Процедура увольнения сотрудника — одна из самых ответственных в кадровой работе. Ошибки в оформлении или несвоевременная выдача документов влекут за собой штрафы‚ судебные иски и восстановление работника на прежней должности. В данной статье подробно разбираем‚ какие документы составляют обязательный пакет при увольнении‚ какие выдаются по заявлению‚ как оформить перевод на электронную трудовую книжку (СТД-Р) и какие формы использовать в 2024–2025 годах.

Классификация документов при увольнении

Согласно Трудовому кодексу РФ (ТК РФ) и постановлениям Правительства‚ документы при прекращении трудового договора делятся на две категории:

• Обязательные к выдаче — работодатель передает их в день увольнения (или в срок‚ установленный законом) без отдельного заявления сотрудника.
• Выдаваемые по письменному заявлению работника — справки‚ копии приказов и иные документы‚ которые сотрудник запрашивает для своих целей (например‚ для трудовой службы‚ банка‚ нового работодателя).

Обязательный пакет документов (выдаются без заявления)

В день прекращения трудовых отношений (день увольнения) работодатель обязан вручить сотруднику следующие документы:

Трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности — СТД-Р)

Это главный документ. С 2020 года ведется параллельно в бумажном и электронном виде. С 2021 года для новичков на рынке труда ведется только электронная форма.

• Бумажная трудовая книжка: если у сотрудника она есть‚ в ней делается запись об увольнении (ст. 84.1 ТК РФ)‚ ставится подпись ответственного лица‚ печать (при наличии) и выдается в руки работника в день увольнения.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК): если сотрудник отказался от бумажной или никогда её не заводил‚ работодатель в день увольнения выдает СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности в форме‚ утвержденной приказом Минтруда от № 785н). Этот документ распечатывается в двух экземплярах: один подписывает работодатель и выдает работнику‚ второй хранится в организации.

Важно: Если работник в день увольнения отсутствует‚ трудовую книжку (или СТД-Р) нужно направить почтой с уведомлением о вручении не позднее 3 рабочих дней после требования работника (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).

Копия приказа (распоряжения) об увольнении

Сотруднику под роспись выдается копия приказа по форме Т-8 (утв. Госкомстатом № 1) или в свободной форме с обязательными реквизитами. В приказе должно быть указано основание увольнения (статья‚ пункт‚ часть ТК РФ).

Копия раздела 3 отчета РСВ за последние 3 месяца

Новинка 2024 года: согласно изменениям в ФЗ-27 «Об обязательном пенсионном страховании»‚ работодатель обязан выдать уволенному сотруднику копию раздела 3 Расчета по страховым взносам (РСВ) за последние три календарных месяца‚ предшествующих месяцу увольнения. Это требование действует без заявления работника.

Документ нужен сотруднику для подтверждения страхового стажа и суммы взносов в СФР.

Расчетная ведомость (форма Т-61) или иной документ о расчете

Хотя ТК РФ не требует жестко выдавать форму Т-61‚ на практике это основной документ‚ подтверждающий полный расчет с работником (заработная плата‚ компенсация за неиспользованный отпуск‚ выплаты по итогам года и т.д.). В ней отражаются все начисления‚ удержания и сумма к выдаче.

Документы‚ выдаваемые по письменному заявлению работника

Работодатель обязан предоставить эти документы в течение 3 рабочих дней с момента получения заявления (ст. 62 ТК РФ‚ Постановление Пленума ВС РФ от № 2). Отказ недопустим.

1. Справка о заработной плате (форма 182н), для СФР (расчет пособий по временной нетрудоспособности‚ беременности и родов). Выдается за текущий и два предыдущих календарных года.
2. Справка 2-НДФЛ — для налогового органа (потребовалась до 2023 года‚ сейчас часто заменяется справкой о доходах по форме ФНС‚ но работники всё равно часто просят 2-НДФЛ для банков).
3. Справка о доходах и удержанных суммах налога (форма ФНС‚ утверждена приказом ФНС от № ЕД-7-11/870@) — актуальная форма для подтверждения доходов.
4. Копии локальных нормативных актов‚ приказов о наборе/переводе/увольнении‚ личной карточки учетной формы Т-2 — по требованию работника (или его уполномоченного лица) выдаются копии любых документов‚ касающихся его трудовой функции.
5. Свидетельство о стаже (для работников с вредными/опасными условиями) — если это предусмотрено отраслевыми соглашениями.

Особенности оформления СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности)

СТД-Р — это единый документ‚ заменяющий запись в трудовой книжке для владельцев ЭТК. Заполняется по форме Приказа Минтруда № 785н.

