Представьте, что вы с партнером ведете общие дела: один поставляет товары, другой их оплачивает. Чтобы в какой-то момент не возникло разногласий по взаиморасчетам, стороны периодически подписывают акт сверки взаиморасчетов. Если по итогам сверки выяснилось, что покупатель переплатил поставщику (например, из-за аванса, дублирующего платежа или недопоставки товара), возникает необходимость вернуть излишне уплаченные деньги. Для этого составляется официальное письмо о возврате денежных средств.
Когда составляется письмо о возврате денег
Требование о возврате денежных средств направляется поставщику в следующих ситуациях:
- по акту сверки выявлена переплата по договору поставки;
- перечислен аванс, но товар поставлен не был или поставлен частично;
- платеж был произведен ошибочно (неверные реквизиты, двойная оплата одного счета);
- договор расторгнут, а предоплата не отработана;
- товар возвращен поставщику по причине брака или несоответствия качества.
Обязательные реквизиты письма
Обязательной формы для такого требования законодательством не предусмотрено, однако в документе должны быть четко прописаны обстоятельства перевода денег и основания для их возврата. Рекомендуется указать:
- Реквизиты сторон — наименование, ИНН, адрес вашей организации и поставщика.
- Основание возникновения задолженности — номер и дата договора поставки, платежного поручения, счета.
- Ссылку на акт сверки — его номер и дату, подтверждающие сумму переплаты.
- Сумму к возврату — цифрами и прописью, с выделением НДС (при наличии).
- Банковские реквизиты, на которые следует вернуть деньги.
- Срок возврата — разумный период (обычно 5–10 рабочих дней).
- Подпись руководителя и печать организации (при наличии).
Образец письма
ООО «Покупатель»
ИНН ###, КПП 770001001
Адрес: 123456, г. Москва, ул. ###, д. 1
Исх. № 45 от
Генеральному директору ООО «Поставщик»
Иванову И.И.
ИНН ###
Адрес: 654321, г. Москва, ул. ###, д. 10
О возврате излишне уплаченных денежных средств
Уважаемый Иван Иванович!
По результатам сверки взаиморасчетов по договору поставки № 12 от , оформленной актом сверки № 7 от , подтверждена дебиторская задолженность ООО «Поставщик» перед ООО «Покупатель» в размере 150 000 (сто пятьдесят тысяч) рублей 00 копеек, в т.ч. НДС 20% — 25 000 рублей 00 копеек.
Задолженность образовалась в связи с перечислением авансового платежа по платежному поручению № 88 от , при этом товар в полном объеме поставлен не был.
На основании изложенного просим в срок до вернуть излишне уплаченные денежные средства в размере 150 000 рублей 00 копеек на следующие реквизиты:
- Получатель: ООО «Покупатель», ИНН ###;
- Расчетный счет: 40###0000001;
- Банк: ПАО «Банк», к/с 30101###0001, БИК 044525001.
В случае невозврата денежных средств в указанный срок мы будем вынуждены обратиться в арбитражный суд с требованием о взыскании задолженности, неустойки и судебных расходов.
Приложение: копия акта сверки взаиморасчетов № 7 от — на 2 л.
Генеральный директор ООО «Покупатель» ____________ /Петров П.П./
Практические рекомендации
- Направляйте письмо способом, подтверждающим получение: заказным письмом с уведомлением, курьером под подпись или через ЭДО.
- Обязательно приложите подписанный акт сверки, это ключевое доказательство задолженности.
- Сохраняйте копию письма и документы об отправке — они понадобятся при обращении в суд.
- Если поставщик не реагирует, следующим шагом будет претензия, а затем иск в арбитражный суд (досудебный претензионный порядок обязателен).
Грамотно составленное письмо о возврате денежных средств по акту сверки — это первый и часто достаточный шаг для мирного урегулирования вопроса с контрагентом без судебных разбирательств.