Отрицательные начисления заработной платы — ситуация, с которой периодически сталкиваются бухгалтеры и расчетчики зарплаты. Она возникает, когда сумма начислений сотрудника за расчетный период оказывается меньше нуля либо когда требуется сторнировать ранее начисленные суммы. Разберем, почему это происходит, как отразить такие операции в учете и какие особенности нужно учитывать при расчете НДФЛ.
Что такое отрицательные начисления
Под отрицательными начислениями понимают записи в учете заработной платы, уменьшающие ранее начисленные суммы. По сути, это сторнировочные операции, которые могут затрагивать:
- саму заработную плату (оклад, премии, надбавки);
- удержанный НДФЛ;
- страховые взносы;
- прочие удержания (алименты, займы и т. д.).
Основные причины возникновения
Перерасчет за прошлые периоды
Если сотруднику была начислена зарплата за дни, которые он фактически не отработал (например, выяснился больничный, прогул или отпуск без сохранения заработной платы задним числом), излишне начисленные суммы подлежат сторнированию.
Увольнение сотрудника
При увольнении работника, который использовал отпуск авансом, возникает необходимость удержать суммы за неотработанные дни отпуска. Если начислений при увольнении недостаточно, итоговая сумма может стать отрицательной.
Ошибки в расчетах
Технические или счетные ошибки, неверно указанный оклад, двойное начисление премии, ошибочный ввод данных — исправляются отрицательными (сторнирующими) записями.
Особенности расчета НДФЛ
Начиная с 2023 года порядок расчета НДФЛ изменился: налог исчисляется нарастающим итогом с учетом авансов. Если аванс был выплачен, а итоговый доход за месяц оказался меньше, НДФЛ может стать отрицательным — возникает излишне удержанный налог, который подлежит возврату или зачету.
Отражение в бухгалтерском учете
Стандартные проводки по заработной плате выглядят так:
- Дт 20 (23, 26, 29, 44) Кт 70 — начислена заработная плата;
- Дт 70 Кт 68 — удержан НДФЛ;
- Дт 20 (23, 26, 29, 44) Кт 69, начислены страховые взносы;
- Дт 70 Кт 50 (51) — выплачена заработная плата.
При отрицательных начислениях применяется метод «красного сторно» — те же проводки, но с отрицательными суммами:
- Дт 20 (44) Кт 70 СТОРНО — сторнирована излишне начисленная зарплата;
- Дт 70 Кт 68 СТОРНО, сторнирован излишне удержанный НДФЛ;
- Дт 20 (44) Кт 69 СТОРНО — скорректированы страховые взносы.
Пример
Сотруднику начислена зарплата 50 000 руб., удержан НДФЛ 13% — 6 500 руб., к выплате 43 500 руб. Позже выяснилось, что 5 дней были неотработанными, и излишне начислено 10 000 руб. Бухгалтер делает сторнирующие записи:
- Дт 20 Кт 70, минус 10 000 руб.;
- Дт 70 Кт 68 — минус 1 300 руб. (НДФЛ с излишней суммы);
- Дт 20 Кт 69 — минус сумма взносов с 10 000 руб.
Особенности работы в 1С
В программах 1С (ЗУП 3.1, Бухгалтерия 8.3) отрицательные начисления требуют особого внимания:
- Расчет зарплаты одним документом. Рекомендуется рассчитывать зарплату сотрудников в одном документе «Начисление зарплаты и взносов». Если расчет разбит на несколько документов, НДФЛ может рассчитываться неверно, и корректировать учет придется вручную через «Перенос данных» (Администрирование → Переносы данных) — это трудоемко и рискованно с точки зрения ошибок.
- Сторно аванса. При неправильном расчете НДФЛ с авансов можно сделать документ «Разовое начисление» на отрицательную сумму аванса (практически сторно), обнулив сумму НДФЛ, а затем корректно начислить заработную плату;
- Излишне удержанный НДФЛ. В аналитических отчетах по НДФЛ такие суммы выделяются отрицательным значением в колонке «Осталось удержать». Возврат оформляется специальным документом «Возврат НДФЛ».
Как избежать проблем
- Своевременно вводите кадровые документы (больничные, отпуска, прогулы) до расчета зарплаты.
- Проверяйте расчет НДФЛ нарастающим итогом, особенно при выплате авансов.
- Используйте штатные механизмы сторнирования в учетной программе, избегая ручных корректировок.
- Регулярно сверяйте данные бухгалтерского и налогового учета по счетам 70, 68 и 69.
- При обнаружении излишне удержанного НДФЛ оформляйте возврат сотруднику в установленном порядке.
Отрицательные начисления заработной платы — штатный инструмент корректировки учета, а не признак ошибки системы. Главное — понимать причины их возникновения, правильно оформлять сторнирующие проводки и следить за корректностью расчета НДФЛ. Грамотное использование возможностей учетных программ и своевременный ввод первичных документов позволят минимизировать количество таких ситуаций и избежать ошибок в отчетности.