Важно сразу сделать одно уточнение: Фонд социального страхования (ФСС) с 1 января 2023 года прекратил свое существование. Его функции были переданы Социальному фонду России (СФР). Поэтому термин «справка о выплатах ФСС» устарел. В современном документообороте используются справки и сведения, формируемые работодателем для СФР или выдаваемые работнику по его просьбе на основании данных, переданных в Фонд.
В данной статье подробно разберем, какие документы заменили старые справки ФСС, какие бланки действуют на 2024–2026 годы, как их правильно заполнить и в каких случаях они требуются.
Нормативная база: что изменилось с 2023 года
Ключевым документом, регулирующим формы первичной учетной документации и сведений, передаваемых в СФР, является Приказ СФР от № 643 «Об утверждении форм документов и сведений, применяемых в целях назначения и выплаты страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию».
С 15 июня 2025 года вступает в силу обновленная редакция Приказа № 643 (утверждена приказом СФР от ), которая вносит изменения в формы сведений о застрахованных лицах.
- Отменена форма 182н (справка о заработной плате за 2 предшествующих календарных года) — с .
- Отменен расчет 4-ФСС, с 2023 года сведения о начисленных страховых взносах на травматизм представляются в составе ЕФС-1 (Единая форма сведений).
- Введены единые формы сведений о застрахованном лице (Приложение № 4 к Приказу № 643) и формы для проактивного назначения пособий.
Какие документы используются сейчас вместо «справки ФСС»
В зависимости от цели, под «справкой о выплатах» могут подразумеваться разные документы:
Сведения о застрахованном лице (Приложение № 4 к Приказу СФР № 643)
Это основной документ, который работодатель формирует и передает в СФР для назначения пособий (по временной нетрудоспособности, беременности и родам, уходу за ребенком до 1,5 лет и др.). С 15 июня 2025 года действует обновленный бланк.
Что содержит:
- Сведения о работодателе (наименование, СНИЛС, регистрационный номер в СФР).
- Сведения о застрахованном лице (ФИО, СНИЛС, дата рождения, пол, гражданство, документ удостоверяющий личность).
- Сведения о заработке (доходах), учитываемых при расчете пособия, за два расчетных календарных года, предшествующих году страхового случая.
- Периоды, исключаемые из расчетного периода (по заявлению работника: уход за ребенком до 3 лет, уход за инвалидом/пожилым, получение пособия по БИР и др.).
- Сведения о выплаченных пособиях за период расчета (если были).
ЕФС-1 (Единая форма сведений)
Подается ежемесячно. Содержит сведения о застрахованных лицах, начисленных страховых взносах (в т.ч. на травматизм) и доходах. На основании данных ЕФС-1 СФР формирует индивидуальный личный счет застрахованного лица.
Справка о заработной плате (доходах) для предоставления работнику
Работодатель обязан выдать работнику справку о доходах за расчетный период (2 года) по его письменному заявлению. Единого утвержденного бланка для выдачи «на руки» работнику нет — используется бланк организации, но данные должны соответствовать тем, что переданы в СФР (Приложение № 4 к Приказу № 643). Часто применяется форма, максимально приближенная к Приложению № 4.
Образец заполнения Сведений о застрахованном лице (Приложение № 4 к Приказу № 643)
Ниже приведена структура и пояснения к заполнению ключевых блоков актуальной формы (на 2024–2025 гг. с учетом изменений от ).
Раздел 1. Сведения о страхователе
| Поле | Что указывать | Пример / Примечание |
|---|---|---|
| 1.1 Наименование страхователя | Полное наименование организации или ФИО ИП | ООО «Ромашка», ИП Иванов И.И. |
| 1.2 Рег. номер в СФР | Номер регистрации страхователя в СФР (10-12 знаков) | 012345678901 |
| 1.3 СНИЛС страхователя | СНИЛС организации (ИП) — 11 цифр | 123-456-789 00 |
| 1.4 Код вида деятельности | Код ОКВЭД 2 (основной) | 62.01 |
Раздел 2. Сведения о застрахованном лице
Заполняются на основании паспорта, СНИЛС и трудового договора.
- 2.1–2.4: Фамилия, Имя, Отчество (при наличии).
- 2.5: Дата рождения (ДД.ММ.ГГГГ).
- 2.6: Пол (1 — мужской, 2 — женский).
- 2.7: Гражданство (код по ОКСМ, 643 — РФ).
- 2.8: СНИЛС работника (11 цифр).
- 2.9–2.12: Документ, удостоверяющий личность (вид, серия, номер, дата выдачи, кем выдан).
Раздел 3. Сведения о заработке (доходах) за расчетный период
Это самый ответственный раздел. Расчетный период — два календарных года, предшествующих году страхового случая (например, для больничного 2024 г. — это 2022 и 2023 гг.).
Данные заполняются по строкам — по одному году на строку.
| Колонка | Наименование | Правила заполнения |
|---|---|---|
| 3.1 | Календарный год | Указать год (например, 2022; 2023). |
| 3.2 | Количество календарных дней | Сумма дней за год, когда работник был зачислен в штат (исключая дни без сохранения зарплаты: прогулы, неоплачиваемые отпуска, стачка и т.д.). Макс. 365/366. |
| 3.3 | Заработок (доход), облагаемый взносами | Сумма начислений, с которых удержаны/начислены страховые взносы в СФР. Важно: Не более максимальной базы ОПС на год (в 2022 г. — 1 565 000 руб., в 2023 г. — 1 917 000 руб., в 2024 г. — 2 225 000 руб.). |
| 3.4 | В том числе заработок, по которому взносы не исчислялись | Доходы, не подлежащие облажению взносами (материальная помощь до 4000 руб. в год, дивиденды и т.п.), но учитываемые в среднем заработке по правилам ФЗ-255. |
Раздел 4. Периоды, исключаемые из расчетного периода (по желанию работника)
Заполняется, если работник написал заявление о замене лет расчета на более выгодные (уход за ребенком до 3 лет, уход за инвалидом I группы/пожилым 80+, получение пособия по БИР).
