Списание инструмента, пришедшего в негодность, — обязательная процедура для любой организации, ведущей учет материальных ценностей. Правильно оформленный акт на списание подтверждает обоснованность расходов перед налоговой инспекцией и позволяет корректно снять имущество с баланса. В этой статье рассмотрим, какие формы актов существуют, как их заполнять и какие ошибки чаще всего допускают бухгалтеры.
Когда составляется акт на списание инструмента
Акт оформляется в следующих случаях:
- инструмент пришел в полную негодность в результате естественного износа;
- оборудование сломано и не подлежит ремонту (или ремонт экономически нецелесообразен);
- инструмент утрачен в результате стихийного бедствия или иных чрезвычайных обстоятельств;
- истек срок службы (эксплуатации) инвентаря;
- выявлена недостача при инвентаризации.
Важно понимать: списание стоимости инструмента в бухгалтерском учете и его физическое выбытие — не всегда одновременные события. Актив с нулевой остаточной стоимостью может использоваться еще долго, вплоть до полного исчерпания ресурса. Акт на списание оформляется именно при физической негодности.
Кто отвечает за составление акта
Составление документов на списание пришедшего в негодность оборудования и израсходованного инвентаря входит в должностные обязанности материально ответственного лица. Однако сам акт оформляет специально созданная комиссия, назначаемая приказом руководителя организации. В состав комиссии обычно включают:
- председателя комиссии (заместитель руководителя или главный инженер);
- материально ответственное лицо;
- представителя бухгалтерии;
- специалиста, способного оценить техническое состояние инструмента (механик, энергетик, мастер).
Унифицированные и произвольные формы
С 2013 года коммерческие организации не обязаны применять унифицированные формы первичных документов и вправе разработать собственный бланк. Тем не менее многие продолжают использовать проверенные формы:
- Форма МБ-5 — акт на списание инструментов (приспособлений) и обмен их на годные. Применяется, когда работник сдает негодный инструмент и получает взамен исправный;
- Форма 421-АПК — акт на списание инвентаря и хозяйственных принадлежностей (используется в сельском хозяйстве);
- Форма ОС-4 — акт о списании объекта основных средств (если инструмент учитывался как основное средство);
- произвольная форма, утвержденная в учетной политике организации.
Бюджетные учреждения (школы, лицеи, больницы) применяют формы, установленные приказом Минфина России № 52н, например акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143).
Обязательные реквизиты акта
Независимо от формы, акт должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные статьей 9 Закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ:
- наименование документа («Акт на списание инструмента»);
- дата составления;
- наименование организации и структурного подразделения;
- содержание хозяйственной операции;
- наименование инструмента, инвентарный номер, количество, стоимость;
- причина списания;
- должности, подписи и расшифровки членов комиссии;
- отметка руководителя об утверждении акта.
Образец заполнения акта на списание инструмента
Ниже приведен примерный шаблон акта в произвольной форме:
УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО «Пример» __________ /Иванов И.И./
«___» __________ 20__ г.
АКТ № ___ на списание инструмента, пришедшего в негодность
г. Москва &