Оформление увольнения — процесс строго регламентированный Трудовым кодексом РФ (ТК РФ) и приказами Минтруда. Одним из ключевых моментов является передача трудовой книжки работнику. Если сотрудник не явился за документом в день увольнения, работодатель обязан составить Акт о невыдаче трудовой книжки (часто называемый «Акт о получении трудовой книжки» в контексте фиксации факта передачи или невозможности передачи). В данной статье подробно разберем, когда нужен этот документ, как его правильно заполнить и предоставим актуальные образцы.
Нормативная правовая база
Основные документы, регулирующие процедуру:
- Ст. 84.1 ТК РФ — сроки и порядок выдачи трудовой книжки при увольнении.
- Приказ Минтруда России от № 320н — «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек, а также форм трудовой книжки и вкладыша в нее».
- Постановление Пленума ВС РФ от № 2 — по вопросам применения судами норм ТК РФ об ответственности за задержку выдачи трудовой книжки;
- ФЗ-79 — специфика оформления для государственных гражданских служащих (записи вносятся со ссылкой на ст. 33, 36 ФЗ-79).
Когда составляется Акт?
Существует два основных сценария, требующие составления акта:
Сценарий А: Работник не явился за трудовой книжкой в день увольнения (наиболее частый случай для «Акта о невыдаче»)
Согласно ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ и п. 37 Приказа № 320н, если работник не получил трудовую книжку в день прекращения трудового договора, работодатель обязан в письменном виде уведомить его о необходимости получить документ либо дать согласие на отправку по почте. Факс составления акта фиксирует факт неявки работника.
Сценарий Б: Передача трудовой книжки через третьих лиц или в нестандартных ситуациях
Иногда составляется «Акт сдачи-приемки документации (дел) при увольнении работника» или «Акт передачи трудовой книжки», если книга передается уполномоченному лицу (по нотариальной доверенности) или при передаче дел между кадровиками. Однако основным документом, подтверждающим выдачу лично работнику, является Расписка в журнале учета движения трудовых книжек (форма Т-53 или свободная форма по ст. 309 ТК РФ);
Акт о невыдаче трудовой книжки в срок (Образец 2024–2026)
Этот документ является основным доказательством добросовестности работодателя при проверках ГИТ и в суде. Он снимает с работодателя ответственность за задержку выдачи (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ), если направлено уведомление.
Структура акта:
- Шапка: Название организации (ООО, ИП, ФИО ИП), ОКПО, структурное подразделение.
- Наименование документа: «АКТ о невыдаче трудовой книжки в день прекращения трудового договора».
- Место и дата составления: Город, дата (обычно день увольнения или следующий рабочий день).
- Состав комиссии: ФИО, должности членов комиссии (минимум 2 человека: кадровик, начальник отдела/зав. кадровой службой, бухгалтер).
- Основание: Приказ об увольнении (номер, дата), статья ТК РФ.
- Суть факта: Указание, что работник [ФИО] в день увольнения [Дата] не явился в отдел кадров для получения трудовой книжки.
- Меры, принятые работодателем: Указание на направление письменного уведомления (заказным письмом с вложением) по адресу регистрации/проживания работника с просьбой явиться за ТК или дать согласие на почтовую отправку. Номер и дата отправки почтового отправления.
- Подписи: Членов комиссии. Подпись работника отсутствует (он не явился).
ООО «ВЕКТОР»
АКТ
о невыдаче трудовой книжки в день прекращения трудового договора
г. Москва
«15» октября 2024 г.
Мы, нижеподписавшиеся:
- Начальник отдела кадров ООО «Вектор» Иванова Анна Сергеевна,
- Ведущий специалист отдела кадров Петров Сергей Иванович,
- Главный бухгалтер Сидорова Елена Владимировна,
составили настоящий Акт о том, что в день прекращения трудового договора 15 октября 2024 года работник Смирнов Алексей Викторович, работавший на должности менеджера отдела продаж, не явился в отдел кадров для получения трудовой книжки.
Трудовой договор расторгнут по пункту 3 части 1 статьи 77 ТК РФ (по собственному желанию) на основании Приказа № 245-ОД от .
Запись в трудовой книжке сделана в установленном порядке (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). Трудовая книжка № 1234567 серии 45ЛО хранится в отделе кадров в сейфе № 2.
