Переход на электронный документооборот (ЭДО) с контрагентами ускоряет подписание договоров, упрощает получение и отправку актов выполненных работ, счетов, товарных накладных и других документов. Чтобы закрепить новый формат взаимодействия, стороны заключают специальное соглашение об ЭДО. В этой статье разберём, как его составить, какие разделы включить и приведём примерную структуру документа.
Что такое соглашение об электронном документообороте
Соглашение об ЭДО между юридическими лицами — это документ, фиксирующий договорённость контрагентов об обмене документами удалённо с помощью специального программного обеспечения (операторов ЭДО). Он оформляется одним из двух способов:
- включением соответствующего раздела или пункта в уже существующий договор, например договор поставки товара или оказания услуг.
Строгих стандартов и обязательных требований к составлению такого соглашения законодательство не устанавливает, поэтому компании и предприниматели вправе разработать его самостоятельно. Само соглашение об ЭДО можно составить и подписать в электронном виде, как и любые другие документы.
Когда требуется соглашение об ЭДО
Договориться о новом формате работы можно устно или письменно. Однако письменная форма надёжнее: она исключает споры о юридической значимости электронных документов. Удобный способ предложить переход на ЭДО — направить контрагенту письмо с предложением и приложить проект соглашения.
Отдельно стоит упомянуть кадровый электронный документооборот (КЭДО). Для перехода на него работодатель получает согласие работника. Как разъяснял Минтруд России, если работник находится, например, в отпуске по уходу за ребёнком, ему придётся приехать в офис для подписания дополнительного соглашения к трудовому договору. Возможны и альтернативы: визит представителя работодателя к работнику домой либо подписание соглашения посредством электронного документооборота, если он уже введён.
Структура и образец соглашения об ЭДО
Ниже приведена примерная структура соглашения, которую можно использовать как образец и адаптировать под свои задачи.
Преамбула
Указываются наименования сторон, реквизиты, лица, действующие от имени сторон, и основание их полномочий:
«Общество с ограниченной ответственностью «___», именуемое в дальнейшем «Сторона-1», в лице генерального директора ___, действующего на основании Устава, с одной стороны, и ___, именуемое в дальнейшем «Сторона-2», в лице ___, действующего на основании ___, с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», заключили настоящее Соглашение о нижеследующем».
Предмет соглашения
Пример формулировки:
«2.1. Настоящим Соглашением Стороны устанавливают порядок электронного документооборота во исполнение своих обязательств по Договору от ___ № ___; по всем заключённым между Сторонами договорам; по всем договорам, которые будут заключены в будущем.
Стороны соглашаются признавать полученные (направленные) в рамках электронного документооборота электронные документы равнозначными аналогичным документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью».
Виды электронных документов и типы подписи
В этом разделе перечисляют документы, которыми будут обмениваться стороны (счета, акты, накладные, счета-фактуры, договоры), и указывают вид электронной подписи:
«Электронные документы, которыми обмениваются Стороны по настоящему Соглашению, могут быть подписаны квалифицированной электронной подписью (КЭП) / неквалифицированной электронной подписью (НЭП)».
Обратите внимание: с 1 сентября 2024 года сотрудники используют свои КЭП и одновременно могут представлять доверенность в электронной форме (машиночитаемую доверенность), которая подтверждает право на подписание документов от имени юрлица или ИП.
Порядок обмена документами
Здесь фиксируют:
- наименование оператора ЭДО, через которого ведётся обмен;
- идентификаторы участников ЭДО;
- сроки подписания и направления документов;
- порядок исправления ошибок и аннулирования документов;
- момент считается документ полученным.
Ответственность сторон и конфиденциальность
Определяются ответственность за нарушение сроков обмена, обязанности по хранению электронных документов, порядок разрешения споров.
Заключительные положения и реквизиты
Указываются срок действия соглашения, порядок его изменения и расторжения, юридические адреса и банковские реквизиты сторон, подписи.
Сопутствующие документы при переходе на ЭДО
Помимо соглашения с контрагентами, при переходе на электронный документооборот обычно оформляют:
- Приказ об электронном документообороте, вводит ЭДО внутри организации.
- Изменения в учётную политику для целей бухгалтерского учёта.
- Машиночитаемую доверенность — подтверждает полномочия подписанта.
- Письмо контрагенту о переходе на ЭДО — предложение сменить формат обмена документами.
Практические рекомендации
- Перед подписанием соглашения проверьте в действующем договоре условие о порядке документооборота — возможно, потребуется дополнительное соглашение к нему.
- Убедитесь, что у обеих сторон есть подключение к оператору ЭДО и действующие сертификаты электронной подписи.
- Зафиксируйте в соглашении равнозначность электронных и бумажных документов — это ключевое условие юридической значимости обмена.
- Храните электронные документы вместе с подтверждениями их отправки и получения.
Соглашение о переходе на ЭДО — простой, но важный документ, который закрепляет юридическую значимость электронного обмена между контрагентами. Поскольку обязательной формы не существует, стороны могут составить его самостоятельно по приведённому выше образцу, включив предмет соглашения, перечень документов, вид электронной подписи, порядок обмена и ответственность сторон. Подписать такое соглашение можно как на бумаге, так и в электронном виде.