Смерть работника — это сложная ситуация, требующая от работодателя строгого соблюдения процедуры выдачи документов и расчетов. Трудовая книжка (ТК) является основным документом, подтверждающим стаж и трудовую биографию, поэтому ее передача родственникам регулируется Трудовым кодексом РФ (ст. 84.1 ТК РФ) и подзаконными актами. В данной статье подробно разберем, как правильно оформить заявление, какие документы нужны, как заполнить книгу учета движения трудовых книжек и какие нюансы существуют в 2026 году с учетом перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК).

Нормативная правовая база

Ключевым документом, регулирующим выдачу трудовой книжки в случае смерти работника, является часть 3 статьи 84.1 ТК РФ. Согласно ей:

• Трудовая книжка выдается на руки члену семьи работника, предъявившему свидетельство о смерти, под расписку.
• Трудовая книжка высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников только в случае смерти данного работника.

Дополнительные разъяснения содержатся в Постановлении Минтруда России от № 69 (об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек и форм их учета) и в судебной практике.

Кто имеет право получить трудовую книжку?

Получить документ могут:

1. Члены семьи (супруг/супруга, дети, родители), проживавшие с умершим вместе и находившиеся на его иждивении (подтверждается справкой о составе семьи или записями в паспорте).
2. Близкие родственники (полные и неполные братья/сестры, дедушки/бабушки, внуки, усыновители/усыновленные), даже если они не жили вместе и не были на иждивении (ст. 14 Семейного кодекса РФ).
3. Иные лица, только на основании нотариально заверенной доверенности от одного из вышеуказанных лиц.

Важно: Работодатель не имеет права требовать нотариально заверенную доверенность, если родственник пришел лично с оригиналом свидетельства о смерти и своим паспортом (позиция Минтруда России, 2024). Доверенность нужна только если документ получает третье лицо от имени родственника.

Необходимый пакет документов

Для получения трудовой книжки родственник должен предъявить:

• Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность) получателя — оригинал для проверки, копия остается у работодателя.
• Свидетельство о смерти работника — оригинал для проверки, копия остается у работодателя.
• Заявление установленного образца (в свободной форме, но с обязательными реквизитами).
• При получении доверенным лицом — нотариально заверенная доверенность и паспорт доверенного лица.

Образец заявления на выдачу трудовой книжки умершего работника

Закон не устанавливает строгой утвержденной формы заявления, поэтому оно пишется в свободной форме. Однако для избежания споров рекомендуется включить все обязательные реквизиты.

Образец заявления (на руки)

Образец заявления (на отправку по почте)

Порядок действий работодателя (пошаговая инструкция)

Шаг 1. Прием заявления и проверка документов

Кадровый сотрудник проверяет подлинность паспорта родственника и свидетельства о смерти (сверяет с оригиналами). Создает копии, заверяет их подписью («С верным оригиналом», подпись, расшифровка, дата) и подшивает к личному делу умершего (формы Т-2).

Шаг 2. Выдача трудовой книжки (лично)

1. В самой трудовой книжке на развороте «Работа» или на вкладыше (есто места нет) делается запись о выдаче:
   • Номер записи (последующий).
   • Дата выдачи (фактическая дата вручения).
   • Запись: «Трудовая книжка выдана на руки дочери умершего работника Петровой М.С. на основании заявления от г. и свидетельства о смерти № ### от г.».
   • Подпись ответственного лица (кадрового сотрудника) с расшифровкой и печатью организации (если печать используется).
2. В Книге учета движения трудовых книжек (форма № 69) заполняется строка:
   • Дата выдачи.
   • ФИО умершего работника.
   • Серия и номер ТК.
   • Кому выдана: «Петровой М.С. (дочь) под роспись».
   • Основание: «Заявление от , св-во о смерти № ###».
   • Подпись получившего (М.С. Петрова).
3. В личном деле (Т-2) делается отметка о выдаче ТК или направляется уведомление в архив.

Шаг 3. Отправка по почте (по заявлению)

• Трудовая книжка не подписывается на развороте «Работа» записью о выдаче (это делается только при личном вручении).
• Документ помещается в конверт с объявленной ценностью (стоимость бланка ТК невелика, но объявленная ценность обязательна для ценных отправлений) и уведомлением о вручении (форма 119).
• В Книге учета (форма № 69) в графе «Кому выдана» указывается: «Направлена почтой по заявлению Петровой М.С. от г. (почтовое отправление № 1234567890123)».
• Чек об оплате почтового отправления и квитанция об уведомлении вручения подшиваются к личному делу или хранятся в деле по учету ТК.

Особенности работы с Электронной трудовой книжкой (ЭТК) в 2026 году

С 2020 года действует параллельный учет: бумажная ТК и ЭТК (СФР). При смерти работника:

• Бумажная ТК выдается родственникам по описанной выше процедуре (если работник не отказался от нее в пользу ЭТК до 2020 г. или не перешел на ЭТК позже).
• ЭТК — информация о трудовой деятельности хранится в информационной системе СФР (бывший ПФР). Родственникам не нужно «забирать» ЭТК. Им необходимо обратиться в СФР (через МФЦ, Госуслуги или лично) для получения выписки из ЭТК (сведений о стаже) для оформления пенсии или иных выплат.
• Работодатель обязан в срок не позднее следующего рабочего дня после смерти работника направить в СФР сведения о прекращении трудового договора (форма СЗВ-ТД) с кодом основания «Смерть работника».

Расписка в получении трудовой книжки (Отдельный документ)

Хотя закон требует только росписи в Книге учета (формы № 69), на практике часто составляют отдельную Расписку в получении трудовой книжки (для большей надежности работодателя).

Образец расписки

Типичные ошибки и риски работодателя

Сроки выдачи

Закон не устанавливает жесткий дедлайн (в отличие от увольнения «в день увольнения» по ст. 84.1 ТК РФ). Однако судебная практика и позиция Роструда сходятся во мнении, что выдача должна происходить в разумный срок после обращения родственников (обычно не позднее 3 рабочих дней). Промедление может быть расценено как нарушение сроков выдачи документов.

Что делать, если трудовая книжка утеряна работодателем?

Если к моменту обращения родственников ТК не найдена в архиве организации:

1. Работодатель обязан восстановить трудовую книжку (выдать дубликат) в порядке, установленном Постановлением Минтруда РФ от № 224.
2. Дубликат выдается на основании заявления родственника (аналогичного образца, но с пометкой «о выдаче дубликата»).
3. Срок восстановления — не более 15 календарных дней с момента обращения.
4. В дубликате переносятся все записи об опыте работы за период работы в данной организации (подтверждаемые архивными документами: приказами, лицевыми счетами Т-54/Т-54а).

Оформление выдачи трудовой книжки умершего работника требует внимательности и знания процедуры. Главные правила 2026 года:

• Основа — заявление родственника + свидетельство о смерти + паспорт получателя.
• Выдача — под роспись в Книге учета движения ТК (форма № 69) и (желательно) отдельной расписке.
• Запись в самой ТК — только при личном вручении.
• Не забывайте про СЗВ-ТД в СФР для закрытия периода в ЭТК.

Использование приведенных выше образцов заявления и расписки поможет избежать ошибок и защитит интересы как родственников, так и работодателя.

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. При сложных ситуациях (споры между наследниками, отсутствие документов) рекомендуется обратиться к трудовому юристу.