Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Оформление больничного листа (листка нетрудоспособности) — одна из самых частых кадровых процедур. С переходом на электронный документооборот и реформой Фонда социального страхования (ФСС → СФР) правила предоставления справок от работодателя претерпели изменения. В этой статье разберем, какие справки нужны, как их оформить в 2024–2026 годах, и предоставим алгоритм заполнения.

Какие справки требуются для расчета больничного?

Для корректного начисления пособия по временной нетрудоспособности работодателю (страхователю) необходимы сведения о заработной плате застрахованного лица за два календарных года, предшествующих году случая нетрудоспособности (базовый период).

Основные виды документов:

Справка о заработной плате (доходах) застрахованного лица — основной документ для подтверждения доходов у предыдущих работодателей или совместителей.
Справка-расчет к больничному листу — внутренний документ бухгалтерии для фиксации алгоритма расчета (единой формы нет, заполняется по формуле).
Сведения о застрахованном лице (Приложение № 1 к приказу СФР от № 643) — передаются в СФР в электронном виде.

Справка в форме 182н: отменена ли она?

Приказ Минтруда от № 182н (утверждавший форму справки о заработной плате) утратил силу в связи с переходом на электронный документооборот. Однако, согласно разъяснениям (в т.ч. nalog-nalog.ru), обязанность работодателя выдавать справку о зарплате по письменному заявлению работника (в т.ч. уволенному) сохраняется.

Важно: Рекомендуется использовать форму, максимально приближенную к старому бланку 182н, или произвольную форму с обязательными реквизитами, так как единого утвержденного бланка на 2024–2026 гг. не существует.

Когда нужна справка с предыдущего места работы?

Работник уволился, а больничный открылся в течение 30 дней после увольнения (пособие назначает и выплачивает бывший работодатель).
Работник работает по совместительству — справка нужна от основного места работы для расчета пособия по совместительству (и наоборот).
Смена работодателя в базовом периоде — если за 2 года до больничного человек менял работу, текущий работодатель запрашивает справки у предыдущих.
Технические сбои в СФР — если данные не подтянулись автоматически из Единого реестра застрахованных лиц.

За какой период выдается справка?

Справка выдается за период, включающий два календарных года, предшествующих году прекращения работы (или году обращения за справкой), и текущий календарный год (п. 5, 6 Приложения № 2 к приказаю Минтруда № 182н, действующего как стандарт делового оборота).

Пример: Если работник обратился за справкой в 2025 году (уволился в 2024), справка выдается за 2022, 2023 и 2024 годы.

Образец заполнения справки о заработной плате (аналог 182н)

Так как единой формы нет, ниже приведен рекомендуемый образец структуры, соответствующий требованиям СФР и судебной практике.

Реквизиты документа (Обязательные):

Наименование организации / ФИО ИП (полное и сокращенное).
ИНН / КПП работодателя.
Номер регистрации страхователя в СФР (если есть).
Название документа: «Справка о заработной плате (доходах) застрахованного лица».
Дата составления и регистрационный номер (по журналу учет исходящих/справок).

Сведения о застрахованном лице:

ФИО полностью.
СНИЛС.
Период работы в организации (Дата приема, Дата увольнения).

Табличная часть: Сведения о начисленных доходах и уплаченных взносах

Заполняется по строкам за каждый календарный год базового периода.

Показатель	2022 год	2023 год	2024 год (текущий/неполный)
Сумма начисленной заработной платы (доходов), с которой исчислены страховые взносы	XXX XXXX,XX ₽	XXX XXXX,XX ₽	XXX XXXX,XX ₽
Сумма начисленной заработной платы (доходов), с которой исчислены страховые взносы в пределах максимальной базы (МРОТ/Макс. база)	XXX XXXX,XX ₽	XXX XXXX,XX ₽	XXX XXXX,XX ₽
Количество календарных дней работы (фактически отработанных)	XXX дн.	XXX дн.	XXX дн.
Периоды, исключаемые из стажа/расчета (учеба, уход за ребенком до 1.5/3 лет, уход за инвалидом/пожилым 80+ и т.д.), даты начала и окончания	Указать периоды или «Отсутствуют»

Подписи и печать:

Подпись руководителя организации (или уполномоченного лица — директора, ИП).
Расшифровка подписи.
Подпись главного бухгалтера (ответственного за расчет зарплаты).
Расшифровка подписи.
Печать организации (при наличии) — для ИП печать не обязательна, но желательна для подтверждения подлинности.

> Примечание: В графе «Сумма начисленной заработной платы» указываются только те доходы, с которых были исчислены и уплачены страховые взносы в Пенсионный и Социальный фонды (ныне СФР). Выплаты, не подлежащие взносам (материальная помощь в пределах 4000 руб., диеты, подарки и т.д.) — не включаются.

Справка-расчет к больничному листу (Внутренний документ)

Этот документ не имеет законодательно утвержденной формы (инф. nalog-nalog.ru). Он нужен бухгалтеру для:

Фиксации хода расчета (средний дневной заработок, стаж, процент выплаты).
Подтверждения правильности начислений при проверках ГИТ (Государственной Инспекции Труда) и СФР.
Архивного хранения расчетной ведомости.