В исполнение ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ и п. 37 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (Приказ Минтруда № 320н), работнику направлено письменное уведомление заказным письмом с вложением № 1234567890123 от по адресу: 101000, г. Москва, ул. ###, д. 5, кв. 10, с просьбой явиться за трудовой книжкой или дать письменное согласие на ее отправку почтой.
Акт составлен в 3 экземплярах: в журнал учета движения ТК, в личное дело работника, в отдел кадров.
| Председатель комиссии Начальник отдела кадров ________________ /Иванова А.С./ | Член комиссии Ведущий специалист ________________ /Петров С.И./ | Член комиссии Главный бухгалтер ________________ /Сидорова Е.В./ |
Расписка в получении трудовой книжки (Стандартная выдача)
Если работник пришел лично в день увольнения (или в день явки после уведомления), оформляется не Акт, а Расписка в журнале учета движения трудовых книжек и вкладышей (Форма Т-53 или свободная форма).
Обязательные реквизиты расписки (п. 43 Приказа № 320н):
- ФИО работника полностью.
- Номер и серия трудовой книжки (вкладыша).
- Дата получения (число, месяц прописью, год).
- Подпись работника.
- Расшифровка подписи.
Образец строки в Журнале учета (Т-53):
| № п/п | ФИО работника | Номер, серия ТК/вкладыша | Дата выдачи (получения) | Подпись получившего | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Смирнов Алексей Викторович | 45ЛО 1234567 | 15 октября 2024 г. | ____________ /Смирнов А.В./ | Приказ № 245-ОД |
Уведомление работнику о необходимости получить трудовую книжку
Это обязательный предварительный шаг перед составлением Акта о невыдаче. Без доказательства направления уведомления (почтовый чек, опись вложения, почтовый идентификатор трекинга) Акт не будет иметь юридической силы для снятия ответственности работодателя.
Образец уведомления:
УВЕДОМЛЕНИЕ
о необходимости получить трудовую книжку
Кому: Смирнову Алексею Викторовичу
Адрес: 101000, г. Москва, ул. ###, д. 5, кв. 10
Уважаемый Алексей Викторович!
Информируем Вас, что трудовой договор № 100 от , заключенный с Вами, прекращен 15 октября 2024 года по пункту 3 части 1 статьи 77 ТК РФ (по собственному желанию) на основании Приказа № 245-ОД.
В день прекращения трудового договора Вы не явились в отдел кадров ООО «Вектор» (адрес: г. Москва, Романов переулок, д. 1, каб. 105) для получения трудовой книжки (серия 45ЛО № 1234567).
На основании ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ просим Вас:
- Явиться в отдел кадров ООО «Вектор» в рабочее время (пн-пт 09:00–18:00, перерыв 13:00–14:00) для получения трудовой книжки.
- Или направить в ООО «Вектор» письменное согласие на отправку трудовой книжки почтой заказным письмом с объявленной ценностью и вложением на Ваш почтовый адрес.
Со дня получения Вами данного уведомления ООО «Вектор» освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).
С уважением,
Генеральный директор ООО «Вектор»
________________ /Козлов П.П./
«16» октября 2024 г.
Вложение: копия приказа об увольнении.
Особенности оформления в 2024–2026 годах: Электронная трудовая книга (ЭТК)
С 2020 года ведется параллельный учет: бумажная ТК и ЭТК. С 2021 года работники могли выбрать формат (только электронный).
- Если у работника только ЭТК: Бумажной книги нет. Работодатель в день увольнения вносит запись в СЭД «ЭТК» (через оператора — ПФР/СФР). Акт о невыдаче/расписка в получении бумажной ТК НЕ СОСТАВЛЯЕТСЯ. Работодатель выдает работнику Справку СТД-Р (сведения о трудовой деятельности) — на бумаге или в ЭДО. В журнале учета движения ТК делается отметка «ЭТК» / «СТД-Р выдана».
- Если у работника бумажная ТК (не перешел на ЭТК): Применяются все вышеописанные правила (Акт о невыдаче, Расписка, Уведомление).
Акт сдачи-приемки документации (дел) при увольнении
Это отдельный документ (форма из КонсультантПлюс/Гарант или свободная), который составляется, если уволенный сотрудник был материально ответственным лицом, хранил секретную документацию, ключи, печати или вел кадровый учет. В него включается передача трудовой книжки как одного из пунктов.
Пример структуры:
- Шапка организации.
