Акт приема-передачи — это неотъемлемая часть договора безвозмездного пользования (ссуды) нежилым помещением. Согласно статье 689 ГК РФ‚ передача имущества в безвозмездное пользование должна оформляться документом‚ подтверждающим факт передачи. Без подписанного акта договор считается неисполненным по части передачи предмета ссуды‚ что создает правовые риски для обеих сторон.
В данной статье мы подробно разберем структуру акта‚ обязательные реквизиты‚ нюансы заполнения и предоставим универсальный образец‚ который можно адаптировать под конкретную ситуацию.
Правовое значение акта приема-передачи
- Фиксация момента передачи: Именно с момента подписания акта ответственность за сохранность помещения переходит к ссудополучателю (п. 1 ст. 689 ГК РФ).
- Доказательство состояния имущества: Акт фиксирует состояние помещения на момент передачи (ремонт‚ наличие дефектов‚ счетчиков‚ мебели)‚ что критически важно при возврате имущества или возникновении споров.
- Основа для учета: Для ссудодателя (арендодателя) акт — основание для снятия с баланса или перевода в разряд «переданное во временное пользование»; для ссудополучателя — для учета на внебалансовых счетах;
- Связь с договором: Акт является приложением к договору и ссылается на его номер и дату. Он не заменяет договор‚ а исполняет его условие о передаче.
Обязательные реквизиты акта (согласно ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» и деловой практике)
- Наименование документа: «Акт приема-передачи нежилого помещения по договору безвозмездного пользования № [Номер] от [Дата]».
- Дата и место составления: Дата фактической передачи (может отличаться от даты договора)‚ населенный пункт.
- Стороны: Полные наименования (для юрлиц/ИП) или ФИО‚ паспортные данные‚ адреса регистрации (для физлиц) ссудодателя и ссудополучателя. Указание на документы‚ действующие от имени сторон (Устав‚ Доверенность‚ Решение собственника).
- Ссылка на основание: Номер и дата договора безвозмездного пользования.
- Предмет передачи (описание помещения):
- Адрес (точный‚ по БТИ).
- Кадастровый номер.
- Площадь (общая‚ полезная) по экспликации/плану БТИ.
- Назначение (офис‚ склад‚ торговое‚ производственное и т.д.).
- Инвентарный номер (если есть).
- Состояние помещения: Подробное описание: состояние стен‚ полов‚ потолков‚ окон‚ дверей‚ инженерных сетей (отопление‚ водоснабжение‚ вентиляция‚ электрика)‚ наличие приборов учета (счетчиков) с их показаниями на момент передачи.
- Передаваемое имущество (комплектующие): Если в помещении остается мебель‚ оборудование‚ техника — составляется приложение (экспикация/ведомость) с указанием наименования‚ инв. номера‚ количества и состояния каждой единицы.
- Ключи и средства доступа: Количество комплектов ключей от входной двери‚ офисных помещений‚ сейфов‚ кодов от домофонов/СКУД.
- Подписи сторон: Расшифровка подписей (ФИО‚ должность). Печати (при наличии).
Пошаговая инструкция по заполнению
Шаг 1: Подготовка к осмотру
Перед подписанием акта стороны совместно осматривают помещение. Рекомендуется зафиксировать процесс фото/видеосъемкой (с включенной геолокацией и датой) — это дополнительное доказательство в суде.
Шаг 2: Заполнение «шапки» и реквизитов сторон
Внесите данные строго по паспортам/свидетельствам о регистрации/уставам. Если действует представитель, обязательно укажите номер и дату доверенности.
Шаг 3: Описание помещения по данным БТИ
Важно: Данные в акте (площадь‚ планировка) должны в точности соответствовать техническому паспорту БТИ и экспликации. Фраза «Помещение отмечено на плане БТИ и экспликации» (как указано в ваших исходных данных) должна быть подтверждена приложением копии плана/экспикации к акту.
Шаг 4: Описание состояния и дефектов
Не пишите просто «в удовлетворительном состоянии»; Перечисляйте конкретные дефекты: «на стене северная трещина длиной 30 см»‚ «потолок требует покраски»‚ «оконный блок деревянный‚ двойной‚ стекло в раме №2 треснуло». Если дефектов нет — пишите: «Видимых дефектов конструктивных элементов не обнаружено‚ косметический ремонт выполнен‚ состояние удовлетворительное».
Шаг 5: Показания приборов учета
Обязательно снимите показания всех счетчиков (электричество‚ вода‚ тепло‚ газ) и запишите их в акте. Это избавит от споров за коммунальные платежи за период до передачи.
