Когда сотрудник, ответственный за ведение, учёт и хранение трудовых книжек, увольняется или переводится на другую должность, работодателю необходимо организовать передачу дел․ Ключевым документом в этой процедуре выступает акт приёма-передачи трудовых книжек․ В статье разберём, зачем нужен этот документ, как его правильно составить, и приведём образец заполнения․
Зачем нужен акт приёма-передачи трудовых книжек
Трудовая книжка — документ строгой отчётности, подтверждающий трудовой стаж работника․ Утрата или порча трудовых книжек может повлечь серьёзные последствия:
- материальную ответственность работодателя перед работниками;
- административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ;
- необходимость восстановления документов и дублирования сведений о стаже․
Акт приёма-передачи фиксирует факт передачи документов от одного ответственного лица другому и позволяет:
- определить, кто несёт ответственность за сохранность трудовых книжек на конкретную дату;
- зафиксировать фактическое количество документов на момент передачи;
- выявить недостачу, повреждения или ошибки в оформлении до увольнения кадровика;
- защитить обе стороны от возможных претензий в будущем․
Нормативное регулирование
Законодательство не устанавливает обязательную форму акта передачи трудовых книжек․ Порядок передачи дел работодатель вправе разработать самостоятельно и закрепить в локальных нормативных актах, например:
- Положении о делопроизводстве;
- Положении о кадровой службе;
- Положении о ведении и хранении трудовых книжек․
При этом следует учитывать требования ГОСТ Р 7․0․97-2016, который устанавливает правила оформления организационно-распорядительных документов: наличие реквизитов, даты, номера, подписей и расшифровок․
На крупных предприятиях, где численность сотрудников исчисляется сотнями, целесообразно создать комиссию по приёму-передаче дел․ В локальном акте в этом случае прописывают:
- порядок создания комиссии и её состав;
- процедуру сверки документов;
- форму акта и образец его заполнения․
Порядок передачи трудовых книжек при увольнении кадровика
Процедуру рекомендуется проводить в следующей последовательности:
- Издание приказа․ Руководитель издаёт приказ о назначении нового ответственного лица за ведение и хранение трудовых книжек и, при необходимости, о создании комиссии․
- Инвентаризация документов․ Проводится сверка фактического наличия трудовых книжек, вкладышей и чистых бланков с данными книги учёта движения трудовых книжек и приходно-расходной книги по учёту бланков․
- Проверка оформления․ Проверяется правильность внесения записей, наличие подписей и печатей, соответствие записей приказам․
- Составление акта․ По результатам проверки оформляется акт приёма-передачи․
- Подписание и утверждение․ Акт подписывают передающая и принимающая стороны (и члены комиссии, если она создана), после чего документ утверждает руководитель организации․
Структура и правила оформления акта
Акт составляется в произвольной форме, но должен содержать обязательные реквизиты:
Шапка документа
Вверху по центру указывается наименование организации․ В правом верхнем углу размещается гриф утверждения:
- 1 строка — «УТВЕРЖДАЮ»;
- 2 строка — должность и Ф․И․О․ руководителя;
- 3 строка — подпись;
- 4 строка — дата утверждения․
Наименование и реквизиты
По центру — название документа: «Акт приёма-передачи трудовых книжек и вкладышей в них»․ Ниже слева — дата составления, справа — номер документа, а также место составления (город)․
Основная часть
Указывается, кто и кому передаёт документы (должности, Ф․И․О․), основание передачи (увольнение, приказ № ___ от ___)․ Далее приводится перечень передаваемых документов․ Удобнее всего оформить его в виде таблицы:
- порядковый номер;
- Ф․И․О․ работника — владельца трудовой книжки;
- серия и номер трудовой книжки (вкладыша);
- примечания (повреждения, отсутствие записей и т․ п․)․
Отдельно фиксируется количество чистых бланков трудовых книжек и вкладышей с указанием серий и номеров․
Под таблицей прописью указывается общее количество переданных документов каждого вида․ Если при проверке выявлены расхождения, недостача или ошибки, это отражается в акте с указанием принятых мер․
Подписи
В заключительной части слева расписывается передающая сторона, справа, принимающая, с расшифровкой подписей и указанием должностей․ Печать организации ставить не обязательно, но её наличие не нарушает законодательство․
Образец акта приёма-передачи трудовых книжек
Общество с ограниченной ответственностью «Пример»
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
_______________ /Иванов И․И․/
«___» __________ 20___ г․
АКТ № 15
приёма-передачи трудовых книжек и вкладышей в них
г․ Москва &