В кадровом делопроизводстве виза — это реквизит документа, который фиксирует согласие или ознакомление должностного лица с содержанием документа. Заявления работников (об отпуске, увольнении, переносе рабочего времени и т. д.) нередко требуют визирования со стороны руководителей и специалистов. В этой статье разберём, как правильно ставить визы на заявлениях, какие виды виз существуют и приведём образцы оформления.

Что такое виза на документе

Виза — это реквизит, включающий в себя:

• наименование должности визирующего лица;
• личную подпись;
• расшифровку подписи (инициалы и фамилию);
• дату подписания;
• при необходимости — краткую пометку о характере согласования («согласовано», «не возражаю» и т. п.).

Требования к оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов закреплены в ГОСТ Р 7.0.97-2016, а также могут детализироваться в локальных актах организации, инструкции по делопроизводству.

Виды виз на заявлениях работников

Виза согласования

Проставляется должностными лицами, чьё мнение необходимо учесть перед принятием решения. Например, заявление о переносе отпуска может визироватся непосредственным руководителем работника и начальником отдела кадров.

Виза ознакомления

Подтверждает, что работник или должностное лицо ознакомлено с содержанием документа. Визы ознакомления должны стоять под кадровыми приказами и другими документами, которые по сути должны быть донесены до определённого круга работников.

Резолюция руководителя

Строго говоря, резолюция — это не виза, а отдельный реквизит: решение руководителя по документу («В приказ», «Отказать», «Согласовать с…»). Однако на практике резолюцию часто называют «визой директора», что не совсем корректно.

Где располагается виза на заявлении

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, виза может располагаться:

• на лицевой стороне документа — в нижней части, под текстом заявления;
• на оборотной стороне — если виз несколько или принято такое правило в организации;
• на отдельном листе согласования — при большом количестве визирующих лиц.

Резолюция руководителя обычно проставляется в верхней части первого листа заявления.

Образец визы согласования на заявлении

Ниже приведён типовой образец оформления визы на заявлении работника (например, о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы):

Текст заявления…

Виза согласования:

Начальник отдела продаж    _____________ /Иванов И.И./
«___» __________ 20___ г.

Ведущий специалист отдела кадров    _____________ /Петрова А.С./
«___» __________ 20___ г.

Резолюция руководителя (вверху документа):

«В приказ. Сидоров, »

Особенности визирования отдельных заявлений

Заявление о приёме на работу

Исторически приём на работу оформлялся заявлением работника с визой руководителя и приказом. Сегодня заявление о приёме не является обязательным, но если оно используется, на нём проставляется виза руководителя структурного подразделения и резолюция генерального директора.

Заявление о переносе отпуска

Такое заявление целесообразно визировать у непосредственного руководителя, поскольку перенос отпуска влияет на организацию работы подразделения. Затем документ передаётся в отдел кадров для подготовки приказа.

Заявление на увольнение

Как правило, достаточно резолюции руководителя («В приказ»). Дополнительные визы (например, руководителя подразделения) проставляются, если это предусмотрено внутренними правилами организации.

Распространённые ошибки при проставлении виз

• отсутствие даты визирования, затрудняет определение сроков согласования;
• отсутствие расшифровки подписи — невозможно установить, кто визировал документ;
• визирование лицами, не имеющими соответствующих полномочий;
• смешение понятий «виза» и «резолюция», решение руководителя оформляется как резолюция, а не как виза;
• отсутствие виз ознакомления на приказах, которые должны быть доведены до работников.

Электронное визирование

В организациях, использующих системы электронного документооборота (СЭД), визы проставляются в электронном виде с применением электронной подписи. Маршрут согласования заявления настраивается автоматически: документ последовательно направляется визирующим лицам, а система фиксирует дату и время каждой визы. Это ускоряет процесс и исключает потерю документов.

Рекомендации кадровым службам

1. Закрепите порядок визирования заявлений в инструкции по делопроизводству или ином локальном акте.
2. Определите перечень должностных лиц, участвующих в согласовании каждого типа заявлений.
3. Используйте унифицированные шаблоны заявлений с заранее предусмотренными полями для виз.
4. Контролируйте наличие всех обязательных виз до передачи заявления руководителю на резолюцию.
5. Храните завизированные заявления в соответствии с установленными сроками хранения кадровых документов.

Правильно оформленные визы на заявлениях работников обеспечивают юридическую значимость кадровых документов, прозрачность процедуры согласования и защищают интересы как работника, так и работодателя. Опирайтесь на требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 и локальные нормативные акты вашей организации, это позволит избежать ошибок и претензий при проверках.