Шаг 6: Оформление приложения с имуществом
Если передаеться мебель/техника (как в примере: «шкаф канцелярский‚ шкаф медицинский‚ стол письменный — 3 шт.»)‚ оформите отдельный лист «Приложение № 1 к Акту… Ведомость передаваемого имущества». Подпишите его отдельно или поставьте подписи на каждом листе акта.
Шаг 7: Подписание и нумерация
Акт составляеться минимум в 2 экземплярах (по одному для каждой стороны). Пронумеруйте листы‚ сшейте и пронумеруйте при необходимости.
Ниже приведен структурированный образец. Вы можете скопировать код‚ вставить в редактор (Word‚ Google Docs) и заполнить данными.
г. ________________ «___» _____________ 20__ г.
Мы‚ нижеподписавшиеся:
Ссудодатель: _________________________________________________________________________
(Полное наименование юрлица / ФИО ИП/физлица)
Действующий на основании _____________________________________________________________________
(Устава / Доверенности №___ от ___ / Решения собственника)
Представитель: _______________________________________________________________________________
(ФИО‚ должность)
именуемый в дальнейшем «Ссудодатель»‚ с одной стороны‚ и
Ссудополучатель: ______________________________________________________________________
(Полное наименование юрлица / ФИО ИП/физлица)
Действующий на основании _____________________________________________________________________
(Устава / Доверенности №___ от ___)
Представитель: _______________________________________________________________________________
(ФИО‚ должность)
именуемый в дальнейшем «Ссудополучатель»‚ с другой стороны‚
совместно именуемые «Стороны»‚ составили настоящий Акт о следующем:
ПРЕДМЕТ АКТА
Ссудодатель передает‚ а Ссудополучатель принимает в безвозмездное пользование на условиях
Договора безвозмездного пользования № ______ от «___» _____________ 20__ г. (далее — «Договор»)
нежилое помещение‚ имеющее следующие характеристики:
| Параметр | Описание |
|---|---|
| Адрес (по БТИ) | _________________________________________________________________________ |
| Кадастровый номер | _________________________________________________________________________ |
| Назначение | _________________________________________________________________________ |
| Общая площадь‚ кв.м | _________________________________________________________________________ |
| Полезная площадь‚ кв.м | _________________________________________________________________________ |
| Инвентарный номер (присвоенный Ссудодателем) | _________________________________________________________________________ |
| Этаж | _________________________________________________________________________ |
| Количество комнат/помещений по экспликации | _________________________________________________________________________ |
Помещение отмечено на плане БТИ и экспликации (Копия плана БТИ и экспликации приложена к настоящему Акту как Приложение № 1).
СОСТОЯНИЕ ПОМЕЩЕНИЯ НА МОМЕНТ ПЕРЕДАЧИ
Помещение осмотрено Сторонами совместно. На момент передачи помещение находится в _______________
(удовлетворительном / хорошем / требует косметического ремонта) состоянии.
Описание отделочных работ и конструктивных элементов:
- Стены: _________________________________________________________________________
- Полы: _________________________________________________________________________
- Потолки: _________________________________________________________________________
- Оконные блоки: _________________________________________________________________________
- Дверные блоки: _________________________________________________________________________
- Инженерные системы (отопление‚ ВС‚ канализация‚ вентиляция‚ электрика): _________________________________________________________________________
Выявленные дефекты и недостатки (при отсутствии — указывается «Дефектов не выявлено»):
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
ПОКАЗАНИЯ ПРИБОРОВ УЧЕТА (СЧЕТЧИКОВ)
| Вид ресурса | Тип/Марка счетчика | Заводской номер | Показания на момент передачи | Дата последней поверки |
|---|---|---|---|---|
| Электричество | ____________ | ____________ | ____________ | ____________ |
| ХВС | ____________ | ____________ | ____________ | ____________ |
| ГВС | ____________ | ____________ | ____________ | ____________ |
| Тепловая энергия | ____________ | ____________ | ____________ | ____________ |
| Газ | ____________ | ____________ | ____________ | ____________ |
ПЕРЕДАЧА КЛЮЧЕЙ И СРЕДСТВ ДОСТУПА
Ссудодатель передает‚ а Ссудополучатель принимает ключи от:
- Входной двери помещения: ______ комплект(ов) (______ ключей);
- Внутренних дверей: ______ комплект(ов);
- Домофон/СКУД/Кодовый замок: код доступа ___________________ / ключ-карта ______ шт.
ПЕРЕДАЧА МЕБЕЛИ‚ ОБОРУДОВАНИЯ И ИНЫХ КОМПЛЕКТУЮЩИХ
Вместе с помещением передается имущество‚ указанное в Приложении № 2 «Ведомость передаваемого имущества»‚ являющемся неотъемлемой частью настоящего Акта.
Имущество принято в количестве и качестве‚ соответствующем Приложению № 2. Претензий по комплектации и внешнему виду имущества нет.
