В кадровом делопроизводстве акт — это основной документ, фиксирующий факты, события или результаты проверок, имеющих юридическое значение для трудовых отношений․ В отличие от приказа (распоряжения), который является волевым актом работодателя, акт закрепляет объективную реальность (наличие/отсутствие документов, факт отказа подписать бумагу, результаты инвентаризации, передачу дел)․

Ниже представлен подробный разбор видов актов по личному составу, требований к их оформлению согласно ГОСТ Р 7․0․97–2025 и практике применения, а также типичные образцы для наиболее частых HR-ситуаций․

Нормативная база и общие требования к оформлению

С 2025 года едиными правилами оформления организационно-распорядительных документов (включая акты) руководствуется ГОСТ Р 7․0․97–2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу․ Документы организационно-распорядительные․ Общие требования к оформлению»․

Обязательные реквизиты акта (согласно ГОСТ и ст․ 9 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»):

• Наименование документа: «АКТ» (в заголовке) и его видовое название (например, «Акт приема-передачи личных дел»)․
• Дата составления: День, месяц, год (арабскими цифрами)․
• Место составления: Населенный пункт (город/село), где подписан документ․
• Наименование организации: Полное или сокращенное официальное название․
• Основание составления: Приказ, распоряжение, договор, указание руководителя, закон (например, «В исполнение приказа № 123-од от »)․
• Состав комиссии: Должности, фамилии, инициалы председателя и членов комиссии (минимум 2 человека)․
• Суть факта/результаты: Подробное описание установленных обстоятельств, перечень документов, выявленные расхождения․
• Подписи: Всех членов комиссии с расшифровкой (ФИО) и датой․ При необходимости — подпись заинтересованного лица (сотрудника) или примечание об отказе от подписания․
• Печать/Штамп: При наличии у организации (не обязательно для ИП и малых предприятий, если не предусмотрено уставом)․

Важно: Акт составляется минимум в 2 экземплярах (для каждой стороны/структурного подразделения)․ При отказе сотрудника подписать акт, об этом делается соответствующая запись, заверяемая подписями всех членов комиссии (ст․ 193 ТК РФ по аналогии с отказом от ознакомления с приказом)․

Основные виды актов по личному составу

В практике кадровиков выделяют следующие ключевые типы актов:

1. Акты приема-передачи (инвентаризационные): личных дел, трудовых книжек (СТК), архивов уволенных, печатей подразделений кадровой службы․
2. Акты фиксации фактов: отказ сотрудника подписать приказ/акт/объяснительную; отсутствие сотрудника на рабочем месте (прогулы); вскрытие фальсификата документа; результаты проверки достоверности сведений в личной карточке․
3. Акты проверки (ревизии): состояния кадрового учета, соблюдения сроков хранения, правильности оформления личных карточек (формы Т-2 / Т-2э)․
4. Акты списания/уничтожения: документов по личному составу с истекшими сроками хранения (на основании экспертной комиссии)․

Подробный разбор частых ситуаций и образцы

Акт приема-передачи личных дел (СТК, архива)

Составляется при смене кадрового специалиста, реорганизации, передаче дел в архив организации или в государственный архив․ Является основанием для снятия ответственности с прежнего хранителя и возложения на нового․

Структура табличной части:

Ключевой момент: Если выявлены недостатки (потеря ТК, незаполненные ЛК), они вносятся в акт․ Передающая сторона не снимает ответственность за устранение выявленных нарушений до момента их исправления․

Акт об отказе сотрудника подписать документ (приказ, акт, объяснительную)

Частая ошибка — не составлять акт, а просто написать «Отказался подписать» на самом приказе․ Правильно: составлять отдельный Акт в 3 экземплярах (работодатель, сотрудник, в дело)․

Образец текста акта:

АКТ
г․ Москва «28» сентября 2026 г․

Мы, нижеподписавшиеся: председатель комиссии — начальник отдела кадров Петрова А․С․, члены комиссии — старший инспектор Сидоров В․В․, юрист Козлова М․К․, составили настоящий Акт о том, что:

28 сентября 2026 г․ сотруднику Иванову И․И․ (таб․ № 105) был вручен к ознакомлению под роспись Приказ № 450-од от «О наложении дисциплинарного взыскания — выговора»․
Иванов И․И․ ознакомился с текстом приказа, однако отказался от подписания в графе «Ознакомлен(а)», мотивируя это несогласием с взысканием․

Председатель комиссии: _____________ /Петрова А․С․/
Члены комиссии: _____________ /Сидоров В․В․/, _____________ /Козлова М․К․/
С сотрудником ознакомлен: Отказ от подписания зафиксирован /Иванов И․И․/

Акт проверки (инвентаризации) кадровых документов

Проводится ежегодно (обычно к концу года) или при смене ответственного лица․ Цель — выявить потери, ошибки оформления, нарушения сроков хранения․

