Архивное дело в муниципалитете — это фундамент правового поля‚ исторической памяти и прозрачности управления. Управление архивом Администрации города Петрозаводска (далее — Управление) является ключевым структурным подразделением‚ обеспечивающим сохранность‚ учет и использование документационного наследия столицы Республики Карелия. В данной статье подробно рассматриваются правовые основы деятельности‚ организационная структура‚ основные функции‚ предоставляемые муниципальные услуги‚ а также порядок обращения граждан и организаций.

Правовые основы деятельности

Деятельность Управления архивом строится на строгой правовой основе‚ включающей федеральное и региональное законодательство:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», основной документ‚ регулирующий отношения в области архивного дела.
• Закон Республики Карелия «Об архивном деле в Республике Карелия» — региональный нормативный акт‚ учитывающий специфику субъекта.
• Устав города Петрозаводска и Положение об Управлении архивом‚ утвержденное Администрацией города.
• Постановления Главы города и Распоряжения Администрации Петрозаводска‚ регулирующие вопросы комплектования архивных фондов‚ доступа к документам и информационной открытости.

Управление действует также на основании типовых инструкций по делопроизводству в органах местного самоуправления‚ утвержденных Росархивом.

Организационная структура

Структура Управления формируется с учетом объема архивных фондов и спектра решаемых задач. Типичная структура включает следующие основные подразделения:

Руководящий состав

• Начальник Управления — несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Управление задач‚ представляет интересы органа в вышестоящих инстанциях и взаимодействует с ведомствами.
• Заместители начальника — курируют отдельные направления (методологическая работа‚ прием и хранение‚ информатизация‚ работа с обращениями граждан).

Основные отделы и сектора

1. Отдел приема‚ учета и хранения архивных фондов (или Сектор приема и хранения):
   • Прием документов от органов местного самоуправления‚ муниципальных учреждений и организаций по истечении сроков хранения в делах.
   • Обеспечение условий хранения‚ соответствующих ГОСТ Р 54989-2012/ISO 11799:2003 (температура‚ влажность‚ освещение‚ пожаробезопасность).
   • Ведение государственной учета фондов (фондовые описи‚ инвентарные книги).
2. Отдел научной обработки и информационного обеспечения (Сектор научной обработки):
   • Научная обработка документов: систематизация‚ описание‚ составление справочных приборов (путеводителей‚ обзоров‚ тематических указателей).
   • Формирование электронных баз данных и информационно-справочных систем.
   • Цифровое преобразование (сканирование) наиболее востребованных и ценных документов для удаленного доступа.
3. Отдел использования архивных документов и работы с обращениями граждан (Читальный зал / Сектор использования):
   • Организация работы читального зала: выдача документов‚ консультирование исследователей.
   • Прием‚ регистрация и исполнение письменных и электронных обращений граждан и организаций (запросы на выдачу справок‚ копий документов);
   • Выдача архивных справок о стаже‚ заработной плате‚ праве на жилую площадь и др.
4. Сектор (отдел) методологической работы и делопроизводства:
   • Организационно-методическое руководство делопроизводством в Администрации города‚ муниципальных учреждениях и организациях.
   • Проверка состояния делопроизводства‚ составление номенклатур дел‚ утверждение сроков хранения.
   • Проведение семинаров‚ консультаций для архивистов и делопроизводителей ведомств.
5. Сектор информатизации и технического обеспечения:
   • Поддержка программно-аппаратных комплексов (Электронный архив‚ АИС «Архив»‚ сайт Управления).
   • Обеспечение информационной безопасности персональных данных‚ содержащихся в архивных документах.

Основные функции и полномочия

В соответствии с Положением об Управлении‚ на него возлагаются следующие ключевые функции:

Комплектование и сохранность архивных фондов

Управление обеспечивает прием на хранение документов‚ имеющих историческое‚ научное‚ социальное‚ экономическое‚ политическое или культурное значение для города. К ним относятся:

• Документы Администрации города Петрозаводска‚ Петрозаводского городского Совета депутатов.
• Документы ликвидированных и реорганизованных муниципальных учреждений (школ‚ больниц‚ ЖЭКов‚ ДК‚ спортивных школ и др.).
• Документы дореволюционных учреждений‚ советских органов власти города (переданные из Госархива Республики Карелия или хранящиеся в муниципальном подведомстве).
• Личные фонды выдающихся жителей города‚ семейные архивы‚ фото/кино/фоно документы‚ reflejющие историю Петрозаводска.

Методологическое руководство делопроизводством

Управление утверждает номенклатуры дел и сроки хранения документов‚ образующихся в структурных подразделениях Администрации и муниципальных организациях. Проводит проверки состояния делопроизводства (плановые и внеплановые)‚ выявляет нарушения и контролирует их устранение.