ОСОБЫЕ ОТМЕТКИ / ЗАЯВЛЕНИЯ СТОРОН
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
(Например: «Ссудополучатель обязуется произвести косметический ремонт за свой счет в течение 30 дней» или «Стороны подтверждают‚ что претензий к качеству передачи нет»)
ПРАВОВЫЕ ПОСЛЕДСТВИЯ
Ответственность за сохранность помещения и переданного имущества с момента подписания настоящего Акта несет Ссудополучатель в соответствии со ст. 689 ГК РФ и условиями Договора.
Настоящий Акт составлен в 2 (двух) экземплярах‚ имеющих равную юридическую силу‚ по одному для каждой Стороны.
ПОДПИСИ СТОРОН
ССУДОДАТЕЛЬ ССУДОПОЛУЧАТЕЛЬ
Подпись _________________ / ___________________ Подпись _________________ / ___________________
(Расшифровка подписи) (Расшифровка подписи)
М.П. (При наличии печати) М.П. (При наличии печати)
ПРИЛОЖЕНИЕ № 1 К АКТУ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ОТ «___» _____________ 20__ г.
КОПИЯ ПЛАНА БТИ И ЭКСПЛИКАЦИИ ПОМЕЩЕНИЯ
(Здесь вставляется скан/ксерокопия плана с выделением переданного контура)
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 К АКТУ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ОТ «___» _____________ 20__ г.
ВЕДОМОСТЬ ПЕРЕДАВАЕМОГО ИМУЩЕСТВА (МЕБЕЛЬ‚ ОБОРУДОВАНИЕ)
| № п/п | Наименование | Инв; номер | Ед. изм. | Кол-во | Состояние (новое/б/у‚ дефекты) | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Стол письменный | ________ | шт. | 3 | Б/у‚ царапины на столешнице | |
| 2 | Шкаф канцелярский | ________ | шт. | 1 | Б/у‚ исправен | |
| 3 | Шкаф медицинский | ________ | шт. | 1 | Б/у‚ исправен | |
| … | ____________________ | ________ | ____ | ___ | ______________________________ | ____ |
Всего наименований: ____ ‚ всего единиц: ____
ССУДОДАТЕЛЬ ССУДОПОЛУЧАТЕЛЬ
Подпись _________________ / ___________________ Подпись _________________ / ___________________
Типичные ошибки и риски
- Отсутствие ссылки на договор: Акт без номера и даты договора может быть признан судом не связанным с обязательством‚ что усложнит взыскание ущерба или арендной платы (если договор признан недействительным‚ но имущество передано).
- Общие фразы вместо описания состояния: Фраза «в хорошем состоянии» не защитит ссудодателя‚ если ссудополучатель вернет помещение с дырой в стене‚ заявив‚ что «так и было». Нужен детальный дефектный ведомость.
- Игнорирование счетчиков: Отсутствие показаний в акте ведет к невозможности разделить долги за КУ между сторонами.
- Несоответствие данным БТИ: Если в акте площадь 50 кв.м‚ а по БТИ 48 кв.м — возникнут вопросы у налоговой‚ Росреестра и при расчете налога на имущество.
- Передача без акта «на слово» или по почте: Риск того‚ что ссудополучатель откажется подписывать акт постфактум‚ оставив ссудодателя без доказательств передачи.
Особенности для муниципального и ведомственного имущества
Если ссудодатель — муниципалитет или госучреждение (как в примерах из ваших данных: «договор безвозмездного пользования муниципальным имуществом муниципального образования Калининский район»):
- Обязательное участие комиссии: Передача оформляется комиссией (приказ о создании комиссии прилагается). В акте указываются ФИО всех членов комиссии.
- Согласование у вышестоящего органа/собственника: Часто требуется предварительное согласование акта у органа‚ уполномоченного управлять имуществом (например‚ Департамента имущества города).
- Инвентарная стоимость: В ведомости имущества (Приложении № 2) обязательно указывается инвентарная (балансовая) стоимость каждой единицы для бухгалтерского учета.
- План БТИ: Приложение плана БТИ с выделением контура передаваемого помещения является обязательным требованием для госреестра и учета.
Грамотно составленный акт приема-передачи — это главная защита интересов обеих сторон по договору безвозмездного пользования. Он переводит отношения из плоскости «вербального соглашения» в правовое поле с фиксированными датами‚ состоянием и ответственностью.
Рекомендация: Используйте приведенный выше образец как базу‚ но обязательно адаптируйте его под специфику вашего помещения (склад требует описания полов/ворот‚ офис — состояния серверных/кондиционеров‚ торговое — витрин/входных групп). При передаче ценного имущества или крупных площадей рекомендуется привлечь юриста для финальной проверки документа перед подписанием.