Смерть сотрудника — это непростая ситуация не только с человеческой точки зрения‚ но и с точки зрения кадрового и налогового учета. Бухгалтерия и HR-специалисты должны четко знать‚ как налогировать выплаты наследникам‚ какие сроки соблюдать и какие документы запрашивать. В данной статье подробно разбираем применение НДФЛ к выплатам после смерти работника на основе действующего законодательства (НК РФ) и разъяснений ведомств (актуально на 2026 год).

Ключевое правило: Наследство не облагается НДФЛ

Фундаментальным нормативным актом является п. 18 ст. 217 НК РФ. Согласно ему‚ не подлежат обложению НДФЛ доходы в денежной и натуральной формах‚ получаемые от физических лиц в порядке наследования.

Важно: Исключение составляют только вознаграждения‚ выплачиваемые наследникам (правопреемникам):

• авторов произведений науки‚ литературы‚ искусства;
• патентообладателей изобретений‚ полезных моделей‚ промышленных образцов.

Заработная плата‚ компенсации и иные выплаты трудового характера к этим исключениям не относятся.

Прекращение налоговой обязанности

Согласно пп. 3 п. 3 ст. 44 НК РФ‚ обязанность по уплате налога прекращается со смертью физического лица, налогоплательщика. Это означает‚ что налоговым агентом (работодателем) не может быть удержан налог с дохода‚ который получает не сам работник‚ а его наследники в порядке универсального правопреемства.

Какие именно выплаты освобождены от налога?

На практике к «необлагаемым» выплатам относятся все суммы‚ начисленные умершему сотруднику за отработанное время и выплачиваемые наследникам:

• Заработная плата за отработанное время (оклад‚ тарифная ставка‚ премиалы‚ надбавки‚ коэффициенты за вредность/региональные и т.д.);
• Компенсация за неиспользованный ежегодный оплачиваемый отпуск (в соответствии со ст. 127 ТК РФ);
• Иные выплаты‚ причитавшиеся сотруднику по трудовому договору или актам работодателя (например‚ выплаты по итогам года‚ материальная помощь‚ начисленная при жизни‚ но не выплаченная).

Позиция Минфина России (Письма от № 03-04-05/58142‚ от № 03-04-05/33652) и ФНС России (Письмо от № БС-4-11/15797) однозначна: данные суммы‚ передаваемые членам семьи или наследникам‚ не подлежат обложению НДФЛ.

Порядок выплаты наследникам: пошаговый алгоритм

Хотя налог не удерживается‚ работодатель обязан соблюсти процедуру выплаты‚ установленную ст. 141 ТК РФ и ст. 1174 ГК РФ.

Этап 1: Выплата членам семьи в 4-месячный срок (ст. 141 ТК РФ)

В течение 4 месяцев со дня смерти работника невыплаченные суммы выдаются членам семьи или иждивенцам по заявлению без нотариального свидетельства о праве на наследство.

1. Круг лиц: супруг(а)‚ родители‚ дети (в т.ч. усыновленные)‚ а также иждивенцы (независимо от родства)‚ находившиеся на иждивении у умершего не meneе года до смерти.
2. Документы для получения:
   • Заявление (с указанием реквизитов счета для перевода или просьбой выдать в кассе);
   • Свидетельство о смерти (оригинал + копия);
   • Документ‚ подтверждающий родство или факт иждивения (свидетельство о браке/рождении‚ справка о составе семьи‚ решение суда и т.д.).
3. Срок выплаты: не позднее 7 календарных дней со дня получения заявления (п. 15 ст. 141 ТК РФ).

Этап 2: Депонирование и выплата наследникам (после 4 месяцев)

Если в течение 4 месяцев никто не обратился за деньгами‚ работодатель обязан:

1. Депонировать суммы (перевести на спецсчет или оставить в кассе с учетом лимита).
2. Выплачивать их уже наследникам на основании нотариального свидетельства о праве на наследство (или решения суда) в любой момент‚ когда наследники объявят свои права (срок исковой давности, 3 года по общему правилу ГК РФ).

Налоговый учет и отчетность: как отразить в 6-НДФЛ

Поскольку доход не облагается налогом‚ заполнение расчета по НДФЛ (форма 6-НДФЛ) имеет свои нюансы:

Важно: В разделе 2 расчета 6-НДФЛ (сведения о удержанном и перечисленном налоге) по данному физическому лицу (умершему) строки заполнять не нужно‚ так как налоговый агент не удерживал налог. Сведения о выплате даются только в Разделе 1 (сведения о доходах).

Страховые взносы: есть ли разница?

Да‚ разница принципиальная. В отличие от НДФЛ‚ страховые взносы с данных выплат уплачиваются.

• Основание: п. 1 ст. 420‚ п. 1 ст. 422 НК РФ. Объектом налогообложения взносами являются вознаграждения и иные выплаты в пользу физических лиц по трудовым договорам.
• Позиция ФНС (Письмо от № ДС-4-15/8746@): выплаты наследникам (членам семьи) умершего работника‚ связанные с трудовыми правоотношениями (зарплата‚ компенсация за отпуск)‚ подлежат обложению страховыми взносами.
• Срок уплаты: взносы перечисляются не позднее 15-го числа месяца‚ следующего за месяцем выплаты (п. 6 ст. 431 НК РФ).
• Отчетность: отражаются в Едином налоговом платеже (ЕНП) и в РСВ (раздел 1‚ стр. 130 — начисленные взносы).

