Смерть работника — это непростая ситуация, которая требует от бухгалтера и кадровика знания специфических норм Трудового кодекса РФ (ТК РФ), Налогового кодекса РФ (НК РФ) и Федерального закона № 212-ФЗ. Главная сложность заключается в том, что налоговый агент (работодатель) обязан правильно определить базу к налогообложению, применить корректные коды доходов в расчетах и соблюсти сроки выплаты наследникам. В статье подробно разберем актуальный порядок 2024–2026 годов.

Правовые основания для выплаты денежных средств

Согласно ст. 141 ТК РФ, заработная плата и иные выплаты, не полученные при жизни работником в связи со смертью, выплачиваются членам его семьи или иным наследникам. Порядок выплаты регламентируется также ст. 1174 ГК РФ (выплата заработной платы, авторского вознаграждения и иных выплат, не полученных при жизни гражданина).

Кому и в какой срок выплачивать

• В течение 4 месяцев со дня смерти: выплаты производятся любому члену семьи (супруг/супруга, родители, дети) или находящемуся на иждивении родственнику на основании письменного заявления, свидетельства о смерти и документа, подтверждающего родство (п. 14 Постановления Пленума ВС РФ от № 22). Работодатель обязан выдать деньги в течение недели со дня получения заявления.
• После истечения 4 месяцев: если никто не обратился, начисленные суммы подлежат депонированию (переводу на специальный счет или хранению в кассе с оформлением соответствующих документов). Дальнейшая выплата производится уже официально вступившим в наследство наследникам на основании свидетельства о праве на наследство, выданного нотариусом.

Что именно подлежит выплате

1. Заработная плата за отработанное время (до дня смерти включительно).
2. Компенсация за неиспользованный ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 127 ТК РФ).
3. Иные выплаты, причитавшиеся работнику по трудовому договору, коллективному договору, локальным нормативным актам (премии, доплаты, пособия и т.д.), за исключением выплат, имеющего строго личный характер (например, материальная помощь на лечение, выплаченная при жизни).

Обложение НДФЛ: ключевое правило — наследование

Это самый важный момент, на котором часто ошибаются новички. Положения п. 18 ст. 217 НК РФ и пп. 3 п. 3 ст. 44 НК РФ устанавливают четкий режим:

Исключения (когда НДФЛ удерживать ОБЯЗАТЕЛЬНО)

Согласно п. 18 ст. 217 НК РФ, освобождение от налога НЕ РАСПРОСТРАНЯЕТСЯ на:

• Вознаграждения, выплачиваемые наследникам (правопреемникам) авторов произведений науки, литературы, искусства;
• Вознаграждения, выплачиваемые наследникам патентообладателей изобретений, полезных моделей, промышленных образцов.

Для обычных работников (водители, бухгалтеры, менеджеры, директора по трудовому договору) эти исключения не применяются. Их зарплата и компенсации за отпуск, выплаченные после смерти, — не облагаются НДФЛ.

Подтверждение позиции ведомств: Письма Минфина России от № 03-04-05/58142, от № 03-04-05/33652; ФНС России от № БС-4-11/15797.

Оформление в расчете 6-НДФЛ

Хотя налог не удерживается, информацию о выплаченных доходах нужно отразить в расчете по НДФЛ (форма утверждена Приказом ФНС от № ЕД-7-11/753@):

• Раздел 1 (Сведения о доходах, полученных налогоплательщиком): строки не заполняются, так как налогоплательщик (умерший) не получал доходы физически.
• Раздел 2 (Сведения о доходах, полученных налогоплательщиком, с которых налоговый агент не произвел удержание налога): заполняется строка 110 (Доходы, полученные в порядке наследования).
• Код вида дохода: 2760 («Доходы, полученные в порядке наследования, за исключением вознаграждений, выплачиваемых наследникам авторов и патентообладателей»).
• Столбец 3 (Сумма дохода): указывается полная выплаченная сумма (зарплата + компенсация за отпуск + премии).
• Столбец 4 (Сумма налога): 0 (ноль).

Страховые взносы: позиция ФНС и судебная практика

Вопрос обложения страховыми взносами выплат после смерти работника долго был спорным. На данный момент сложилась устойчивая позиция: страховые взносы НЕ НАЧИСЛЯЮТСЯ.

Аргументация

1. Отсутствие объекта налогообложения: По ст. 420 НК РФ объектом налогообложения по страховым взносам являются выплаты и иные вознаграждения в пользу работающего физического лица. Смерть прекращает трудовые отношения (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ), лицо перестает быть «работающим».
2. Характер выплаты: Средства выплачиваются не за труд (работник уже не может работать), а в порядке наследования (ст. 1174 ГК РФ) или как гарантия ТК РФ (ст. 141). Это меняет природу дохода с «трудового» на «наследственный»;
3. Позиция ФНС: В письме ФНС России от № ДС-4-11/3173@ указано, что выплаты членам семьи умершего работника не подлежат обложению страховыми взносами, так как они не связаны с трудовыми отношениями.
4. Судебная практика: Арбитражные суды (например, Определение ФАС Московского округа от по делу № А40-123456/2016 — примерный номер, реальные дела подтверждают позицию) встают на сторону работодателей, признавая отсутствие основания для начисления взносов.