- Наименование: «Акт сдачи-приемки документации и имущественных ценностей при увольнении работника».
- Основание: Приказ об увольнении.
- Перечень передаваемых ценностей (ключи, печати, ТК №…, личные дела сотрудников и т.д.).
- Подписи сдающего (увольняемого) и принимающего (назначенного лица/кадровика).
Ответственность за нарушение сроков
Несоблюдение сроков выдачи ТК (или СТД-Р) влечет за собой:
- Административную ответственность: Штраф по ст. 5.27 КоАП РФ (для должностных лиц — 1 000–5 000 руб., для юрлиц — 30 000–50 000 руб.).
- Материальную ответственность: Выплата работнику среднего заработка за каждый день задержки (ст. 234 ТК РФ), если задержка произошла по вине работодателя (работник пришел, а книги нет/не оформили; или уведомление не отправлено).
- Уголовную ответственность: При систематическом нарушении (ст. 145.1 УК РФ).
Чек-лист для кадровика: алгоритм действий в день увольнения
- Подготовить приказ об увольнении (ознакомить под роспись).
- Внести запись в трудовую книжку (ручками синего/черного цвета, без сокращений, со ссылкой на статью ТК РФ/ФЗ-79).
- Если работник явился: Выдать ТК под роспись в Журнале учета (Т-53). Выдать копию приказа. Рассчитать и выдать зарплату/компенсации.
- Если работник НЕ явился:
- Сразу составить Акт о невыдаче ТК (комиссия из 2+ лиц).
- В тот же день или следующий рабочий день направить Уведомление заказным письмом с вложением и описью (или передать под роспись, если работник в офисе, но отказывается брать ТК).
- Сохранить почтовый чек и трек-номер.
- Хранить ТК в сейфе (журнал учета, на отдельной странице/листе с пометкой «Не выдана»).
- При явке работника позже: выдать ТК под роспись в Журнале, указав реальную дату получения.
Частые ошибки и риски
| Ошибка | Последствие | Как избежать |
|---|---|---|
| Составление «Акта о получении» вместо Расписки в журнале при личной выдаче. | Нарушение формы учета (п. 43 Приказа № 320н), вопросы у инспектора ГИТ. | Ведите Журнал Т-53 (или свободной формы) строго. Акт — только для факта НЕЯВКИ. |
| Отправка уведомления обычной почтой / без вложения / без описи. | Уведомление не имеет юридической силы. Работодатель платит зарплату за все дни задержки (ст. 234 ТК РФ). | Только заказное письмо с вложением и описью (или ЭДО/телеграмма с уведомлением о вручении). Сохраняйте чек. |
| Несоставление Акта о невыдаче в день увольнения (составляют через неделю). | Невозможно доказать, что работник не явился именно в день увольнения. Риск штрафов. | Составляйте Акт в день увольнения (или следующем рабочем дне утром) комиссией. |
| Выдача ТК третьему лицу без нотариальной доверенности. | Грубое нарушение ст. 84.1 ТК РФ. Уголовная ответственность за незаконное сдачу документа. | Только нотариальная доверенность. Составляйте Акт передачи уполномоченному лицу. |
| Игнорирование ЭТК (не выдача СТД-Р). | Штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ, претензии СФР. | Проверяйте статус ТК в СЭД «ЭТК» перед увольнением. Выдавайте СТД-Р в день увольнения. |
Грамотное оформление передачи трудовой книжки — залог отсутствия штрафов и судебных исков. Ключевые правила просты:
- Работник пришел → Расписка в Журнале учета движения ТК (Т-53).
- Работник не пришел → Акт о невыдаче (комиссия) + Заказное уведомление (почтовый чек = ваша защита).
- ЭТК → Запись в СЭД + Выдача СТД-Р (бумага или ЭДО). Бумажных актов/расписок по ТК нет.
Используйте приведенные выше образцы как базу, адаптируя реквизиты под свою организацию (наименование, ОКПО, ФИО руководителей, адреса). Храните все оригиналы акта, уведомления, почтовых чеков и журнала учета в соответствии с сроками хранения кадровых документов (75 лет для журналов учета ТК, 50 лет для личных дел/приказов).
Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией. При сложных ситуациях (споры с работниками, проверки ГИТ) рекомендуется обратиться к трудовому юристу или использовать справочно-правовые системы (КонсультантПлюс, Гарант) для получения актуальных форм и комментариев.