Судебная практика: подтверждение позиции

Суды последовательно встают на сторону налогоплательщиков (работодателей/наследников)‚ подтверждая неприменение НДФЛ.

Пример: Апелляционное определение Верховного Суда Республики Татарстан от по делу № 33-4204/2015. Суд указал‚ что в силу п. 18 ст. 217 НК РФ доходы‚ получаемые от физлиц в порядке наследования‚ не подлежат обложению НДФЛ. Обязанность налогового агента по удержанию налога прекращается со смертью налогоплательщика (пп. 3 п. 3 ст. 44 НК РФ).

Типичные ошибки работодателей (чек-лист «Чего НЕ делать»)

• Удерживать НДФЛ «на всякий случай». Это незаконное удержание средств наследника. При проверке налоговая потребует вернуть сумму с начислением пени (ст. 123 НК РФ).
• Отказывать в выплате без нотариального свидетельства в течение 4 месяцев. Нарушение ст. 141 ТК РФ грозит штрафами по ст. 5.27 КоАП РФ (до 50 000 руб. для юрлиц) и компенсацией за задержку (ст. 236 ТК РФ).
• Не начислять страховые взносы. Это частая ошибка: бухгалтеры переносят логику НДФЛ на взносы. Взносы платить обязательно.
• Не депонировать деньги после 4 месяцев. Хранение денег в кассе сверх лимита или на р/с без движения — нарушение кассовой дисциплины и правил депонирования.
• Выдавать 2-НДФЛ умершему сотруднику. Справка 2-НДФЛ выдается получателю дохода — наследнику/члену семьи (по его запросу). В справке указываются данные получателя (ИНН‚ ФИО наследника).

Особенности материальной помощи и страховых выплат

Если работодатель выплачивает материальную помощь семье умершего (не по трудовому договору‚ а по локальному нормативному акту/коллективному договору):

• НДФЛ: Не облагается в пределах 4 000 руб. в налоговом периоде (п. 17 п. 1 ст. 217 НК РФ). Сумма свыше 4 000 руб. — облагается (если не оформлена как выплата по наследству‚ но обычно помощь оформляется отдельно от наследственных выплат).
• Взносы: Не облагаются в пределах 4 000 руб. (п. 19 п. 1 ст. 422 НК РФ). Сверх — облагаются.

Страховые выплаты по полисам ДОХ/НС (если работодатель — выгодоприобретатель/страхователь) имеют свой налоговый режим (обычно до 4 000 руб. в год без НДФЛ по п. 31 п. 1 ст. 217 НК РФ)‚ но это уже не «выплаты по трудовому договору» в чистом виде.

Резюме: алгоритм действий бухгалтера

1. Получить свидетельство о смерти и заявление от члена семьи (в течение 4 мес.) или наследника (после 4 мес. — с нотариальным свидетельством).
2. Рассчитать суммы: зарплата за отработанное время + компенсация за отпуск + иные долги по ТД.
3. НДФЛ: НЕ удерживать. Отразить в 6-НДФЛ (Раздел 1‚ стр. 030‚ код 2720) полную сумму.
4. Страховые взносы: Начислить полный пакет (ПФР‚ ФОМС‚ ФСС, теперь СФР) с начисленной суммы. Перечислить к 15-му числу след. месяца.
5. Выплатить чистую сумму (без НДФЛ‚ но с удержанными взносами? Нет! Взносы платит работодатель сверх начисленной суммы. Наследник получает полную начисленную сумму «на руки/на карту»).
6. Оформить платежку/кассовый ордер‚ указав назначение: «Выплата наследнику [ФИО] заработной платы умершего работника [ФИО] по заявлению от [дата] / свидетельству о праве на наследство №…».
7. Сдать отчетность (6-НДФЛ‚ РСВ) в установленные сроки.

Главный вывод: НДФЛ с выплат наследникам умершего сотрудника не удерживается (п. 18 ст. 217 НК РФ). Это прямое следствие прекращения налоговой обязанности физлица (пп. 3 п. 3 ст. 44 НК РФ) и статуса дохода как наследственного. Однако страховые взносы уплачиваются в полном объеме. Грамотное разделение этих двух потоков (налог и взносы) и соблюдение сроков выплаты по ст. 141 ТК РФ — залог отсутствия претензий со стороны налоговой инспекции‚ СФР и прокуратуры (по части соблюдения трудовых прав наследников).

Статья подготовлена на основе НК РФ‚ ТК РФ‚ ГК РФ‚ разъяснений Минфина России и ФНС России‚ судебной практики. Актуальность нормативной базы: . Данная информация носит справочный характер. Для принятия решений в конкретных ситуациях рекомендуется обращаться к актуальным текстам законов и консультироваться с профильными специалистами.