Оформление работы по совместительству, процедура, требующая внимательного отношения к кадровым документам․ Одним из ключевых моментов является внесение записи в трудовую книжку․ Согласно трудовому законодательству, такая запись вносится по желанию работника и только работодателем по основному месту работы․ В этой статье мы подробно разберем правовую базу, порядок действий, необходимый пакет документов и предоставим актуальный образец заявления на 2024–2025 годы․
Нормативная правовая база
Порядок внесения записей о работе по совместительству регулируется следующими основными актами:
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ): ст․ 66 (трудовая книжка), ст․ 282–288 (совместительство)․
- Постановление Правительства РФ от № 640 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек․․․» (п․ 38, 39)․
- Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек․․․» (п․ 27, 28)․
- Федеральный закон от № 439-ФЗ (переход на электронные трудовые книжки)․
Важно: С 2021 года ведется параллельный учет: бумажные трудовые книжки заполняются по желанию работника, а сведения о трудовой деятельности направляются в Пенсионный фонд (СФР) в электронном виде (СТД-Р)․ Запись в бумажной книжке по совместительству делается только если работник предоставил её работодателю по основному месту работы․
Кто и когда вносит запись?
Это один из самых частых вопросов․ Правила однозначны:
- Работодатель по основному месту работы вносит запись о приеме на работу по совместительству (внутреннему или внешнему)․
- Работодатель по совместительству (добавочный) НЕ ИМЕЕТ ПРАВА вносить записи в трудовую книжку․ Он выдает работнику справку или копию приказа о приеме/увольнении для передачи основному работодателю․
- Запись вносится по письменному заявлению работника․ Без заявления кадровик основного места работы не обязан это делать․
- Сроки: запись вносится в течение 5 рабочих дней с момента представления работником документов (п․ 38 Постановления № 640)․
Пакет документов для внесения записи
Для того чтобы кадровик основного места работы мог сделать запись, работник должен предоставить:
- Заявление на внесение записи (образец ниже)․
- Трудовую книжку (если ведется в бумажном виде)․
- Копию приказа (распоряжения) о приеме на работу по совместительству (заверенную печатью и подписью уполномоченного лица добавочного работодателя)․
- При внешнем совместительстве — копию устава/свидетельства о регистрации добавочного работодателя (для проверки реквизитов) — по требованию кадровика․
Особенности оформления: внутреннее vs внешнее совместительство
Внутреннее совместительство (у одного работодателя)
Запись вносится тем же работодателем․ В графе «Сведения о работе» указывается название организации (можно сокращенно), в графе «Основание», номер и дата приказа о приеме на внутреннее совместительство․ Обязательно добавляется пометка: «Внутреннее совместительство»․
Внешнее совместительство (у разных работодателей)
Запись вносит работодатель по основному месту работы на основании документов из другой организации․ В записи обязательно указывается полное наименование добавочного работодателя (как в уставе/ЕГРЮЛ), ИНН/КПП (по желанию, но желательно для идентификации) и пометка «Внешнее совместительство»․
Образец заявления на внесение записи в трудовую книжку
Ниже приведен универсальный образец, подходящий как для внутреннего, так и для внешнего совместительства (необходимо выбрать нужный вариант в тексте)․
Иванову И․И․
От кого: Менеджера отдела продаж
Петрова Петра Петровича
Табельный номер: 12345
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу внести в мою трудовую книжку (№ 1234567 серии 45ЛО) запись о приеме на работу по внешнему совместительству (выбрать нужное: внутреннему/внешнему) в ООО «Вектор» (полное наименование добавочного работодателя) на должность водителя (наименование должности) с 01 сентября 2024 г․ по приказу № 45-ОД от 28 августа 2024 г․
К заявлению прилагаю:
Копию приказа ООО «Вектор» № 45-ОД от г․ о приеме на работу по внешнему совместительству (заверенную печатью и подписью)․
Трудовую книжку № 1234567 серии 45ЛО․
Ключевые поля, которые нужно заполнить:
- Шапка: Должность и ФИО руководителя основного работодателя, должность и ФИО работника․
- Тип совместительства: Четко укажите «внутреннее» или «внешнее»․
