Архивное хранение документов — обязательный этап жизненного цикла документации любой организации․ Когда потребность в текущем хранении исполненных документов исчезает, их необходимо передать на постоянное или временное хранение в архив․ Ключевым инструментом этой процедуры выступает опись дел, а сама передача оформляется актом приема-передачи․ Рассмотрим подробно, как правильно организовать этот процесс․
Что такое опись дел
Опись дел — это учетный документ, содержащий систематизированный перечень дел (папок с документами), сформированных в структурном подразделении организации за определенный период․ Фактически опись выполняет роль акта приема-передачи, но имеет особую, регламентированную форму․
Существующие правила делопроизводства регламентируют порядок подготовки документов к передаче:
- законченные и закрытые дела должны быть прошиты и пронумерованы;
- первой страницей каждого дела является внутренняя опись всех документов, входящих в папку;
- на каждое дело оформляется обложка с указанием наименования, срока хранения и других реквизитов․
Сроки составления описей
Описи дел структурных подразделений должны быть составлены и оформлены не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и сданы в архив организации в течение следующего делопроизводственного года․ Обычно описи составляются в трех экземплярах с кратким описанием типа передаваемых на хранение документов․
Категории передаваемых документов
При подготовке к архивной передаче документы распределяются по категориям:
- Документы, подлежащие передаче в архив — для них составляются описи дел;
- Документы с истекшим сроком хранения, не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение — для них оформляются акты о выделении к уничтожению;
- Электронные дела — для них заполняются специальные сдаточные описи, которые также играют роль акта приема-передачи․
Акт приема-передачи дел в архив
Передача документов оформляется актом приема-передачи․ Это следует из ч․ 2 ст․ 13, ч․ 4 ст․ 18 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», а также пунктов 216 и 224 Правил, утвержденных Приказом Росархива от № 77․
Для оформления акта можно использовать:
- бланк, приведенный в Приложении 20 к Приказу Минкультуры РФ от № 526;
- рекомендуемый образец из Приложения № 30 к Правилам — при передаче документов в государственный (муниципальный) архив;
- форму по Приложению 35 (доступна в формате MS-Excel) с графами для утверждения руководителем организации и директором государственного архива, подписями, датами и гербовой печатью․
Порядок фактической передачи документов
Алгоритм приема-передачи документов в архив организации выглядит следующим образом:
- Подготовка дел: подшивка, нумерация листов, составление внутренних описей, оформление обложек․
- Составление сдаточной описи в установленном количестве экземпляров․
- Согласование и утверждение описи руководством․
- Фактическая передача: принимает документацию уполномоченное лицо архива (работник архива организации) в присутствии работника структурного подразделения, из которого направлены документы․
- Проставление отметок: в каждом экземпляре описи ставится отметка о приеме дела (отметка о наличии дела)․
Графа «Примечания» в описи
Графа описи «Примечания» используется для служебных отметок, в частности:
- о приеме дел;
- об особенностях физического состояния дел;
- о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт;
- о наличии копий документов и т․ п․
Передача документов в государственный архив и сторонние организации
При передаче документов в государственный архив действуют специальные требования к оформлению акта приема-передачи и описей дел․ В справочном аппарате архива должна быть отображена следующая информация:
- название и номер описи;
- количество экземпляров описи;
- количество принятых государственным архивом дел и страховых копий․
Также организация вправе передать документы по договору на хранение в стороннюю специализированную организацию — с учетом установленных для нее нормативных требований․
Типичные проблемы при приеме-передаче
На практике нередко встречается ситуация, когда документы по учетным данным архива числятся, а фактически отсутствуют․ Чтобы избежать подобных расхождений, необходимо:
- тщательно сверять фактическое наличие дел с данными описи;
- проставлять отметки о приеме в каждом экземпляре описи;
- оформлять акты при любой передаче дел между подразделениями или при смене руководителя архива;
- вести должностные инструкции архивистов с закреплением ответственности за прием-передачу․
Грамотно организованная процедура приема-передачи дел в архив обеспечивает сохранность документов, их юридическую значимость и возможность оперативного поиска информации в будущем․ Использование утвержденных форм описей и актов, соблюдение сроков и правил оформления, залог порядка в архивном деле организации и успешного прохождения любых проверок․