Справка о доходах — это ключевой документ для назначения социальных выплат, пенсий, пособий по временной нетрудоспособности и иных мер государственной поддержки. С 1 января 2023 года в России произошли кардинальные изменения: функции Пенсионного фонда (ПФР) и Фонда социального страхования (ФСС) объединены в Социальный фонд России (СФР), а процесс предоставления сведений о заработке практически полностью перешел в электронный формат.

В этой статье подробно разберем, какая форма справки действует в 2024–2025 годах, когда она нужна работнику, как ее правильно заполнить работодателю и какие нюансы учитывать при обращении в архивы или МФЦ.

Какая справка нужна в 2024 году: новая форма вместо 2-НДФЛ и 182н

Раньше для целей СФР (ранее ФСС) использовалась справка по форме 182н (утверждена приказом Минтруда от № 182н), а для налоговых целей — 2-НДФЛ. Однако с пункт 4 части 1 статьи 4.1 Закона № 255-ФЗ и приказ 182н утратили силу в части предоставления справки для расчета пособий.

Важное обновление от : ФНС России приказом от № ЕД-7-11/274@ (в с ) утвердила единую форму справки о доходах и суммах налога физического лица. Теперь этот документ заменяет собой и старую 2-НДФЛ, и справку для СФР. В 1С и других системах учета она часто обозначается как «Справка о доходах и суммах налога физлица» или просто «Новая форма 2-НДФЛ».

Ключевые отличия новой формы:

• Универсальность: одна справка под все цели (банк, виза, СФР, налоговая).
• Коды вида дохода: используются коды по Приказу ФНС (например, 2000 — заработок, 2700, пособия по БИР).
• Разделение по источникам: если у работника было несколько работодателей или он получал пособия от СФР, сведения могут предоставляться раздельно или в сводном виде.
• Электронный приоритет: СФР получает данные напрямую через ЕФС-1, бумажная справка нужна в исключительных случаях.

Когда требуется бумажная справка о доходах?

Благодаря цифровизации (формат ЕФС-1, обновленный приказом СФР от № 2315), СФР автоматически получает сведения о начисленных страховых взносах и доходах застрахованных лиц ежемесячно. Поэтому для стандартных случаев (больничный, декретное, пособие по уходу за ребенком до 1.5 лет) работнику не нужно приносить справку от работодателя.

Бумажная справка (или ее электронный аналог из личного кабинета) требуется в случаях:

1. Работа у нескольких работодателей — для суммирования доходов (если СФР не успел загрузить данные со всех мест).
2. Периоды работы до 2023 года — если СФР не имеет архивных данных (например, работа в ликвидированной организации, ошибки в СНИЛС).
3. Исправление ошибок — если в ЕФС-1 были допущены неточности по суммам заработка или кодам вида дохода.
4. Назначение пенсии — для подтверждения стажа и заработка за советский период или периоды, не попавшие в ИЛС (индивидуальный лицевой счет).
5. Предоставление в банк, визовый центр, опеку — там все еще часто требуют справку по новой форме (бывшую 2-НДФЛ).
6. Самозанятые и ИП — для подтверждения доходов при добровольном страховании в СФР.

Кто и в какие сроки выдает справку?

Выдает: работодатель (бухгалтерия, кадры) или СФР (через ЛК, МФЦ, Госуслуги).

Срок выдачи работодателем: не позднее 3 рабочих дней с момента письменного обращения работника (ст. 62 ТК РФ, письмо ФНС от № БС-4-11/4544).

Срок действия: законом не установлен, но принимающие организации (банки, СФР) обычно требуют справку, выданную не ранее 30 календарных дней назад.

Как правильно заполнить справку в 2024 году (пошагово)

Заполнение производится в соответствии с Приказом ФНС от № ЕД-7-11/274@ (Приложения № 2–4).

Шаг 1. Шапка документа

• Код вида дохода: ставится в заголовке (например, «2000», основной заработок).
• Период: за какой календарный год или период выдается (обычно за 2 полных предшествующих года для пособий, или за текущий год для банка).
• Дата составления и Номер по порядку.

Шаг 2. Сведения о налоговом агенте (работодателе)

• Полное наименование / ФИО ИП.
• ИНН / КПП.
• Адрес место нахождения.

Шаг 3. Сведения о получателе дохода (работнике)

• ФИО полностью.
• ИНН (если есть).
• СНИЛС (обязательно для СФР).
• Дата рождения.
• Категория получателя (код: 01 — резидент, 02 — нерезидент).

Шаг 4. Табличная часть: Доходы и налог

Заполняется по строкам за каждый месяц или квартал (в зависимости от кода вида дохода).

