы получаете накладную на бумаге (при получении посылки/письма курьером) — оригинал бумажный обязателен к хранению в течение 5 лет․
• Скан-копия в ЭДО или 1С удобна для работы, но не заменяет оригинал до истечения срока хранения (ст․ 29 ФЗ-402, позиция Минфина и ФНС)․
• Если накладная сформирована исключительно в электронном виде (ЭН в системе оператора связи) и подписана ЭЦП сторон — хранится электронный оригинал․

Уничтожение: как и когда списать накладные

После истечения 5-летнего срока (с 1 января 6-го года) документы подлежат уничтожению․

Процедура:

1. Составление акта экспертной оценки ценности документов (комиссия утверждает список дел к уничтожению)․
2. Издание приказа (распоряжения) руководителя об уничтожении․
3. Физическое уничтожение (шредер, макулатура) с составлением акта уничтожения (форма не строго регламентирована, но должна содержать: состав комиссии, перечень дел/документов, дату, способ уничтожения, подписи)․
4. Внесение пометки «Уничтожено» в номенклатуру дел / журнал учета дел․

Внимание: Уничтожение документов до истечения сроков влечет административную ответственность (ст․ 13․20 КоАП РФ — штраф на должностных лиц до 5 000 руб․, на юрлиц — до 200 000 руб․)․

Особенности хранения накладных с персональными данными

Почтовые накладные часто содержат ФИО, адреса, телефоны получателей/отправителей — это персональные данные (152-ФЗ)․

• Доступ к делам с накладными должен быть ограничен (закрытые шкафы, доступ только у ответственных)․
• При уничтожении обязательно использование способов, исключающих восстановление (перемалывание в шредере минимум П-3/P-4 класс)․
• Срок хранения не продлевается из-за наличия ПДн, но требования к защите информации повышаются․

Чек-лист: проверьте свой документооборот

• [ ] Есть ли утвержденная номенклатура дел с указанием сроков для почтовых накладных?
• [ ] Соблюдается ли срок 5 лет (не 4, не 3)?
• [ ] Хранятся ли оригиналы бумажных накладных, даже если есть сканы в 1С/ЭДО?
• [ ] Обеспечен ли ограниченный доступ к накладным с персональными данными?
• [ ] Проводится ли ежегодная экспертиза и уничтожение просроченных дел по актам?
• [ ] Знает ли ответственный сотрудник (секретарь/архивариус/бухгалтер), где лежат накладные 3-летней давности?

Почтовые накладные — документы со сроком хранения 5 лет (временные, до 10 лет)․ Передача их в централизованный архив организации не обязательна по закону, но допускается для удобства․ Главное, обеспечить сохранность оригиналов на весь срок, защитить персональные данные и своевременно уничтожать документы по актам комиссии после истечения срока․ Грамотная организация этого процесса снимет вопросы при проверках налоговой, Росархива или прокуратуры․

Статья подготовлена на основе актуального законодательства (ФЗ-402, НК РФ, ФЗ-125, Приказы Росархива № 236, № 77) и судебной практики на 2026 год․ Информация носит справочный характер; для решения конкретных вопросов обратитесь к архивисту или юристу вашей организации․