Алгоритм заполнения справки-расчета:

Определение базового периода (2 предшествующих года).
Сбор данных о доходах за базовый период (по справкам 182н/своим данным/СФР).
Применение ограничения по максимальной базе начисления взносов по каждому году базового периода.
Расчет среднего дневного заработка: Сумма доходов за 2 года / 730 (или 731) день.
Определение страхового стажа (по трудовой книжке, договорам, справкам, сведениям СФР).
Определение процента выплаты: 60% (менее 5 лет), 80% (5–8 лет), 100% (8 лет и более).
Расчет суммы пособия: Средний дневной заработок × % стажа × Количество дней нетрудоспособности.
Проверка на превышение максимального дневного пособия (в 2024 г. макс. база за 2022–2023 гг. дает предел ~4 039,73 руб./день).

Порядок передачи данных в СФР (2024–2026 гг.)

С 2022 года основной способ взаимодействия — электронный обмен данными через СФР (ЭДО/ЛК СФР/Операторы ЭДО).

Ключевые моменты:

Реестр сведений (Приложение № 15 к приказу ФСС № 26 / Приказ СФР № 643) — передается страхователем для назначения пособия.
Сведения о застрахованном лице (Приложение № 1 к приказу СФР № 643) — передаются при найме, увольнении, изменении данных.
Не рекомендуется передавать сведения «в упреждающем порядке» (без запроса СФР или случая нетрудоспособности). Чрезмерная активность фондом не приветствуется (определение Четвертого КСОЮ от № 88-27323/2024).
Отказ в выдаче справки работнику по его просьбе не является нарушением, если данные уже переданы в СФР в установленном порядке, однако для собственного расчета (справка-расчет) работодателю данные нужны.

Особенности для совместителей и ГПХ

Совместитель: Пособие выплачивается по каждому месту работы отдельно. Работодатель-совместитель рассчитывает свое пособие на основе справки с основного места работы (и наоборот).
ГПХ (Гражданско-правовой характер): Если страхователь по договору ГПХ один (заказчик), то именно он оплачивает первые 3 дня больничного, а СФР назначает выплату также по этому страхователю-заказчику (статья Е.О. Калинченко, «Главная книга», 2024, № 13).

Частые ошибки и риски

Ошибка	Последствие	Как избежать
Неуказание периодов «исключаемых» времени (учеба, декрет)	Завышение среднего дневного заработка, переплата, налоговые риски, претензии СФР	Обязательно заполнять графу 4 справки (периоды исключения)
Включение в доходы сумм без взносов (материальная помощь > 4000, подарки)	Неверный расчет пособия, доп. начисления взносов, штрафы	Проверять каждую начисленную сумму на предмет облагаемости взносами
Игнорирование максимальной базы взносов за год	Завышение пособия выше лимита, возврат средств от СФР	Применять предел базы (Макс. база) по каждому году расчетного периода
Поздняя передача реестра в СФР	Задержка выплаты работнику, штрафы ст. 5.27 КоАП РФ	Сдавать реестр в течение 5 рабочих дней с момента получения ЛН/сведений

Чек-лист для бухгалтера/Кадровца при оформлении

Получен ли электронный ЛН (лист нетрудоспособности) в ЛК СФР / ЭДО?
Есть ли у нас полные данные о доходах за 2 предшествующих года (свои + справки с пред. мест)?
Запрошены ли справки у предыдущих работодателей (если стаж < 6 месяцев или смена работы)?
Рассчитан ли средний дневной заработок с учетом макс. баз?
Определен ли стаж и процент выплаты?
Составлена ли Справка-расчет (внутренняя) и подписана расчетчиком/главбухом?
Начислено ли пособие в зарплатной ведомости/расчетном листе?
Передан ли Реестр сведений (Приложение 15) в СФР для оплаты дней со 4-го (и 1-3 если оплачивает СФР по особым случаям)?
Выдан ли работнику расчетный лист (п. 62 ПП РФ № 272) с отражением пособия?

Грамотное оформление справки от работодателя для больничного — залог своевременной выплаты пособия работнику и отсутствия претензий со стороны СФР и ГИТ. Несмотря на отмену строгой формы 182н, содержательные требования к данным остались прежними: полнота доходов за базовый период, учет максимальных баз, отражение исключаемых периодов и наличие подписей уполномоченных лиц.

Используйте приведенный выше образец структуры для создания собственного бланка организации. Ведите журнал учета выданных справок. Помните, что с 2023 года трудовая книжка в бумажном виде ведется только по заявлению работника, поэтому основным подтверждением стажа и доходов являются сведения СФР и справки работодателей.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства (ФЗ-255, Приказы Минтруда, Приказы СФР № 643, № 26) и судебной практики на 2024–2026 гг. Информация носит справочный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к профессиональному бухгалтеру или юристу.