Компании нередко привлекают физических лиц по гражданско-правовым договорам (ГПХ) — на выполнение работ или оказание услуг. Помимо вознаграждения заказчик часто компенсирует исполнителю расходы: проезд‚ проживание‚ материалы‚ инструменты‚ связь. Возникает вопрос: нужно ли удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы с таких компенсационных выплат? Разберёмся подробно.
Что такое договор ГПХ и кто платит налоги
Договор ГПХ, это соглашение между заказчиком и исполнителем на выполнение конкретной работы или оказание услуги. В отличие от трудового договора‚ он регулируется Гражданским кодексом‚ а не Трудовым.
Если исполнитель — обычное физическое лицо (не ИП и не самозанятый)‚ заказчик выступает налоговым агентом и обязан:
- удержать и перечислить в бюджет НДФЛ с каждой выплаты (ст. 226 НК РФ);
- начислить страховые взносы на обязательное пенсионное и медицинское страхование;
- отразить выплаты в отчётности (6-НДФЛ‚ Расчёт по страховым взносам‚ персонифицированные сведения).
Если у исполнителя есть статус ИП или самозанятого‚ налоги и взносы за него платить не нужно — расходы заказчика ограничиваются вознаграждением‚ прописанным в договоре.
Облагается ли компенсация расходов НДФЛ
По общему правилу доходом исполнителя признаётся вся сумма‚ выплаченная по договору. Однако компенсация документально подтверждённых расходов‚ связанных с исполнением договора‚ не облагается НДФЛ на основании п. 2 ст. 209 и п. 3 ст. 217 НК РФ.
К таким расходам относятся:
- проезд к месту выполнения работ и обратно;
- проживание (например‚ при выезде в другой город);
- приобретение материалов и инструментов‚ необходимых для выполнения работ;
- иные затраты‚ прямо связанные с исполнением договора.
Минфин в письме от № 03-04-06/8582 подтверждает: НДФЛ с компенсационных выплат на проживание и проезд исполнителя по ГПД удерживать не нужно — при условии‚ что расходы подтверждены документально.
Страховые взносы с компенсации расходов
Согласно п. 1 ст. 422 НК РФ‚ не облагаются страховыми взносами суммы возмещения расходов исполнителя‚ связанных с выполнением работ или оказанием услуг по договору ГПХ. Чтобы исключить эти суммы из облагаемой базы‚ необходимо:
- Прописать компенсацию в договоре — отдельным пунктом указать‚ что заказчик возмещает расходы исполнителя‚ их состав и порядок подтверждения.
- Получить подтверждающие документы — чеки‚ билеты‚ счета гостиниц‚ квитанции‚ акты.
- Отразить суммы в Расчёте по страховым взносам — компенсация указывается в составе выплат‚ но в необлагаемой части.
Отдельно отметим: не облагаются взносами выплаты по ГПД на возмещение расходов добровольцев (волонтёров).
Условия освобождения от налогов: чек-лист
- Компенсация выделена в договоре отдельно от вознаграждения;
- расходы фактически понесены и связаны с исполнением договора;
- есть платёжные документы (чеки‚ БСО‚ билеты‚ счета);
- размер компенсации соответствует подтверждённым затратам.
Если документов нет или компенсация выплачена фиксированной суммой без подтверждения‚ налоговая может признать её доходом исполнителя и доначислить НДФЛ и взносы.
Ставки НДФЛ по договорам ГПХ
Если выплата всё же признаётся доходом (например‚ вознаграждение)‚ ставки зависят от налогового статуса исполнителя:
- резиденты РФ — 13–22% (прогрессивная шкала);
- нерезиденты — 30%;
- граждане стран ЕАЭС — 13–22%;
- беженцы — 13–15%.
Бухгалтерский учёт и отчётность
В учёте заказчика операции отражаются типовыми проводками: начисление вознаграждения и компенсации (Дт 20‚ 26‚ 44 — Кт 76)‚ удержание НДФЛ (Дт 76 — Кт 68)‚ начисление взносов (Дт 20‚ 26‚ 44 — Кт 69)‚ выплата исполнителю (Дт 76 — Кт 50‚ 51).
Компенсация расходов отражается в Расчёте по страховым взносам в общей сумме выплат‚ но исключается из базы для начисления взносов. В 6-НДФЛ необлагаемая компенсация‚ как правило‚ не показывается.
Компенсация расходов исполнителя по договору ГПХ не облагается НДФЛ и страховыми взносами‚ если она предусмотрена договором и подтверждена документально. Грамотное оформление — отдельный пункт в договоре и полный пакет оправдательных документов, защитит компанию от претензий налоговых органов и доначислений.