Обеспечение доступа к архивной информации

Это одна из самых социально значимых функций. Она включает:

• Обеспечение права граждан на получение информации из архивных документов (ст. 22 ФЗ-125).
• Выдачу архивных справок‚ заверенных копий и выписок.
• Организацию удаленного доступа к описям и оцифрованным документам через официальный сайт и портал «Госуслуги».
• Научную и справочную помощь пользователям читального зала.

Информатизация и цифровизация

Активное ведение работ по созданию электронных копий документов (цифровых копий)‚ внедрению электронного документооборота (ЭДО) в архивных процессах‚ ведению Единой государственной автоматизированной информационной системы архивного дела (ЕГАИСА) на муниципальном уровне.

Муниципальные услуги‚ предоставляемые Управлением

Управление архивом оказывает муниципальные услуги в электронном и бумажном виде. Перечень основных услуг:

Примечание: Точный перечень услуг‚ реквизиты для оплаты (если услуга платная‚ например‚ за сложные копии или тематические подборки) и административные регламенты публикуются на официальном сайте Администрации города Петрозаводска в разделе «Муниципальные услуги».

Порядок обращения граждан и организаций

Личный прием (Читальный зал)

Для работы в читальном зале необходимо:

1. Предъявить документ‚ удостоверяющий личность (паспорт гражданина РФ).
2. Заполнить заявку на выдачу читательского билета (действует обычно 1 год).
3. Ознакомиться с Правилами пользования архивом и подписать их.

Важно: Документы‚ содержащие сведения‚ составляющие государственную тайну‚ или персональные данные (срок ограничения доступа к которым не истек — 75 лет со дня создания)‚ выдаются только по мотивированным запросам уполномоченных органов или с согласия субъекта персональных данных.

Письменные и электронные обращения

• Почта: Адрес Управления (уточнять на сайте адм. Петрозаводска‚ обычно: г. Петрозаводск‚ ул. ###/Карла Маркса/Шота Руставели — адрес может меняться‚ актуальный смотрите на сайте).
• Портал «Госуслуги» (ЕПГУ/РПГУ): Раздел «Культура и отдых» -> «Архивные услуги» или поиск по названию органа. Это самый быстрый способ подать запрос на справку и отследить его статус.
• Официальный сайт Администрации города Петрозаводск (admptz.ru): Раздел «Структура» -> «Управление архивом» -> «Обратная связь» / «Электронный приемная»;
• Электронная почта: Официальный e-mail Управления (обычно в формате arhiv@admptz.ru или похожий — уточняйте на сайте).

Запрос через МФЦ (Мои Документы)

Часть услуг (преимущественно выдача справок о стаже/зарплате для пенсии) может быть получена через МФЦ «Мои Документы» в Петрозаводске. Заявление принимает сотрудник МФЦ‚ запрос передается в Управление архивом межведомственным взаимодействием‚ готовая справка выдается в МФЦ.

Режим работы и контакты (Образец / Как найти актуальные)

Внимание: Контактные данные (адрес‚ телефоны‚ режим приема) периодически меняются. Ниже приведен алгоритм поиска актуальной информации на текущую дату (2026 год):

1. Заходите на официальный сайт: admptz.ru (Сайт Администрации города Петрозаводска).
2. В меню выбирайте: «Структура управления» -> «Структурные подразделения» -> «Управление архивом» (или «Управление по делам архивов»).
3. На странице подразделения будут указаны:
   • ФИО Начальника Управления и заместителей.
   • Почтовый и фактический адрес.
   • Телефоны приемной‚ читального зала‚ отдела использования.
   • Режим работы читального зала и приема граждан (обычно: Пн-Пт 9:00–17:00/18:00‚ перерыв 13:00–14:00‚ неприятый день — часто среда или четверг).
   • Email для корреспонденции.
   • Ссылки на Административные регламенты предоставления услуг.

Особенности фондов Управления архива Петрозаводска

Архивные фонды Управления уникальны и отражают историю города с XVIII века (основание Петрозаводского завода 1703 г.) по настоящее время. Основные массивы фондов:

• Фонды дореволюционного периода: Документы Петрозаводского пушечного завода‚ Олонецкой губернской правы‚ городской думы‚ уездных земств‚ духовных консисторий (ценны для генеалогии и истории промыслов).
• Фонды советского периода (1917–1991): Городской и районных Soviets депутатов трудящихся‚ горисполкома‚ райисполкомов‚партийных органов (горкома/обкома ВКП(б)/КПСС)‚ КОМСОМОЛа‚ профсоюзов. Документы национализированных предприятий (Судостроительный завод «Старк»‚ «Онежский трактор»‚ лесопромышленные комбинаты).
• Фонды современного периода (с 1991 г.): Документы Администрации города‚ Городского Совета депутатов‚ муниципальных учреждений образования‚ здравоохранения‚ культуры‚ спорта‚ ЖКХ‚ архитектуры и градостроительства.
• Личные фонды и коллекции: Документы писателей (например‚ фонд В.Н. Данилова‚ кarelian writers)‚ ученых‚ строителей‚ ветеранов войны и труда‚ фотодокументы города разных эпох‚ картографические материалы (планы города‚ схемы генерального плана).