Шаг 5. Подписи и печать

Подписывает руководитель или уполномоченное лицо (бухгалтер). Печать ставится по желанию организации (с 2023 г. для ИП и многих ООО печать не обязательна, но СФР и банки ее часто просят).

Типичные ошибки при заполнении

• Старый бланк: использование формы 182н или старой 2-НДФЛ (до ) — документ не примут;
• Отсутствие СНИЛС: критично для СФР, без него не идентифицируется застрахованное лицо.
• Неверные коды вида дохода: например, код 2000 вместо 2700 (пособие по БИР), приведет к ошибке в расчете среднего заработка.
• Неполные периоды: пропущены месяцы работы или периоды нетрудоспособности.
• Расхождение с ЕФС-1: суммы в справке не совпадают с сданной отчетностью — вызовет запрос от СФР.

Справка из архива: как получить, если организация ликвидирована

Если работодатель прекратил деятельность, справку о заработке (стаже) нужно запрашивать в архивных учреждениях.

Куда обращаться:

• Государственный архив региона (для госучреждений).
• Архив последнего местонахождения организации (для комерческих фирм).
• МФЦ (подача заявления «Направление архивного запроса»).
• Сайт Росархива (rosarchives.gov.ru) — единая система обращений.

Сроки: до 30 дней (может продлеваться). Стоимость: для пенсионных целей — бесплатно, для иных — по тарифам архива.

Автоматизация в 1С:ЗУП 3.1

Начиная с версий 3.1.27.229 и 3.1.29.62 в программу «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.1) добавлена поддержка новой формы справки в соответствии с письмом ФНС от № БС-4-11/4544.

Алгоритм в 1С:

1. Обновить конфигурацию до актуального релиза.
2. Перейти в раздел «Отчеты для СФР / Налоговой» -> «Справки о доходах».
3. Выбрать «Справка о доходах и суммах налога физлица (новая форма)».
4. Указать период, сотрудников, код вида дохода.
5. Сформировать и проверить на соответствие данным ЕФС-1.
6. Распечатать или выгрузить в XML для отправки через ЭДО/ЛК СФР.

Образец заполнения (текстовый шаблон)

СПРАВКА О ДОХОДАХ И СУММАХ НАЛОГА ФИЗИЧЕСКОГО ЛИЦА
Код вида дохода: 2000
За 2023 год
№ 123 от г.

НАЛОГОВЫЙ АГЕНТ:
ООО "Ромашка"
ИНН ### / КПП 770101001
Адрес: г. Москва, ул. ###, д. 1

ПОЛУЧАТЕЛЬ ДОХОДА:
Иванов Иван Иванович
ИНН ###1
СНИЛС 123-456-789 00
Дата рождения: 
Категория: 01 (Резидент РФ)
ТАБЛИЦА ДОХОДОВ:
Месяц | Код вида дохода | Сумма дохода (руб.) | Сумма НДФЛ (руб.) | Основание
01 | 2000 | 85 000.00 | 11 050.00 | Приказ № 5 от 
02 | 2000 | 85 000.00 | 11 050.00 | Приказ № 5 от 
... | ... | ..; | ... | ...
12 | 2000 | 95 000.00 (с prém) | 12 350.00 | Приказ № 245 от 
ИТОГО:| | 1 050 000.00 | 136 500.00 |

Руководитель: _____________ /Петров П.П./
Гл. бухгалтер: _____________ /Сидорова С.С./
М.П. (при наличии)

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Сколько справок выдадут, если я получал разные пособия?

Сведения о доходах по всем страховым случаям, случившимся в период работы у одного работодателя, представлены в одной справке (разделенными строками с разными кодами вида дохода: 2700 — БИР, 2760 — уход за ребенком и т.д.).

Нужно ли писать заявление на получение справки?

Согласно ст. 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать справку по письменному заявлению работника. Устная просьба не фиксирует сроки. Рекомендуем писать заявление в свободной форме с указанием цели (для СФР, для банка, за какой период).

Можно ли получить справку через Госуслуги?

Да. В личном кабинете Госуслуг / ЛК СФР доступна услуга «Получение справки о доходах (пособиях)». Она формируется на основании данных ЕФС-1. Для банков часто подходит, но некоторые требуют оригинал с живой подписью и печатью работодателя.

Что делать, если в справке ошибка?

Обратитесь к работодателю с заявлением об исправлении. Работодатель выпускает исправленную справку (с пометкой «Исправленная», ссылкой на номер и дату предыдущей) и сдает корректирующую ЕФС-1 в СФР.

Резюме: чек-лист для работодателя и работника

Статья подготовлена на основании действующего законодательства (Закон № 255-ФЗ, Законы о СФР, Приказы ФНС и СФР) по состоянию на 2024 год. Перед оформлением документов рекомендуется проверить актуальность форм на сайтах nalog.gov.ru и sfr.gov.ru.