Вопросы предоставления сотруднику свободного времени за отработанные сверхурочные часы или по личным обстоятельствам («за свой счет») являются одними из самых частых в кадровой практике. Законодательство (ТК РФ) четко регламентирует основания и порядок оформления таких отсутствий, однако на практике часто возникают вопросы: как правильно написать заявление, какие сроки соблюдать и в чем разница между отгулом и отпуском без сохранения заработной платы.

В этой статье мы подробно разберем актуальные образцы заявлений на 2025–2026 годы, опираясь на последние изменения в Трудовом кодексе РФ (в т.ч. ФЗ № 339 от ), и разберем типичные ошибки при оформлении.

Основные виды предоставления часов и правовые основания

Прежде чем писать заявление, сотрудник и кадровик должны четко определить правовую основу отсутствия. От этого зависит форма заявления, порядок согласования и оплата.

Отгул за работу в выходной/праздничный день (ст. 153 ТК РФ)

Если сотрудник работал в нерабочее время (выходной, праздник) по приказу работодателя, он имеет право на дополнительный день отдыха (отгул).

• Оплата: Работа в выходной оплачивается в двойном размере (или в одинарном + отгул). Само время отгула не оплачивается (считается предоставленным взамен оплаты в двойном размере).
• Срок использования (важно!): Согласно изменениям ФЗ № 339 от , день отдыха можно использовать в течение года с дня работы в выходной или присоединить к ежегодному оплачиваемому отпуску за этот рабочий год. Ранее срок был не определен четко, что порождало споры.

Отгул за сверхурочную работу (ст. 152 ТК РФ)

При работе сверх установленной нормы (по инициативе работодателя) сотрудник может выбрать: оплату сверхурочных или предоставление дополнительного времени отдыха (отгула) не менее чем за отработанное время.

• Например, отработано 4 часа сверхурочно — предоставляется отгул минимум на 4 часа (или целый день).
• Время отгула также не оплачивается.

Отпуск за свой счет (без сохранения заработной платы), ст. 128 ТК РФ

Предоставляется по письменному заявлению работника по семейным, бытовым или иным уважительным причинам (лечение, уход за больным, рождение ребенка, регистрация брака/смерти близких, а также для участников ВОВ, тружеников тыла, пенсионеров, инвалидов, родителей многодетных семей — обязательно).

• Для остальных категорий — по соглашению сторон.
• Может предоставляться даже на несколько часов.
• Причины указывать в заявлении не обязательно (кроме случаев обязательного предоставления), но желательно для обоснования.
• Работодатель имеет право отказать (если нет обязательных оснований).

Отпрашивание на несколько часов в рабочий день

Короткое отсутствие (несколько часов) в рабочее время по личным делам. Оформляется заявлением. Время может быть:

• За свой счет (неоплачиваемое);
• За счет последующей отработки (с согласия работодателя);
• За счет отпуска (если сотрудник просит списать часы из отпуска).

Структура и обязательные реквизиты заявления

Независимо от вида отсутствия, заявление должно соответствовать требованиям делопроизводства (ГОСТ Р 7.0.97–2016) и содержать:

1. Шапка: Кому (ФИО руководителя/ИП, название организации), от кого (ФИО сотрудника, должность, табельный номер, подразделение).
2. Название документа: «Заявление на предоставление отгула», «Заявление на отпуск за свой счет», «Заявление на отпрашивание».
3. Основная часть (суть просьбы):
   • Вид предоставляемого времени (отгул, отпуск за свой счет, отпрашивание).
   • Правовое основание (ст. 152, 153, 128 ТК РФ).
   • Конкретные даты/часы: «с 10:00 по 14:00 » или «на 4 часа ».
   • Основание для отгула (если применимо): номер и дата приказа о привлечении к работе в выходной/сверхурочно.
4. Дата составления и личная подпись с расшифровкой.

Актуальные образцы заявлений на 2025–2026 годы

Ниже приведены универсальные шаблоны. Текст в квадратных скобках […] заменяется на ваши данные.