- Указываются: Начало периода, Окончание периода, Основание (код по Приказу), Количество календарных дней;
- Сумма заработка за исключаемые периоды в расчете не учитывается, дни — вычитаются из dénominateur (делителя).
Раздел 5. Сведения о выплаченных пособиях за расчетный период
Если за расчетные годы работнику выплачивались пособия по временной нетрудоспособности или беременности/родам, выплаченные этим работодателем, их суммы указываются здесь для исключения из среднего заработка (чтобы не считать пособие за пособие).
Раздел 6. Подписи
- Подпись руководителя (или уполномоченного лица).
- Подпись главного бухгалтера (или лица, ведущего бухучет).
- Дата составления.
- МП (при наличии печати).
Порядок предоставления сведений в СФР и работнику
- Электронный обмен: Основной способ, передача Сведений о застрахованном лице (Приложение № 4) через систему ЭДО (СБИС, Диадок, Контур, 1С-Отчетность и др.) в личном кабинете СФР или через оператора ЭДО. Формат файла, XML по схеме СФР.
- Проактивное назначение: С 2023 года многие пособия (БИР, пособие по уходу до 1.5 лет, пособие при рождении) назначаются проактивно. Работодатель должен заранее (до наступления страхового случая или в первые дни) передать достоверные Сведения о застрахованном лице. Если данных нет — пособие не назначится автоматически, работник будет писать заявление и ждать запроса СФР.
- Выдача работнику: По письменному заявлению работодатель выдает справку на бумажном носителе или в виде электронного документа (под ЭП) в течение 3 рабочих дней (ст. 62 ТК РФ, ст. 14 ФЗ-255). Отказ недопустим.
Типичные ошибки при заполнении (чек-лист для проверки)
- Неверный расчетный период: Берется год страхового случая, а не год составления справки.
- Превышение максимальной базы: В колонке 3.3 сумма за год не может быть выше предельной базы ОПС соответствующего года. Излишки не учитываются.
- Неучтены дни исключения: В колонке 3.2 указаны все 365 дней, хотя работник был в неоплачиваемом отпуске или уходе за ребенком (без заявления на исключение дни входят, с заявлением — вычитаются).
- Отсутствие данных за прошлые годы: Если работник пришел в середине года, за предыдущий год строка все равно заполняется (дни и заработок = 0 или данные с пред. места работы, если предоставлены).
- Ошибки в СНИЛС/ФИО: Приводят к невозможности идентификации лица в СФР и отказу в проактивном назначении.
- Использование старых бланков (182н, 4-ФСС): Они недействительны, СФР их не примет.
Справка для банка, визы, военкомата и др. (не для СФР)
Если справка о выплатах/доходах нужна не для назначения пособия СФР, а для:
- Кредита в банке (форма 2-НДФЛ или справка по форме банка).
- Оформления визы (справка о зарплате на бланке фирмы).
- Военкомата / Жилищных субсидий.
Здесь действуют другие правила. Единой государственной формы нет. Используется бланк организации. Обычно указывают: ФИО, должность, стаж, среднемесячный заработок за 3, 6 или 12 месяцев, сумму НДФЛ. Подписывает директор и бухгалтер, ставится печать (если есть).
Ответственность за нарушения
- Статья 5.27 КоАП РФ: За несвоевременную выдачу справки работнику — штраф на должностных лиц 1 000–5 000 руб., на организацию 30 000–50 000 руб. (повторно — дисквалификация или штраф до 70 000 руб.).
- Статья 19.7 КоАП РФ: За несвоевременную или недостоверную передачу сведений в СФР (ЕФС-1, Сведения о застрахованном лице) — штраф 500 руб. за каждое сведение о лице (макс. 100 000 руб. за один документ), за повторное — до 200 000 руб.
Резюме: алгоритм действий HR/бухгалтера в 2024–2026 гг.
- Вести учет заработка и дней в программе (1С, «Мой бизнес» и др.) корректно по кодам доходов.
- Сдавать ЕФС-1 ежемесячно не позднее 25-го числа следующего месяца (с 2025 г. — до 28-го).
- При наступлении страхового случая (больничный, декрет) или заранее (для проактивки) формировать и отправлять в СФР Сведения о застрахованном лице (Приложение № 4 к Приказу № 643) через ЭДО.
- При запросе работника выдавать справку на бланке организации, данные которой идентичны переданным в СФР.
- Следить за обновлениями Приказа № 643 (следующее крупное обновление бланка — 15 июня 2025 г.).
Концепция «справки о выплатах ФСС» ушла в прошлое вместе с самим Фондом. Сегодня единым стандартом взаимодействия с Социальным фондом России является Приложение № 4 к Приказу СФР № 643 «Сведения о застрахованном лице» и ежемесячная ЕФС-1. Грамотное и своевременное заполнение этих форм — залог быстрого проактивного назначения пособий сотрудникам и отсутствия штрафов для организации. Всегда используйте актуальные версии бланков и схемы XML, публикуемые на официальном сайте СФР (sfr.gov.ru) и в системах ЭДО.
Дисclaimer: Данная статья носит информационный характер. Нормативная база меняется. Перед составлением отчетности сверяйтесь с последними редакциями приказов СФР и консультируйтесь со специалистами по трудовому и страховому праву.