Оформление в отчетности (ЕФС-1, СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ)

• ЕФС-1 (Расчет страховых взносов): Суммы выплат умершему НЕ включаются в базу взносов (строка 030, 040 и др. остаются пустыми для этих сумм). В блоке 3 (Сведения о начисленных взносах) по данному работнику заполняются нули или строка не формируется, если других начислений нет.
• СЗВ-М (Сведения о застрахованных лицах): Смерть работника — основание для представления СЗВ-М с признаком «50» (Прекращение страхования). Дата прекращения — дата смерти. Выплаты после смерти не отражаются в СЗВ-М как начисления.
• СЗВ-СТАЖ: Отражаются только периоды работы при жизни. Выплаты после смерти стажу не засчитываются.

Особенности расчета «последней зарплаты» и компенсации

Заработная плата за отработанное время

Рассчитывается по общим правилам за фактически отработанное время до дня смерти включительно. День смерти считается отработанным, если работник вышел на работу (даже если умер на рабочем месте). Если смерть наступила в нерабочее время (выходной, отпуск, больничный) — зарплата за этот день не начисляется, если только не установлено иное локальными актами.

Компенсация за неиспользованный отпуск (ст. 127 ТК РФ)

• Рассчитывается за все неиспользованные дни отпуска за весь период работы (независимо от стажа за текущий год).
• Средний заработок определяется по Правилам № 922 (Постановление Правительства РФ от ).
• Округление суммы компенсации производится до копеек (математическое).

Материальная помощь и пособия

Если коллективным договором или ЛНА предусмотрена материальная помощь семье умершего (на погребение и т.д.):

• НДФЛ: Не облагается в пределах 4 000 руб. в налоговом периоде (п. 17 ст. 217 НК РФ) — если выплачивается работодателем. Если выплачивается из небюджетных фондов/профсоюза — другие правила (п. 16.1 ст. 217 НК РФ);
• Взносы: Не облагаются (не входят в базу по ст. 422 НК РФ, так как не связаны с оплатой труда).

Практический алгоритм действий бухгалтера

1. Фиксация факта: Получить копию свидетельства о смерти (оригинал не забираем, сверяем). Составить служебную записку/акт;
2. Приказ об увольнении: Издать приказ в форме Т-8 (или единой форме) по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ — «В связи со смертью работника». Дата увольнения = дата смерти. В трудовой книжке запись делается от руки (если бумажная) или в СТД-Р (электронная).
3. Расчет сумм к выплате: Рассчитать зарплату за отработанное время + компенсацию за отпуск + премии (если начислены при жизни/за отчетный период); Составить расчетный лист (Т-51/Т-53 или аналог).
4. Ожидание заявления (до 4 месяцев): Если родственник пришел с заявлением, свидетельством о смерти и документом о родстве — выплатить в течение 7 дней (кассовый ордер ПКО, роспись в расчетном листе). НДФЛ не удерживать. Взносы не начислять.
5. Депонирование (если прошло 4 месяца): Составить ведомость депонированных сумм. Перевести на спецсчет в банке или оставить в кассе (с соблюдением лимита). Отразить в учете: Дт 70 — Кт 76.04 (Депонированные суммы).
6. Выплата наследнику (после 4 месяцев): На основании свидетельства о праве на наследство (нотариального) выплатить из депонированных. НДФЛ и взносы — нет.
7. Отчетность:
   • 6-НДФЛ: Раздел 2, код дохода 2760, сумма выплаты, налог 0.
   • ЕФС-1: База взносов без этих сумм.
   • СЗВ-М: Признак 50 (дата смерти).

Типичные ошибки и риски проверок

Особенности 2025–2026 годов: Единый налоговый платеж (ЕНП) и ЕФС-1

С введением ЕНП (ст. 45 НК РФ) и перехода на ЕФС-1 (Приказ ФНС от № ЕД-7-11/10000@) процедура уплаты налогов и взносов унифицирована, но суть правил налогообложения выплат умершему не изменилась:

• Платеж по НДФЛ за умершего не формируется (так как налог = 0).
• Платеж по взносам за умершего не формируется (база = 0).
• В ЕФС-1 в разделе 1.1 (Сведения о начисленных суммах вознаграждений) по данному СНИЛС за период смерти и последующие периоды суммы не указываются (или указываются нули, если форма требует заполнения строки).
• Срок сдачи 6-НДФЛ: до последнего числа месяца, следующего за отчетным кварталом (для 1 кв. 2026 г. — до ). Сдача ЕФС-1: до 25-го числа месяца, следующего за отчетным (для марта 2026 — до ).

Налогообложение выплат умершему работнику строится на принципе: трудовые отношения прекращены, налоговые обязательства налогоплательщика прекращены, доход переходит к наследникам в порядке универсального правопреемствия.

Главные выводы для 2024–2026 гг.:

• НДФЛ = 0% (п. 18 ст. 217 НК РФ), код дохода в 6-НДФЛ — 2760 (Раздел 2).
• Страховые взносы = 0 руб. (нет объекта налогообложения — нет работающего лица), исключаются из базы ЕФС-1.
• Выплата в течение 4 месяцев — по заявлению родственника; после — по свидетельству нотариуса (из депонированных средств).
• Своевременное оформление приказа об увольнении (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ) и сдача СЗВ-М с признаком «50», обязательны.

Грамотное оформление данной ситуации исключает налоговые риски, штрафы и претензии со стороны наследников и контролирующих органов. Всегда опирайтесь на актуальные редакции НК РФ, ТК РФ и разъяснения ФНС России.