Образец 1. Заявление на отгул за работу в выходной/праздничный день (ст. 153 ТК РФ)

Генеральному директору ООО «Ромашка»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова П.П.
таб. № 12345

ЗАЯВЛЕНИЕ
на предоставление отгула

Прошу предоставить мне дополнительный день отдыха (отгул) за работу в выходной день  г. по приказу № 45-ОД от г.

Дата предоставления отгула:  г. (в пределах года с дня работы в выходной, согласно ст. 153 ТК РФ и ФЗ № 339 от ).

 Петров П.П. /Подпись/

Образец 2. Заявление на отгул за сверхурочную работу (ст. 152 ТК РФ)

Директору филиала ПАО «СтройСервис»
Сидорову С.С.
от инженера ПТО
Смирнова С.С.
таб. № 5678
ЗАЯВЛЕНИЕ
на предоставление времени отдыха (отгула) за сверхурочную работу

На основании ст. 152 ТК РФ прошу предоставить мне дополнительное время отдыха (отгул) продолжительностью 8 часов (1 рабочий день) за отработанное сверхурочное время  г. (4 часа) и  г. (4 часа) по приказам № 12, 13 от соответствующих дат.

Дата использования отгула:  г.

 Смирнов С.С. /Подпись/

Образец 3. Заявление на отпуск за свой счет (несколько часов/дней) — ст; 128 ТК РФ

Руководителю отдельного подразделения
ИП Козлова К.К.
Козлову К.К.
от бухгалтера
Волковой В.В.

ЗАЯВЛЕНИЕ
на предоставление отпуска за свой счет

Прошу предоставить мне отпуск за свой счет без сохранения заработной платы на основании ч. 1 ст. 128 ТК РФ продолжительностью 4 (четыре) часа  г. (с 10:00 до 14:00) для посещения медицинского учреждения.

 Волкова В.В. /Подпись/

Примечание: Если основание обязательное (например, уход за больным ребенком, инвалидность), на него лучше сослаться прямо в тексте: «На основании ч. 2 ст. 128 ТК РФ в связи с уходом за больным ребенком…». В этом случае отказать работодатель не может.

Образец 4. Заявление на отпрашивание на несколько часов (за свой счет)

Начальнику отдела кадров
ООО «ТехноЛог»
Петрову А.А.
от программиста
Козлова К.К.

ЗАЯВЛЕНИЕ
на отпрашивание с работы

Прошу разрешить мне отпрашиваться с работы  г. с 14:00 до 18:00 (4 часа) по личным семейным обстоятельствам. Время отпрашивания прошу считать за свой счет (без сохранения заработной платы).

 Козлов К.К. /Подпись/

Порядок оформления документов работодателем

После получения заявления работодатель действует по алгоритму:

1. Рассмотрение: Проверка оснований (есть ли приказ о работе в выходной, не превышен ли срок годности отгула, обязательное ли основание для ст. 128 ТК РФ).
2. Резолюция руководителя: На самом заявлении или отдельно: «Согласен. Предоставить отгул . Подпись, дата».
3. Издание приказа (распоряжения): Оформляется по унифицированной форме № Т-6 (утв. Госстатом РФ № 1) или собственной формой, утвержденной ЛНА.
   • В графе «Основание» указывается: заявление сотрудника №… от…, приказ о привлечении к работе в выходной №;.. от…
   • В графе «Кол-во дней/часов» указывается продолжительность.
4. Ознакомление сотрудника: Под роспись в приказе.
5. Отражение в табеле учета рабочего времени (ф. Т-12 или Т-13):
   • Отгул за выходной/сверхурочные — код «ОТ» (или 26).
   • Отпуск за свой счет — код «ОЗ» (или 27).
   • Отпрашивание за свой счет, код «ОЗ» (если часы) или «НН» (если неявка без ведома, но здесь ведома).
6. Расчет зарплаты: За часы/дни отгула и отпуска за свой счет заработная плата не начисляется (за исключением случаев, когда отгул присоединяется к оплачиваемому отпуску — тогда оплачивается как часть отпуска).

Важные нюансы и изменения 2024–2026 гг.

