График работы отдела кадров — это ключевой внутренний документ, регламентирующий режим труда специалистов кадровой службы. В отличие от графика работы всего предприятия (сменности), данный документ фокусируется на специфике HR-процессов: приеме граждан, ведении делопроизводства, сроках сдачи отчетности и взаимодействии с другими подразделениями; Ниже представлен подробный разбор видов графиков, порядка их утверждения и актуальных образцов на 2026 год.
Нормативная база и виды графиков
Отдельной статьи в Трудовом кодексе РФ, специально регулирующей график работы именно отдела кадров, не существует. Однако работодатель обязан определить режим рабочего времени в соответствии со ст. 100 ТК РФ (режим рабочего времени) и внутренними трудовыми правилами.
Основные виды графиков, применяемых в кадровых службах:
- Стандартный пятидневный (40 часов в неделю): наиболее частый вариант для офисных сотрудников (пн-пт, 9:00–18:00 с перерывом).
- Гибкий график (ст. 102 ТК РФ): допускается по соглашению сторон, позволяет варьировать время начала и окончания работы.
- Сменный график / Сменность: если отдел кадров обеспечивает прием кадров в несколько смен (например, на производстве с круглосуточным циклом). Учетный период может составлять месяц, квартал или год.
- График документооборота: специальный вид графика, регламентирующий сроки прохождения кадровых документов (приказы, личные дела, трудовые книжки, отчетность) между отделами (Кадры, Бухгалтерия, Финансы, Руководство).
Важно: Согласно судебной практике, лицо, ответственное за составление графика, не закреплено законом. Обычно это делает начальник отдела кадров или табельщик, а утверждает — руководитель организации приказом (распоряжением).
График документооборота отдела кадров (Образец 2026)
Это самый детализированный документ для кадровой службы. Он фиксирует этапы жизни документа: от регистрации входящей почты до архивирования. В системах типа «КонсультантПлюс» публикуются типовые формы такого графика ежегодно.
Структура графика документооборота (фрагмент):
| Этап / Операция | Исполнитель (Должность) | Срок исполнения (дни/часы) | Куда передается (Индекс/Отдел) | Примечание |
|---|---|---|---|---|
| Регистрация входящих документов | Секретарь / Референт ОК | В день поступления | Начальник ОК | ОК — Отдел кадров |
| Рассмотрение и резолюция руководителя | Начальник ОК / Директор | 1–3 рабочих дня | Исполнители (кадровики) | |
| Подготовка проектов приказов (прием, перевод, увольнение) | Специалист ОК | В течение 1 дня после резолюции | Бухгалтерия (БО) / Юридический департамент | Согласование зарплатных условий |
| Подписание приказа руководителем | Генеральный директор | 1–2 дня | ОК для регистрации | |
| Ознакомление сотрудника под роспись | Специалист ОК | В течение 3 дней со дня подписания | Личное дело / Архив | Ст. 68 ТК РФ |
| Передача данных в бухгалтерию для начисления ЗП | Специалист ОК | Не позднее 25-го числа текущего месяца | Бухгалтерия (БО) | Критический дедлайн |
| Сдача отчетности (СЗВ-М, СЗВ-ТД, ЕФС-1 и др.) | Начальник ОК / Бухгалтерия | По установленным ФНС срокам | Пенсионный фонд / Налоговая | Электронный обмен |
Примечание: В графе «Принятые сокращения» часто используются: ОК — Отдел кадров; БО — Бухгалтерский отдел; ФО — Финансовый отдел.
План работы отдела кадров на месяц/год
Помимо графика рабочего времени (режима дня), кадровая служба ведет планово-график мероприятий. Это управленческий инструмент, позволяющий не пропустить сроки годовых процедур.
Пример пунктов месячного плана (Образец):
- 1–3 число: Закрытие табелей учета рабочего времени за прошлый месяц, передача в бухгалтерию.
- 5 число: Подготовка и сдача СЗВ-М (если квартальный срок) / ЕФС-1.
- 10 число: Оформление приемов/увольнений за период, заказ медосмотров.
- 15 число: Проверка сроков действия трудовых договоров, ГПХ, патентов/разрешений на работу (для инострацев).
- 20 число: Подготовка данных для расчета зарплаты (премии, отпуска, больничные).
