Каждый работник в течение трудовой деятельности может столкнуться с ситуацией, когда его персональные данные изменяются: фамилия после вступления в брак, адрес регистрации, паспортные данные, номер телефона, банковские реквизиты и другие сведения. В таких случаях сотрудник обязан своевременно уведомить работодателя, подав соответствующее заявление. В этой статье мы подробно рассмотрим, зачем нужен такой документ, как его правильно составить, и приведём готовый образец.

Что относится к персональным данным сотрудника

Согласно статье 3 Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных», персональные данные — это любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определённому физическому лицу. В контексте трудовых отношений к ним относятся:

• фамилия, имя, отчество;
• дата и место рождения;
• паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан);
• адрес регистрации и фактического проживания;
• контактные данные (телефон, адрес электронной почты);
• сведения об образовании, квалификации;
• данные о семейном положении и составе семьи;
• ИНН, СНИЛС;
• банковские реквизиты для перечисления заработной платы;
• сведения о воинском учёте.

Зачем нужно заявление об изменении персональных данных

Статья 86 Трудового кодекса РФ обязывает работника сообщать работодателю об изменении своих персональных данных. Своевременное уведомление важно по нескольким причинам:

1. Корректность кадрового учёта. Личная карточка работника (форма Т-2), трудовой договор и приказы должны содержать актуальные сведения.
2. Правильность отчётности. Работодатель передаёт данные сотрудников в налоговые органы, Пенсионный фонд, Фонд социального страхования. Ошибки могут привести к проблемам с начислением пенсии, пособий и налоговых вычетов.
3. Выплата заработной платы. При смене банковских реквизитов или фамилии деньги могут не дойти до получателя.
4. Оформление документов. Справки, больничные листы, командировочные удостоверения оформляются на основании актуальных данных.
5. Воинский учёт. Работодатель обязан вести воинский учёт сотрудников и сообщать изменения в военкомат.

В каких случаях подаётся заявление

Наиболее распространённые ситуации, требующие подачи заявления:

• смена фамилии (вступление в брак, расторжение брака, личное решение);
• замена паспорта (по возрасту, при утере, при смене фамилии);
• изменение адреса регистрации или фактического проживания;
• смена номера телефона или адреса электронной почты;
• изменение банковских реквизитов для перечисления зарплаты;
• получение нового документа об образовании;
• изменение семейного положения (для предоставления льгот и вычетов);
• изменение гражданства.

Структура и правила составления заявления

Заявление составляется в произвольной письменной форме, однако должно содержать обязательные реквизиты:

1. Шапка документа (в правом верхнем углу): должность и ФИО руководителя организации, наименование организации, а также должность, структурное подразделение и ФИО заявителя.
2. Наименование документа — слово «Заявление» по центру.
3. Основная часть — просьба внести изменения в учётные документы с указанием старых и новых данных, а также основания (реквизитов подтверждающего документа).
4. Перечень приложений — копии подтверждающих документов.
5. Дата и подпись заявителя с расшифровкой.

Образец заявления

Пример заявления о смене фамилии:

Генеральному директору
ООО «Пример»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петровой Анны Сергеевны

Заявление

В связи со вступлением в брак и сменой фамилии прошу внести изменения в учётные документы: вместо фамилии Петрова указать фамилию Сидорова.

Основание: свидетельство о заключении брака серия II-МЮ № 123456, выдано отделом ЗАГС г. Москвы ; паспорт серия 4500 № 654321, выдан ОМВД России по району Примерный г. Москвы .

Приложения:
Копия свидетельства о заключении брака — 1 л.
Копия паспорта — 1 л.

    Сидорова    А.С. Сидорова

Пример заявления об изменении адреса проживания:

Директору по персоналу
ООО «Пример»
Смирновой О.В.
от бухгалтера
Козлова Дмитрия Павловича

Заявление

Прошу внести изменения в мои персональные данные в связи с изменением адреса регистрации по месту жительства.

Предыдущий адрес: г. Москва, ул. ###, д. 1, кв. 10.
Новый адрес: г. Москва, ул. ###, д. 25, кв. 48.

Приложение: копия паспорта с отметкой о регистрации — 1 л.

    Козлов    Д.П. Козлов

Действия работодателя после получения заявления

Получив заявление, работодатель (обычно через отдел кадров) должен:

1. зарегистрировать заявление и проверить приложенные документы;
2. внести изменения в личную карточку работника (форма Т-2) и личное дело;
3. при смене фамилии, издать приказ об изменении учётных данных, внести изменения в трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС-1);
4. уведомить бухгалтерию для корректного начисления зарплаты и налогов;
5. при необходимости направить обновлённые сведения в налоговые органы, Социальный фонд России, военкомат;
6. подшить заявление и копии документов в личное дело сотрудника.

Полезные рекомендации

• Подавайте заявление как можно скорее после изменения данных, это поможет избежать ошибок в отчётности и выплатах.
• Составьте заявление в двух экземплярах: один передайте в отдел кадров, на втором попросите поставить отметку о принятии (входящий номер, дату, подпись).
• Всегда прикладывайте копии подтверждающих документов — без них кадровая служба вправе отказать во внесении изменений.
• При смене фамилии не забудьте также обновить банковские карты и реквизиты, на которые перечисляется заработная плата.
• Храните свой экземпляр заявления с отметкой о принятии до полного внесения изменений во все документы.

Заявление об изменении персональных данных — простой, но важный документ, обеспечивающий актуальность кадрового учёта и защищающий интересы как работника, так и работодателя. Своевременная подача заявления с приложением подтверждающих документов позволит избежать ошибок в выплатах, отчётности и оформлении официальных бумаг. Используйте приведённые в статье образцы как основу, адаптируя их под свою конкретную ситуацию.