Срок действия отгула (ФЗ № 339 от )

Это ключевое изменение. Ранее ТК РФ не устанавливал жесткий срок, когда именно нужно взять отгул за выходной. Теперь (ст. 153 ТК РФ в ред. ФЗ № 339) установлено: день отдыха предоставляется в течение года с дня выполнения работы в нерабочий праздничный/выходной день. Также появилась прямая норма о возможности присоединения такого дня к ежегодному отпуску.

Рекомендация: В заявлении обязательно ссылаться на этот срок, если прошло много времени с момента работы в выходной.

Отгул почасово или по дням?

ТК РФ оперирует понятием «день отдыха» (ст. 153) и «время отдыха не менее чем за отработанное время» (ст. 152). На практике:

• За работу в выходной (целый день) — предоставляется целый день отгула.
• За сверхурочные (часы) — предоставляется время в часах (можно скопить на целый день).
• В табеле отгул за выходной чаще всего отмечают целым днем (код «ОТ»), за сверхурочные — по часам/дням.

Можно ли отказать в отгуле?

• За работу в выходной/сверхурочные (ст. 152, 153 ТК РФ): НЕТ. Это право работника. Работодатель обязан предоставить отгул в удобное для работника время (в пределах года). Отказ — грубое нарушение ТК РФ (штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ).
• Отпуск за свой счет (ст. 128 ТК РФ): ДА. Если основание не относится к обязательным (ч. 2 ст. 128 ТК РФ), работодатель имеет право отказать. Отказ должен быть мотивированным (производственная необходимость).

Присоединение отгула к отпуску

Сотрудник может написать заявление: «Прошу предоставить отгул за работу г. путем присоединения к ежегодному оплачиваемому отпуску за 2026 год». В этом случае день отгула «вписывается» в отпуск и оплачивается как отпускной (средний заработок). Это выгодно сотруднику.

Типичные ошибки при оформлении

Электронный документооборот (ЭДО) и онлайн-составление

В 2025–2026 годах большинство организаций переходят на безбумажный документооборот (СЭД, 1С:ЗУП, Контур.Экстерн, Диадок и др.).

• Заявление создается сотрудником в личном кабинете (самосервис) или кадровиком по его устному запросу (фиксируется в системе).
• Подпись ставится усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) или простой ЭП (внутри системы по логину/пароли/СМС-коду, если это регламентировано ЛНА).
• Приказ формируется автоматически на основании заявления, подписывается руководителем УКЭП.
• Данные мгновенно попадают в табель и расчет зарплаты.

Это исключает ошибки ручного заполнения, потерю бумаг и ускоряет процесс согласования до нескольких минут.

Резюме: чек-лист для кадровика и сотрудника

Для сотрудника:

• Определите основание: отгул (за выходной/сверхурочные) ИЛИ отпуск за свой счет ИЛИ отпрашивание.
• Проверьте срок: для отгула за выходной, не позже года с дня работы.
• Напишите заявление (бумажное или в СЭД), указав точные даты/часы и реквизиты приказа (если отгул).
• Получите приказ на руки (или в СЭД) и убедитесь, что дата совпадает с просьбой.

Для кадровика/работодателя:

• Зарегистрируйте входящее заявление.
• Проверьте основание (приказ о работе в выходной, медсправку — если нужно для ст. 128).
• Выпустите приказ по ф. Т-6 (своей форме) с резолюцией руководителя.
• Ознакомьте сотрудника с приказом под роспись.
• Скорректируйте табель (коды ОТ / ОЗ).
• Передайте данные в расчет зарплаты (исключить начисление за часы отгула/отпуска за свой счет).
• Ведите учет сроков отгулов (не позднее года) — настройте напоминания в 1С/СЭД.

Грамотное оформление заявления на предоставление часов — залог отсутствия споров с ГИТ, налоговой и собственных сотрудников. Главное — четко разграничивать отгул (гарантированное право за отработку) и отпуск за свой счет (лавочное право, требующее согласия). Используйте приведенные выше образцы, адаптируйте их под локальные нормативные акты вашей организации и не забывайте о новом годовом сроке использования отгулов, вступившем в силу с октября 2024 года.

Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией. При сложных ситуациях рекомендуется обратиться к трудовому юристу или профильному инспектору ГИТ.