На практике нередко возникает ситуация: работнику оформлен ежегодный оплачиваемый отпуск, отпускные уже выплачены, но сотрудник по личным причинам просит отменить отпуск․ Разберём, как действовать работодателю, какие документы оформить и что делать с уже выплаченными суммами․
Правовая основа
Трудовой кодекс РФ прямо не регулирует порядок отмены отпуска по инициативе работника․ Законодательство предусматривает лишь:
- перенос отпуска на другой срок по соглашению сторон (ч․ 1 ст․ 124 ТК РФ);
- отзыв из отпуска по инициативе работодателя с согласия работника (ч․ 2 ст․ 125 ТК РФ)․
Отмена отпуска по желанию самого работника законом не запрещена, но и детально не описана․ Поэтому процедура оформляется по соглашению сторон в рамках локальных актов организации․
Когда отмена возможна
Отменить отпуск по инициативе работника можно, если:
- работник подал письменное заявление об отмене отпуска;
- работодатель не возражает (отмена, право, а не обязанность работодателя);
- отпуск ещё не начался либо работник фактически приступил к работе․
Важно: отменить или перенести отпуск без согласия работника работодатель не вправе․ Аналогично работник не может в одностороннем порядке «отменить» свой отпуск — требуется согласие второй стороны․
Порядок документального оформления
Шаг 1․ Заявление работника
Работник пишет заявление на имя руководителя в свободной форме с указанием:
- периода ранее предоставленного отпуска;
- просьбы отменить отпуск (полностью или частично);
- желаемого порядка использования отпуска в дальнейшем (перенос на другие даты, присоединение к следующему отпуску);
- порядка возврата или зачёта выплаченных отпускных․
Шаг 2․ Приказ об отмене отпуска
На основании заявления издаётся приказ в свободной форме (унифицированной формы нет)․ В приказе указывают:
- реквизиты ранее изданного приказа о предоставлении отпуска;
- основание отмены — заявление работника;
- новый порядок использования отпуска (перенос дат);
- поручение бухгалтерии произвести перерасчёт отпускных и начислить заработную плату за фактически отработанное время;
- поручение кадровой службе внести изменения в график отпусков и табель учёта рабочего времени․
Шаг 3․ Корректировка кадровых документов
- В графике отпусков (форма Т-7) вносятся изменения о новых датах отпуска;
- В табеле учёта рабочего времени дни отпуска заменяются на рабочие;
- В личной карточке работника (при её ведении) корректируются сведения об отпуске․
Что делать с выплаченными отпускными
Это самый сложный вопрос․ Ключевое правило: удержать выплаченные отпускные по собственной инициативе работодатель не вправе, поскольку такое основание не предусмотрено ст․ 137 ТК РФ․ Несостоявшийся отпуск в перечне оснований для удержаний отсутствует․
Возможные варианты решения:
- Зачёт отпускных в счёт заработной платы․ Самый распространённый и безопасный способ: выплаченные отпускные засчитываются в счёт зарплаты за период, который работник фактически отработает вместо отпуска․ При этом работник пишет заявление о согласии на такой зачёт․
- Добровольный возврат работником․ Сотрудник может вернуть сумму в кассу или на расчётный счёт организации — но только добровольно, принудить его нельзя․
- Удержание при увольнении․ Если работник увольняется, а отпуск был использован авансом и не отработан, работодатель вправе удержать отпускные за неотработанные дни отпуска (абз․ 5 ч․ 2 ст․ 137 ТК РФ), но не более 20% от суммы выплаты, а при согласии работника, больше․
Особая ситуация: отмена отпуска при увольнении
Если работник находится в отпуске и подаёт заявление об увольнении, отмена отпуска оформляется иначе․ Перенести отпуск после окончания трудовых отношений невозможно, предоставление отпуска после прекращения трудового договора не допускается․ В этом случае:
- издаётся приказ об отмене отпуска на основании заявления работника;
- оформляется увольнение в общем порядке;
- за неиспользованные дни отпуска выплачивается денежная компенсация (ст․ 127 ТК РФ);
- производится перерасчёт ранее выплаченных отпускных․
Риски для работодателя
- Непредоставление отпуска два года подряд запрещено (ч․ 4 ст․ 124 ТК РФ) — даже по инициативе самого работника․ Нарушение грозит административным штрафом по ст․ 5․27 КоАП РФ․
- Отдельным категориям (несовершеннолетним, работникам с вредными условиями труда) отпуск должен предоставляться ежегодно — отказывать в переносе нужно даже при их просьбе․
- Самовольные удержания отпускных без согласия работника могут быть оспорены в трудовой инспекции и суде․
Отмена отпуска по инициативе работника после выплаты отпускных возможна, но требует корректного оформления: заявление работника, приказ об отмене, корректировка графика отпусков и табеля․ Выплаченные отпускные удерживать принудительно нельзя — оптимальный вариант: зачесть их в счёт заработной платы с письменного согласия сотрудника․ При увольнении неиспользованный отпуск компенсируется деньгами, а перенос отпуска после прекращения трудовых отношений невозможен․