- Последнее число месяца: Архивирование исполненных дел, инвентаризация личных дел (планово).
Ключевые годовые мероприятия (планируются в январе):
- Утверждение графика отпусков на год (до конца февраля).
- Проведение аттестации / оценки персонала.
- Сдача годовой отчетности по форме ЕФС-1 (обычно до 15 марта след. года).
- Индексация заработной платы (если предусмотрена локальными актами).
- Проверка актуальности локальных нормативных актов (ПВТР, Положение об ОК, Политика конфиденциальности ПДн).
Порядок утверждения графика работы сотрудников отдела кадров
График рабочего времени (сменности) является обязательным приложением к приказа об его утверждении.
Алгоритм оформления:
- Разработка: Начальник ОК (или табельщик) готовит проект таблицы на учетный период (месяц, квартал, год) в Excel или Word.
- Согласование: Проект согласовывается с бухгалтерией (для корректного расчета ЗП) и при необходимости, с профсоюзом (если есть).
- Утверждение: Руководитель организации подписывает Приказ об утверждении графика работы сотрудников.
- Ознакомление: Сотрудники отдела кадров подписаются за ознакомление под роспись не позднее дня вступления в силу.
- Хранение: Приказ и график хранятся в отделе кадров (или бухгалтерии) в течение года, а при наличии трудовых споров — до истечения срока исковой давности.
Реквизиты Приказа об утверждении графика (Образец 2023–2026):
- Наименование организации (ОКПО).
- Название документа: «Приказ об утверждении графика работы сотрудников Отдела кадров на [период]».
- Основание: ТК РФ, Внутренний трудовой распорядок.
- Поручение: «Утвердить график работы… (Приложение)».
- Контроль: «Начальнику отдела кадров [ФИО] обеспечить соблюдение графика».
- Подпись руководителя, печать (при наличии), дата.
Технические форматы и инструменты (Excel, 1С, Word)
В 2026 году наиболее актуальны следующие форматы хранения и редактирования:
- Excel (.xlsx): Идеален для расчетных таблиц, условного форматирования (подсветка ночных смен, выходных), формул подсчета нормы часов. Легко конвертируется в PDF для подписания.
- 1С:ЗУП / 1С:Кадры: Профессиональный софт позволяет генерировать график автоматически на основе производственного календаря, учитывать отгулы, отпуска, больничные и формировать табель (Т-12, Т-13) «в один клик».
- Word (.docx): Удобен для типовых приказов и графиков документооборота, где много текста и сложных таблиц с объединенными ячейками.
Совет: Храните «пустой бланк» графика (шаблон) отдельно от заполненных версий. Это ускоряет подготовку документа на новый учетный период.
Типичные ошибки и риски
- Отсутствие приказа об утверждении. График без приказа не имеет юридической силы; инспектор ГИТ или суд признает режим работы неоформленным.
- Нарушение нормы часов (ст. 91 ТК РФ). При суммированном учете превышение нормы за учетный период оплачивается как сверхурочные.
- Игнорирование производственного календаря. Перенос выходных дней на 2026 год (по постановлению Правительства РФ) обязателен к учету.
- Позднее ознакомление сотрудников. Сотрудник должен знать о графике до начала учетного периода.
- Расхождение графика ОК и графика всего предприятия. Если завод работает по смене 12/36, а ОК сидит 5/2 — нужно четко прописать, кто принимает кадровые документы в ночную смену/выходные (дежурный администратор, электронный документооборот).
Компетентно составленный график работы отдела кадров — это не просто формальность для ГИТ, а рабочий инструмент, синхронизирующий HR-процессы с бухгалтерией, производством и топ-менеджментом. В 2026 году рекомендуется:
- Использовать автоматизацию (1С, специализированные HRM-системы) для минимизации ошибок ручного заполнения.
- Ежегодно актуализировать График документооборота с учетом изменений в отчетности (новые формы СЗВ, ЕФС).
- Обязательно оформлять приказ об утверждении и обеспечивать подписание сотрудниками.
Готовые бланки и образцы заполнения (в Word и Excel) для текущего года лучше всего брать из проверенных правовых систем (КонсультантПлюс, Гарант) или формировать самостоятельно на основе типовых форм, адаптировав их под структуру вашей организации.