Акт об оприходовании — это первичный учетный документ, с помощью которого организация фиксирует поступление материальных ценностей на склад или в состав активов предприятия. Правильно составленный акт подтверждает факт получения имущества, служит основанием для бухгалтерских проводок и защищает интересы компании при налоговых проверках и спорах с контрагентами. В этой статье подробно рассмотрим, какие существуют образцы актов об оприходовании, когда они применяются и как их правильно заполнять.
Что такое акт об оприходовании и зачем он нужен
Оприходование — это процедура принятия товарно-материальных ценностей (ТМЦ) к учету. Акт об оприходовании документально подтверждает, что ценности:
- фактически получены организацией;
- соответствуют заявленному количеству и качеству;
- приняты на баланс по определенной стоимости.
Такой документ необходим в самых разных ситуациях: при демонтаже зданий, при выявлении излишков по результатам инвентаризации, при безвозмездном получении имущества, при приемке материалов от поставщика с расхождениями, при оприходовании отходов производства и лома.
Унифицированные и самостоятельно разработанные формы
С 1 января 2013 года, после вступления в силу Федерального закона от № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», унифицированные формы первичных документов перестали быть обязательными. Организация вправе:
- использовать унифицированные формы (например, форму М-35);
- разработать собственный бланк акта, закрепив его в учетной политике.
При этом любой первичный документ должен содержать обязательные реквизиты, установленные статьей 9 Закона № 402-ФЗ:
- наименование документа;
- дата составления;
- наименование организации;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители операции в натуральном и денежном выражении;
- должности и подписи ответственных лиц с расшифровкой.
Форма М-35: акт об оприходовании материальных ценностей при разборке и демонтаже
Наиболее известный унифицированный образец, форма М-35 «Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений» (ОКУД 0315009). Она утверждена Постановлением Госкомстата РФ от № 71а и применяется с 1 ноября 1997 года.
Когда применяется форма М-35
Документ используется для оформления оприходования материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений, если эти ценности пригодны для дальнейшего использования при производстве работ. Например, при сносе здания могут быть получены кирпич, металлоконструкции, пиломатериалы, двери, окна, сантехника — все это подлежит оприходованию.
Порядок составления акта по форме М-35
Акт составляется специально созданной комиссией, в которую должны входить представители заказчика и подрядчика. Общее число членов комиссии — не менее трех человек. Документ оформляется в трех экземплярах:
- первый и второй экземпляры остаются у заказчика (первый из них заказчик прилагает к счету, предъявленному подрядчику для оплаты);
- третий экземпляр передается подрядчику.
Акт подписывается представителями обеих сторон. Без подписей членов комиссии документ не имеет юридической силы.
Структура формы М-35
Типовой бланк включает следующие разделы:
- Шапка документа — наименования организаций заказчика и подрядчика, номер и дата акта, наименование и адрес демонтируемого объекта, реквизиты договора подряда.
- Табличная часть — перечень полученных материальных ценностей с указанием наименования, единицы измерения, количества, цены и общей стоимости.
- Подписи, подписи членов комиссии от заказчика и подрядчика с указанием должностей и расшифровкой.
Другие виды актов об оприходовании
Акт оприходования излишков при инвентаризации
Если в ходе инвентаризации выявлены неучтенные ценности, они приходуются по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации. Оформляется акт в свободной форме или на основании инвентаризационной описи (ИНВ-3) и сличительной ведомости (ИНВ-19). Излишки отражаются в составе прочих доходов.
Акт оприходования материалов от поставщика
При приемке товаров с расхождениями по количеству или качеству применяется акт по форме ТОРГ-2 (для отечественных товаров) или ТОРГ-3 (для импортных). Если расхождений нет, оприходование оформляется приходным ордером по форме М-4.
Акт оприходования отходов и лома
Возвратные отходы производства, металлолом, отходы от списания основных средств приходуются на основании внутреннего акта, который составляет комиссия организации. Ценности оцениваются по ценам возможной реализации или использования.
Акт оприходования при безвозмездном получении
Имущество, полученное безвозмездно, приходуется по рыночной стоимости. Акт составляется в произвольной форме с обязательным указанием основания получения (договор дарения и т. п.).
Общие рекомендации по заполнению
- Заполняйте акт без исправлений и помарок; ошибки исправляются с оговоркой «Исправленному верить» и подписями ответственных лиц.
- Указывайте точные наименования ценностей в соответствии с номенклатурой организации.
- Стоимость определяйте документально: по договорным ценам, рыночным ценам или ценам возможного использования.
- Храните акты в соответствии со сроками архивного хранения первичных документов — как правило, не менее 5 лет.
- Закрепите применяемые формы актов в учетной политике организации.
Акт об оприходовании — важный элемент документооборота, обеспечивающий достоверность бухгалтерского и налогового учета. Унифицированная форма М-35 остается удобным инструментом при демонтажных работах, а для остальных ситуаций организация может разработать собственные бланки, соблюдая требования к обязательным реквизитам. Грамотное оформление актов помогает избежать претензий со стороны проверяющих органов и конфликтов с контрагентами.