Основные правила заполнения СТД-Р при увольнении:

• Раздел I: Сведения о работнике (ФИО‚ СНИЛС‚ дата рождения‚ документ удостоверяющий личность).
• Раздел II: Сведения о трудовой деятельности. Вносится запись об увольнении:
  • Порядковый номер.
  • Дата увольнения.
  • Наименование организации.
  • Основание: «Прекращение трудового договора по пункту X части X статьи 77 (или 78‚ 83‚ 278 и др.) ТК РФ».
  • Номер и дата приказа об увольнении.
• Подписи: Подпись работодателя (руководителя или уполномоченного лица) и печать (если есть). Подпись работника ставится на экземпляре‚ остающемся у работодателя (в графе «Подпись работника‚ получившего сведения»). На экземпляре‚ выдаваемом работнику‚ подпись работника не ставится (он подтверждает получение росписью в журнале выдачи или на копии приказа).

Сроки выдачи документов и финальный расчет

Согласно ст. 140 ТК РФ‚ в день прекращения трудовых отношений (день увольнения) работодатель обязан произвести полный расчет с работником и выдать документы.

Ответственность за нарушение сроков выдачи

Несвоевременная выдача трудовой книжки (СТД-Р)‚ копии приказа или копии РСВ‚ а также задержка расчета влекут ответственность:

• Административная (КоАП РФ ст. 5.27): штраф на должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб.‚ на ИП, от 1 000 до 5 000 руб. или АД до 90 дней‚ на юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб. За повторное нарушение — штрафы выше и дисквалификация до 3 лет.
• Материальная (ст. 236 ТК РФ): за задержку выплаты заработной платы и иных выплат, проценты за каждый день просрочки (не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ от суммы долга).
• Судебная: работник может потребовать через суд компенсацию за вынужденный безработицу (средний заработок за время задержки документов‚ ст. 234 ТК РФ) и моральный вред.

Образцы основных документов (структура заполнения)

Ниже приведены ключевые реквизиты для заполнения основных форм. Готовые бланки в формате DOCX рекомендуется скачивать из актуальных справочно-правовых систем (КонсультантПлюс‚ Гарант) или с сайта ФНС/Минтруда.

Приказ об увольнении (Форма Т-8 / Свободная форма)

ПРИКАЗ № [Номер] от [Дата] г. [Город]
ОБ УВОЛЬНЕНИИ

На основании [основание: заявления работника от...‚ соглашения сторон от...‚ пункта X ч. X ст. XX ТК РФ]
ПРИКАЗЫВАЮ:

Уволить [ФИО полностью]‚ занимающего должность [Наименование должности] [Наименование структурного подразделения]‚ с [Дата увольнения] г. по [Основание: пункт X части X статьи XX ТК РФ].
Окончательный расчет с [ФИО] произвести в день увольнения.
Трудовую книжку (СТД-Р) и копию приказа выдать в день увольнения под роспись.
Контроль за исполнением приказа возложить на [Должность‚ ФИО ответственного].
Генеральный директор / Индивидуальный предприниматель _____________ / [ФИО] /
Согласовано: Начальник кадровика / Бухгалтер _____________ / [ФИО] /
С ознакомлен(а): _____________ / [ФИО работника] / «___» ___________ 202_ г.

Расчетная ведомость при увольнении (Форма Т-61)

Заполняется в 1 экземпляре (для кассира/бухгалтерии) и 1 экземпляр выдается работнику.

РАСЧЕТНАЯ ВЕДОМОСТЬ № [Номер] от [Дата]
При увольнении

Организация: [Полное наименование]
Подразделение: [Наименование]
Период расчета: с [Дата] по [Дата увольнения]
Табельный номер: [Номер] ФИО: [ФИО полностью]

--------------------------------------------------------
| Начисления / Удержания | Кол-во дней/часов | Сумма |
|------------------------|-------------------|-------|
| Заработная плата за отработанное время | [Дни] | [Сумма] |
| Компенсация за неисп. отпуск (ст. 127 ТК РФ) | [Дни] | [Сумма] |
| Выплата за неисп. отпуск при увольнении | [Дни] | [Сумма] |
| ... иные начисления (премии‚ доплаты) | | [Сумма] |
| ИТОГО НАЧИСЛЕНО | | [Сумма] |
|------------------------|-------------------|-------|
| НДФЛ (13% / 30%) | | [Сумма] |
| Задолженность по судебным исполнительным листам | | [Сумма] |
| ... иные удержания (в пределах 20%) | | [Сумма] |
| ИТОГО УДЕРЖАНО | | [Сумма] |
|------------------------|-------------------|-------|
| К ВЫДАЧЕ (НАЧИСЛЕНО ー УДЕРЖАНО) | | [Сумма] |
--------------------------------------------------------

Руководитель _____________ / [ФИО] /
Главный бухгалтер _____________ / [ФИО] /
Получил(а) сумму: _____________ / [ФИО работника] / «___» ___________ 202_ г.