Реквизиты акта инвентаризации: Приказ о проведении инвентаризации (основание), состав комиссии (обязательно с участием руководителя или зам․ руководителя), перечень проверяемых дел/журналов, выявленные расхождения, решение по устранению․

Сроки хранения и учет актов

Сроки хранения актов по личному составу определяются Единым номенклатурой документов, подлежащих хранению в архивах организаций (утв․ Росархивом) и внутренним Графиком хранения документов организации․

• Акты приема-передачи личных дел (СТК): Хранятся 75 лет (как личные дела) или 50 лет (для работников, принятых до 2003 г․, до 2023 г․ применялся срок 75 лет, для принятых после — 50 лет, см․ Приказ Минкультуры РФ от № 236)․
• Акты инвентаризации кадровых документов: 5 лет (п․ 225 типовых номенклатур)․
• Акты об отказе от подписания приказов/документов: Хранятся вместе с соответствующим приказом/документом (срок хранения приказа по личному составу, 50/75 лет)․
• Акты списания/уничтожения документов: 75 лет (как описи к делам)․

Регистрация: Все акты по личному составу подлежат регистрации в Журнале регистрации приказов и распоряжений по личному составу (форма КД-04) или в отдельном журнале регистрации актов/докладных записок, если это принято внутренним регламентом делопроизводства․

Особенности электронного документооборота (ЭДО) и Т-2э

При переходе на электронные личные карточки (форма Т-2э, утверждена Постановлением Росстата от № 1) акты приема-передачи также оформляются в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) членов комиссии․

• Акт приема-передачи электронных личных дел подписывается УКЭП передающей и принимающей сторон․
• В акте указываются идентификаторы электронных документов (хэш-суммы, UID), подтверждающие целостность переданных файлов․
• Сроки хранения электронных актов аналогичны бумажным (50/75 лет), обеспечивается доступность для чтения на весь срок хранения (требование ФЗ-402 и ГОСТ Р 7․0․97-2025)․

Типичные ошибки кадровиков (чек-лист для самопроверки)

• Отсутствие основания: Акт составлен «просто так» без приказа/распоряжения о создании комиссии․
• Неполный состав комиссии: Менее 2 человек, нет председателя, члены комиссии — заинтересованные лица (например, сам сотрудник, чье дело передается)․
• Общие фразы вместо фактов: «Дела переданы в хорошем состоянии» вместо детального перечня с указанием количества листов, наличия/отсутствия ТК, СТК․
• Игнорирование отказов: Сотрудник отказался подписать акт передачи своего дела при увольнении — кадровик не составил акт об отказе, а просто положил дело в архив․ Риск: сотрудник потом заявит, что ТК не выдавали/дела не было․
• Нарушение сроков хранения: Акт инвентаризации 2018 г․ уничтожен в 2024 г․ (срок 5 лет не вышел, если инвентаризация была в конце 2018, уничтожать можно не ранее 2024)․

Практический алгоритм составления акта (пошагово)

1. Инициирование: Руководитель издает Приказ/Распоряжение «О проведении приема-передачи / проверке / фиксации факта», утверждает состав комиссии и сроки․
2. Подготовка: Кадровик готовит перечни документов (выписки из журналов учета, реестры личных дел), уведомляет заинтересованных лиц о времени и месте․
3. Проведение процедуры: Комиссия сверяет физические носители (дело, ТК, журнал) с реестрами․ Фиксирует расхождения (пропуски подписей, потеря вкладышей, ошибки дат)․
4. Оформление акта: Заполняется бланк (на бланке организации или чистом листе А4 с реквизитами)․ Табличная часть заполняется полностью, пустые строки зачеркиваются․
5. Подписание: Все члены комиссии подписывают каждый экземпляр․ Заинтересованное лицо подписывается или оформляется акт об отказе․
6. Регистрация и распространение: Акт регистрируется в журнале КД-04․ Экземпляры раздаются: 1 — в архив/к хранителю, 1 — структурному подразделению/сотруднику, 1 — в дело комиссии/кадровую службу․
7. Устранение нарушений: Если выявлены ошибки, выпускается отдельный приказ/распоряжение об их исправлении с указанием ответственных и сроков․

Грамотно составленный акт по личному составу — это главная защита организации при трудовых спорах, проверках ГИТ (Государственной инспекции труда) и судебных разбирательствах․ Он переводит устные соглашения и фактические обстоятельства в правовое поле․

Ключевые принципы 2024–2026 гг․: строгое соблюдение реквизитов ГОСТ Р 7․0․97–2025, обязательная комиссия (не менее 2-х лиц), детализация табличной части (никаких «пачки документов»), фиксация отказов отдельным актом, учет специфики электронного документооборота (УКЭП, хэш-суммы) и беспрекословное соблюдение сроков хранения (50/75 лет для актов, связанных с личными делами)․

Используйте приведенные выше структуры и образцы как базу для разработки внутренних бланков, утвержденных локальными нормативными актами вашей организации (Положением о делопроизводстве или Инструкцией по кадровому делопроизводству)․