- Наименование добавочного работодателя: Полное официальное название (для внешнего совместительства)․
- Должность: Та, что указана в приказе добавочного работодателя․
- Дата приема: Дата из приказа о приеме на совместительство․
- Реквизиты приказа: Номер и дата приказа добавочного работодателя (для внешнего) или основного (для внутреннего)․
- Приложения: Обязательно перечислите, что прикладываете (копия приказа, ТК)․
Как выглядит сама запись в трудовой книжке (Образец заполнения)
Для контроля со стороны работника полезно знать, как должен заполнить графы кадровик (согласно Инструкции № 320н, п․ 27–28)․
| Графа 1 (Порядковый номер) | Графа 2 (Дата) | Графа 3 (Сведения о работе) | Графа 4 (Основание) |
|---|---|---|---|
| 5 | Принят на работу по внешнему совместительству в ООО «Вектор» на должность водителя | Приказ ООО «Вектор» № 45-ОД от | |
| 6 | Уволен по собственному желанию с работы по внешнему совместительству в ООО «Вектор» | Приказ ООО «Вектор» № 5-ОД от , ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ |
Важные нюансы заполнения:
- Номер записи ставится по порядку (продолжая нумерацию основной работы)․
- В графе 3 обязательно пишется: «Принят на работу по [внутреннему/внешнему] совместительству․․․»․
- В графе 4 указывается приказ добавочного работодателя (для внешнего) или основного (для внутреннего)․
- При увольнении с совместительства запись также вносит основной работодатель по заявлению работника и копии приказа об увольнении․
Частые ошибки и нюансы практики
Ошибка 1: Работодатель по совместительству вносит запись сам
Недопустимо․ Только основной работодатель ведет трудовую книжку․ Добавочный работодатель выдает справку в свободной форме или заверенную копию приказа․
Ошибка 2: Отказ во внесении записи без заявления
Работодатель по основному месту работы обязан внести запись, если работник подал заявление и предоставил документы․ Отказ незаконен (ст․ 66 ТК РФ, п․ 38 Пост․ № 640)․
Ошибка 3: Нарушение хронологии при позднем обращении
Если работник принес документы о совместительстве, который начался год назад, запись вносится текущей датой (дней внесения), но в тексте записи указывается реальная дата приема на совместительство․ Хронология дат в графе 2 может нарушаться (дата записи позже даты события), это нормально и законно (разъяснения Роструда, Письмо Минтруда)․
Нюанс: Электронная трудовая книга (ЭТК / СТД-Р)
Сведения о приеме на совместительство направляются в СФР основным работодателем в форме СЗВ-ТД (или ЕДВ) в течение срока до дня следующего за днем приема (для основной работы) или в установленные сроки для совместительства․ В бумажную книжку запись делается параллельно, если работник её предоставил․ Если работник отказался от бумажной ТК — запись в неё не вносится, вся история хранится в СФР․
Увольнение с работы по совместительству: порядок действий
Процедура зеркальна приему:
- Работник пишет заявление основному работодателю о внесении записи об увольнении с совместительства․
- Прикладывает заверенную копию приказа об увольнении от добавочного работодателя․
- Основной работодатель вносит запись в ТК (графа 3: «Уволен по собственному желанию с работы по внешнему совместительству в ООО․․․», графа 4: приказ добавочного работодателя, статья ТК РФ)․
Чтобы избежать проблем со стажем и пенсией, следуйте простому алгоритму:
- Устроившись на совместительство, получите у добавочного работодателя заверенную копию приказа о приеме․
- Напишите заявление руководителю основного места работы (образец выше)․
- Передайте заявление, копию приказа и трудовую книжку (если есть) в кадровую службу/бухгалтерию основного работодателя․
- Получите ТК обратно с новой записью в течение 5 рабочих дней․ Проверьте правильность заполнения (графы 3 и 4)․
- При увольнении с совместительства — повторите процедуру с копией приказа об увольнении․
Совет: Храните копии всех приказов и заявлений у себя․ В случае перехода на электронный учет или потери бумажной книжки это ваше главное доказательство стажа по совместительству․
Статья подготовлена на основе действующего на 2024–2025 гг․ трудового законодательства РФ (ТК РФ, Пост․ Правительства № 640, Приказ Минтруда № 320н)․ Данная информация носит справочный характер․ Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому инспектору или юристу по трудовому праву․