СТД-Р (Фрагмент Раздела II — Запись об увольнении)

РАЗДЕЛ II. СВЕДЕНИЯ О ТРУДОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

№ п/п | Дата записи | Наименование организации | Сведения о работе (должность‚ подразделение) | Основание и номер документа
------|-------------|--------------------------|----------------------------------------------|----------------------------
[N] | [Дата увольнения] | [Наименование организации] | Уволен(а) с должности [Должность] | Пункт [X] части [X] статьи [XX] ТК РФ.
 | | | | Приказ № [Номер] от [Дата]

Примечание: Бланк СТД-Р строго типизирован (Приказ Минтруда № 785н). Заполняется печатным или ручным способом (чернила черного/синего цвета). Исправления не допускаются.

Частые ошибки и рекомендации по предотвращению рисков

1. Не выдача копии раздела 3 РСВ. С 2024 года это грубое нарушение; Настройте автоматическое формирование этого отчета в день увольнения в вашей учетной системе (1С‚ Контур и др.).
2. Ошибки в формулировке основания увольнения в приказе и СТД-Р/ТК. Текст в приказе и в трудовой книжке (СТД-Р) должен быть идентичным и ссылаться на конкретную статью/пункт ТК РФ. Нельзя писать просто «по собственному желанию» — нужно «п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ».
3. Задержка расчета. Даже если работник не пришел за документами‚ деньги нужно перевести на его карту (если есть заявление о переводе) или зачислить на счет в банке-кассовике в день увольнения.
4. Отсутствие росписи работника на копии приказа. Всегда забирайте роспись на втором экземпляре приказа или в журнале выдачи документов (форма Т-50/Т-50а). Это ваше главное доказательство в суде.
5. Игнорирование заявления о справках. Отказ в выдаче справки 182н или копии Т-2 — прямое нарушение ст. 62 ТК РФ. Выдавайте в течение 3 дней.

Увольнение по подложным документам (особый случай)

Если при приеме на работу работник представил подложные документы (диплом‚ медкнижку‚ удостоверение)‚ работодатель имеет право уволить его по п. 11 ч. 1 ст. 83 ТК РФ (для педагогических работников — п. 1 ч. 1 ст. 83 ТК РФ в ред. от 2023 г.).

Процедура:

• Установить факт подложки (экспертиза‚ запрос в учебное заведение/МВД).
• Составить акт или получить официальный ответ об отсутствии документа в реестре.
• Привлечь работника к объяснениям (2 рабочих дня).
• Издать приказ об увольнении (срок не позднее 1 месяца со дня обнаружения факта‚ но не позднее 6 месяцев со дня приема‚ исключая время болезни/отпуска).

В этом случае пакет документов выдается в общем порядке‚ но в приказе и ТК/СТД-Р указывается именно это основание.

Чек-лист HR-специалиста на день увольнения

Распечатайте и используйте этот список для контроля:

• [ ] Приказ об увольнении подписан руководителем‚ номер и дата проставлены.
• [ ] Копия приказа подготовлена в 2 экз. (работнику и в личное дело).
• [ ] Запись в трудовой книжке сделана / СТД-Р сформирован и распечатан в 2 экз.
• [ ] Копия раздела 3 РСВ за 3 месяца сгенерирована и распечатана.
• [ ] Расчетная ведомость Т-61 заполнена‚ подписана бухгалтерией и руководителем.
• [ ] Полная сумма к выдаче перечислена/выдана в кассе.
• [ ] Работник ознакомлен с приказом под роспись (дата = дата увольнения).
• [ ] Трудовая книжка / СТД-Р выдана в руки под роспись в журнале выдачи (Т-50).
• [ ] Копия приказа и РСВ выданы под роспись.
• [ ] Справка 182н и иные (если было заявление) подготовлены к выдаче в течение 3 дней.
• [ ] Персональная карточка Т-2 закрыта‚ в личном деле отметка об увольнении.
• [ ] Сведения в СФР (ЕДВ/СЗВ-ТД) переданы в установленные сроки (обычно до следующего месяца).

Грамотное оформление пакета документов при увольнении — залог безопасности бизнеса. В 2024–2025 годах ключевыми изменениями стали обязательная выдача копии раздела 3 РСВ без заявления и повсеместный переход на СТД-Р вместо записей в бумажных трудовых книжках. Используйте актуальные бланки (Т-8‚ Т-61‚ СТД-Р по приказам Минтруда)‚ строго соблюдайте сроки ст. 84.1 и 140 ТК РФ и всегда фиксируйте передачу документов под роспись работника. Это исключит претензии со стороны инспекций труда и судов.

Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией. При оформлении конкретных кадровых ситуаций рекомендуется обращаться к действующему законодательству (ТК РФ‚ ФЗ-27‚ Постановления Правительства‚ Приказы Минтруда и ФНС) и актуальной судебной практике.