Объяснительная записка — это официальный документ, в котором сотрудник излагает причины и обстоятельства определённого события, действия или бездействия. Одна из распространённых ситуаций, когда такой документ требуется, — проведение служебной или внутренней проверки в организации. В этой статье разберём, как правильно написать объяснительную по поводу проверки, какие требования предъявляються к её оформлению, и приведём готовый образец.
Когда требуется объяснительная по поводу проверки
Работодатель вправе запросить письменные объяснения от сотрудника в рамках служебной проверки. Чаще всего это происходит в следующих ситуациях:
- при выявлении фактов нарушения трудовой дисциплины (опоздание, прогул, отсутствие на рабочем месте);
- при причинении материального ущерба организации;
- при обнаружении ошибок в работе, отчётности, документации;
- при нарушении внутренних регламентов, правил охраны труда;
- при несчастном случае на производстве;
- при проверке по жалобе клиента или коллеги;
- при расхождениях в финансовых показателях, кредиторской задолженности, нарушениях кассовой дисциплины.
Согласно статье 193 Трудового кодекса РФ, до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней объяснение не предоставлено, составляется соответствующий акт.
Структура и правила оформления
Объяснительная записка составляется в свободной форме, но должна содержать обязательные реквизиты:
- Шапка документа (в правом верхнем углу): кому адресована записка (должность, ФИО руководителя) и от кого (должность, подразделение, ФИО сотрудника).
- Название документа, «Объяснительная записка» (пишется по центру).
- Основной текст — изложение фактов, причин и обстоятельств произошедшего.
- Дата составления и личная подпись с расшифровкой.
- При необходимости, входящий номер, присваиваемый при регистрации в канцелярии.
Что должно быть в основном тексте
Юридически корректная объяснительная записка содержит:
- факты, свидетельствующие о действии или бездействии сотрудника;
- причины и мотивы поступка;
- ссылки на подтверждающие документы (справки, чеки, акты), если они есть;
- признание либо непризнание своей вины — сотрудник вправе сам решить, как изложить позицию.
Текст должен быть кратким, деловым, без эмоциональных оценок и лишних подробностей. Пишите от первого лица, излагайте события в хронологическом порядке.
Образец объяснительной записки по поводу проверки
Генеральному директору ООО «Пример»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова Петра Петровича
Объяснительная записка
В связи с проводимой служебной проверкой по факту несвоевременного предоставления первичных документов в бухгалтерию поясняю следующее.
Документы по сделке с ООО «Заказчик» от были переданы в бухгалтерию , то есть с опозданием на 5 рабочих дней. Причиной задержки стало то, что оригиналы документов находились на подписании у контрагента и были возвращены только , о чём я своевременно уведомлял руководителя отдела.
Своей вины в нарушении сроков не усматриваю, поскольку задержка произошла по независящим от меня обстоятельствам. Копию переписки с контрагентом прилагаю.
Приложение: копия переписки на 2 л.
Петров П.П. Петров
Полезные рекомендации
- Не отказывайтесь от написания объяснительной. Отказ не освобождает от ответственности, а записка — это возможность изложить свою версию событий и защитить себя.
- Приложите доказательства. Справки, чеки, переписка, медицинские документы повышают достоверность ваших слов.
- Соблюдайте срок. На предоставление объяснений отводится два рабочих дня с момента получения требования.
- Сохраните копию. Желательно зарегистрировать записку в канцелярии и оставить себе экземпляр с отметкой о принятии.
- Пишите нейтрально. Избегайте обвинений в адрес коллег и эмоциональных формулировок — документ может быть использован при разбирательстве.
Объяснительная записка по поводу проверки, важный инструмент защиты прав сотрудника в рамках служебного расследования. Грамотно составленный документ с чётким изложением фактов, причин и подтверждающими материалами помогает комиссии объективно оценить ситуацию и принять справедливое решение. Используйте приведённый образец как основу, адаптируя текст под конкретные обстоятельства вашего случая.