Спецификация — это одно из самых распространённых приложений к договору поставки. Именно в ней подробно перечисляются товары, их характеристики, количество и стоимость. Правильно составленная спецификация позволяет избежать споров между поставщиком и покупателем, а также служит важным доказательством в случае судебных разбирательств. В этой статье мы подробно разберём, что такое спецификация, какие сведения она должна содержать, и приведём образец документа.

Что такое спецификация к договору поставки

Спецификация — это письменное приложение к договору, которое содержит основные качественные и количественные характеристики поставляемого товара. Она является неотъемлемой частью договора поставки и имеет такую же юридическую силу, как и сам договор.

Использование спецификации позволяет:

• не перегружать текст основного договора длинными перечнями товаров;
• конкретизировать ассортимент, количество и цену каждой позиции;
• гибко изменять условия поставки, оформляя новые спецификации в рамках одного рамочного договора;
• зафиксировать требования к качеству, упаковке и маркировке товара.

Особенно удобна спецификация при долгосрочном сотрудничестве: стороны заключают один рамочный договор поставки, а каждую отдельную партию товара оформляют отдельной спецификацией.

Юридические требования к спецификации

Чтобы спецификация имела юридическую силу, необходимо соблюдать несколько важных правил:

1. Ссылка в договоре. В самом договоре поставки обязательно делается отметка о наличии приложения-спецификации (обычно в разделе «Порядок поставки» или «Предмет договора»). Без такой ссылки документ может быть признан не имеющим отношения к договору.
2. Подписи обеих сторон. Спецификация должна быть подписана обеими сторонами, как и сам договор. В противном случае она не считается заключённой и не имеет юридической силы.
3. Реквизиты договора. В спецификации указываются номер и дата договора, к которому она прилагается.
4. Хранение. Согласованная спецификация хранится в организации до окончания гарантийного срока товара или в течение установленного в организации срока. После исполнения условий договора документ направляется в архив.

Структура и обязательные сведения спецификации

Унифицированной формы спецификации законодательством не установлено, поэтому организации вправе разработать собственный бланк. Однако на практике документ должен содержать следующие сведения:

• наименование документа («Спецификация № …»);
• дату составления;
• номер и дату договора поставки, к которому прилагается спецификация;
• наименования сторон (поставщик и покупатель);
• таблицу с перечнем товаров: наименование, характеристики (артикул, марка, ГОСТ, ТУ), единица измерения, количество, цена за единицу, общая стоимость;
• итоговую сумму поставки, в т.ч. с выделением НДС;
• сроки и условия поставки (если они конкретизируются в спецификации);
• подписи уполномоченных представителей сторон и печати (при наличии).

Образец спецификации к договору поставки

Ниже приведён типовой образец спецификации, который можно адаптировать под свои нужды.

СПЕЦИФИКАЦИЯ № 1
к Договору поставки № ___ от «___» __________ 20___ г.

г. Москва      «___» __________ 20___ г.

Общество с ограниченной ответственностью «Поставщик», именуемое в дальнейшем «Поставщик», в лице генерального директора Иванова И.И., действующего на основании Устава, с одной стороны, и Общество с ограниченной ответственностью «Покупатель», именуемое в дальнейшем «Покупатель», в лице директора Петрова П.П., действующего на основании Устава, с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», составили настоящую Спецификацию о нижеследующем:

Перечень поставляемых товаров:

№ п/п | Наименование товара, характеристики | Ед. изм. | Кол-во | Цена за единицу, руб. | Стоимость, руб.

• Бумага офисная А4, плотность 80 г/м² | упак. | 100 | 350,00 | 35 000,00
• Картридж для принтера HP LaserJet | шт. | 20 | 2 500,00 | 50 000,00
• Папка-регистратор, 75 мм | шт. | 150 | 120,00 | 18 000,00

Общая стоимость товаров по настоящей Спецификации составляет сто три тысячи рублей 00 копеек, в т.ч. НДС 20% — семнадцать тысяч сто шестьдесят шесть рублей 67 копеек.

Срок поставки товара — в течение 10 (десяти) рабочих дней с момента подписания настоящей Спецификации.

Настоящая Спецификация является неотъемлемой частью Договора поставки № ___ от «___» __________ 20___ г.

Спецификация составлена в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному для каждой из Сторон.

Подписи сторон:

Поставщик: _____________ /Иванов И.И./      Покупатель: _____________ /Петров П.П./

М.П.      М.П.

Рекомендации по составлению спецификации

1. Максимально подробно описывайте товар. Указывайте артикулы, марки, ГОСТы, технические условия, цвет, размер, всё, что позволяет однозначно идентифицировать продукцию. Это защитит от поставки товара ненадлежащего качества или ассортимента.
2. Проверяйте арифметику. Ошибки в расчёте итоговой суммы — частая причина споров и проблем при бухгалтерском учёте.
3. Прописывайте сумму прописью. Это исключает возможность подделки цифр и разночтений.
4. Нумеруйте спецификации. Если в рамках одного договора заключается несколько спецификаций, присваивайте им порядковые номера — это упростит учёт и документооборот.
5. Согласовывайте изменения письменно. Если условия поставки меняются (количество, сроки, ассортимент), оформляйте новую спецификацию или дополнительное соглашение, подписанное обеими сторонами.
6. Убедитесь в полномочиях подписантов. Спецификацию должны подписывать лица, уполномоченные на подписание документов от имени организации (на основании устава или доверенности).

Спецификация к договору поставки, простой, но крайне важный документ, который конкретизирует предмет сделки и защищает интересы обеих сторон. Главные условия её действительности — наличие ссылки на спецификацию в тексте договора и подписи обеих сторон. Используйте приведённый образец как основу, адаптируя его под специфику вашего товара и условия сотрудничества, а при крупных сделках не пренебрегайте консультацией юриста.