Цифровая трансформация и проект «Цифровой архив»

В рамках нацпроекта «Цифровая экономика» и региональных программ Управление архивом Петрозаводска ведет системную работу по:

• Массовому оцифрованию фондов высокого спроса (метрические книги‚ ревизские сказки‚ confesionalные росписи‚ личные дела рабочих заводов‚ документы по награждению медалью «За отвагу/За трудовые заслуги» и др.).
• Формированию открытых данных (Open Data): Публикации описей фондов и оцифрованных документов на портале data.gov.ru и на собственном веб-портале (если имеется) для бесплатного удаленного доступа.
• Внедрению ЭДО: Переводу внутреннего документооборота и межведомственного взаимодействия на электронный вид (СМЭВ 3).
• Созданию виртуальных выставок: К юбилеям города‚ Победы в ВОВ‚ Дня города‚ истории предприятий.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Как получить справку о трудовом стаже за период до 2002 года‚ если предприятие ликвидировано?

Ответ: Документы ликвидированных предприятий обязательно передаются в Управление архивом (или в Госархив РК‚ в зависимости от ведомственной подчиненности). Необходимо подать запрос в Управление архивом Администрации Петрозаводска (через Госуслуги‚ почту или лично)‚ указав ФИО‚ дату рождения‚ название предприятия‚ годы работы. Справка выдается бесплатно (для пенсионных целей) в установленный законом срок.

Вопрос: Можно ли заказать копию документа удаленно‚ не приезжая в Петрозаводск?

Ответ: Да. Через портал «Госуслуги» (услуга «Выдача архивных справок‚ копий и выписок») или направив официальный запрос на почту/email Управления с указанием реквизитов для отправки ответа (почта/email) и оплаты почтового отправления (если требуется).

Вопрос: Какие документы нужны для получения справки о заработной плате за советский период?

Ответ: Заявление (форма свободная или по образцу Управления)‚ копия паспорта‚ документы‚ подтверждающие смену фамилии (если была)‚ сведения о месте работы (название организации‚ годы работы‚ должность). Если запрашивает не — нотариальная доверенность.

Вопрос: Является ли Управление архивом правопреемником Госархива Республики Карелия?

Ответ: Нет. Это разные организации. Государственный архив Республики Карелия (ГАРК) — ведомство регионального уровня (хранит фонды обл/респ. подчиненности). Управление архивом Администрации Петрозаводска, орган местного самоуправления (хранит фонды городских органов власти и муниципальных учреждений). Часть фондов города может храниться в ГАРК (переданные ранее)‚ часть, в Управлении. При поиске документов рекомендуется запрашивать информацию в обоих архивах.

Вопрос: Как сдать семейный архив / документы родственников в Управление?

Ответ: Свяжитесь с Отделом приема фондов (телефон на сайте). Архив принимает документы‚ имеющие историческую ценность для города (фото‚ письма‚ дневники‚ наградительные листы‚ документы о работе на городских предприятиях). Прием оформляется Актом приема-передачи (безвозмездно) или Договором о временном хранении. Документы становятся общественным достоянием.

Управление архивом Администрации города Петрозаводска выполняет миссию хранителя документационной памяти столицы Карелии. Его работа не ограничивается пассивным хранением бумаг: это активная методологическая поддержка городского управления‚ обеспечение прав граждан на социально-правовую защиту (справки для пенсий‚ жилья‚ судов) и открытие исторического наследия для науки и общества через цифровизацию и публичные мероприятия.

Для получения актуальной консультации‚ заказа справки или направления запроса настоятельно рекомендуется использовать официальный сайт Администрации города Петрозаводска (admptz.ru) или портал Госуслуг‚ так как контактные телефоны‚ адреса кабинетов и режимы приема могут изменяться в связи с ремонтами‚ переездами или оптимизацией структуры.

Статья подготовлена на основе общедоступных сведений о структуре органов местного самоуправления РФ‚ ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»‚ Закона Республики Карелия «Об архивном деле в Республике Карелия» и типичной модели организации работы муниципальных архивов. Для получения юридически значимой информации и актуальных реквизитов обращайтесь к официальным источникам Администрации города Петрозаводска.