Отдел архивной службы администрации Коченевского района Новосибирской области является ключевым структурным подразделением, обеспечивающим сохранность, учет и использование документов, составляющих архивный фонд района. Деятельность отдела регулируется федеральным законодательством, актами законодательства Новосибирской области и локальными нормативными правовыми актами администрации района.

Правовая основа деятельности

Основой для работы отдела служат:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Закон Новосибирской области от № 115-ОЗ «Об архивном деле в Новосибирской области»;
• Постановления Правительства РФ и администрации Новосибирской области по вопросам архивного дела;
• Устав Коченевского района и Положение об Отделе архивной службы.

Основные задачи и функции

В соответствии с утвержденным Положением, на Отдел архивной службы возлагаются следующие ключевые задачи:

1. Государственное управление в сфере архивного дела на территории Коченевского района.
2. Обеспечение сохранности архивных фондов, сформированных органами местного самоуправления, учреждениями и организациями района (в т.ч. ликвидированными или реорганизованными).
3. Формирование архивных фондов путем приема на хранение документов постоянного и длительного хранения.
4. Организация учета, описания и комплектации архивных документов для обеспечения их оперативного поиска и использования.
5. Обеспечение доступа к архивной информации граждан, организаций и государственных органов в порядке, установленном законом.
6. Методическое руководство работой по делопроизводству и архивному делу в структурных подразделениях администрации, а также в бюджетных и автономных учреждениях района.
7. Контроль за соблюдением сроков хранения документов и порядком их уничтожения после истечения сроков хранения.

Структура и направления работы

Работа отдела традиционно делится на несколько основных направлений:

Прием и учет документов

Специалисты отдела осуществляют прием архивных дел от структурных подразделений администрации, территориальных органов, а также от ликвидированных юридических лиц (школ, больниц, сельских администраций, сельхозпредприятий). Проводится экспертиза стоимости документов для определения сроков хранения (временные или постоянные).

Хранение и консервация

Обеспечивается режим хранения, соответствующий требованиям ГОСТ и санитарным нормам: контроль температуры, влажности, освещенности, пожаробезопасность. Проводится профилактическая работа по защите документов от биологических повреждений (грибок, насекомые, грызуны).

Научно-справочный аппарат и информатизация

Ведется работа по созданию научных справочных средств (описаний, путеводителей, каталогов). Активно внедряются информационные технологии: ведение электронных баз данных архивных фондов, сканирование документов для формирования электронных копий, что ускоряет процесс выдачи справок и снижает износ оригиналов.

Использование архивных документов (Справочная работа)

Это одно из самых востребованных направлений. Отдел предоставляет:

• Справки архивного характера (о стаже, заработной плате, награждениях, месте жительства/работы в прошлом) для назначения пенсий, льгот, судебных разбирательств;
• Копии документов (выписки, заверенные копии) для подтверждения правовых фактов;
• Тематические подборки документов для СМИ, учебных заведений, местных историков и исследователей;
• Консультации по вопросам поиска информации в архивных фондах.

Услуги для граждан и организаций

Отдел архивной службы оказывает государственные и муниципальные услуги в электронном и бумажном виде. Основные виды услуг:

• Выдача архивных справок (пensionные, социальные, юридические);
• Выдача копий архивных документов;
• Подтверждение факта работы/службы/жительства;
• Прием на хранение архивных фондов от организаций района;
• Методическая помощь в организации делопроизводства.

Важно: Для получения справки гражданин должен предоставить заявление (на месте или через портал Госуслуг/МФЦ) и документы, удостоверяющие личность и родственные связи (если справка запрашивается не для себя). Срок исполнения запроса, как правило, не превышает 30 календных дней (в сложных случаях до 60 дней).

Работа с архивами ликвидированных и реорганизованных организаций

Коченевский район имеет насыщенную историю (образован в 1925 году). За десятилетия на территории района функционировало множество колхозов, совхозов, промышленных кооперативов, учебных и медицинских учреждений. Отдел архивной службы выполняет функции архива-приемника для фондов таких организаций. Это гарантирует, что документы о трудовой деятельности жителей района, истории поселений и предприятиях не утеряны и доступны для правовых и исторических целей.

Методическая работа и контроль

Специалисты отдела регулярно проводят:

• Проверки состояния делопроизводства и архивов в структурных подразделениях администрации и учреждениях района;
• Семинары и консультации для ответственных за делопроизводство секретарей и архивистов учреждений;
• Разработку и утверждение типовых номенклатур дел, перечней типовых сроков хранения документов.

Цифровая трансформация

В рамках реализации нацпроекта «Цифровая экономика» и региональных программ Отдел архивной службы ведет работу по оцифровке наиболее востребованных фондов (фонды ЗАГС, личные дела работников, описи фондов). Это позволяет:

• Оказывать услуги в удаленном режиме (через портал Госуслуг, официальный сайт администрации);
• Сохранить оригиналы документов, исключив их физическое извлечение;
• Обеспечить дистанционный доступ к архивной информации для ведомств (Пенсионного фонда, органов защиты прав потребителей и т.д.) в межведомственном электронном взаимодействии.

Контактная информация и режим работы

Адрес: 633130, Новосибирская область, Коченевский район, с. Коченево, ул. ###, д. 15 (Здание администрации Коченевского района).

Режим приема граждан: Обычно установлен в рабочие дни (понедельник–пятница) в установленные часы (рекомендуется уточнять актуальное расписание на официальном сайте администрации или по телефону заранее).

Телефон справочной/отдела: Уточняйте на официальном сайте www.kochenevo.nso.ru в разделе «Структура администрации» → «Отдел архивной службы».

Официальный сайт администрации: www.kochenevo.nso.ru (раздел «Архивная служба» / «Муниципальные услуги»).

Отдел архивной службы администрации Коченевского района выполняет важную социальную и государственную функцию — сохранение документарной памяти территории и обеспечение прав граждан на доступ к информации. Благодаря систематической работе по приему фондов, их научной обработке и внедрению цифровых технологий, архивная служба района обеспечивает своевременное и качественное предоставление архивных справок для пенсионного обеспечения, судебной практики, социального защиты и исторических исследований.