Правильное начисление отпускных — одна из ключевых задач кадровика и бухгалтера. Ошибки в настройках программы 1С ведут к некорректному расчету среднего заработка, нарушению сроков выплаты и рискам штрафов со стороны трудовой инспекции. В данной статье подробно разберем алгоритм настройки и проведения начислений в актуальных редакциях 1С:ЗУП 3.1 (Зарплата и управление персоналом) и 1С:Бухгалтерия 3.0 (БП).

Подготовительная настройка справочников

Прежде чем создавать документы начисления, необходимо убедиться в корректности базовых настроек. Это фундамент, на котором строится расчет среднего заработка.

Виды расчетов (ЗУП) / Виды доходов (БП)

• Отпуск основной: Должен иметь алгоритм «Отпускной» (в ЗУП) или тип начисления «Отпускные» (в БП).
• Отпуск дополнительный: Настраивается аналогично, но с указанием основания (вредные условия, нестандартный рабочий день и т.д.).
• Проверка параметра «Включать в средний заработок»: Для всех видов оплат, которые должны учитываться при расчете отпускных (оклад, премии, надбавки, региональные коэффициенты), в карточке вида расчета на вкладке «Средний заработок» должна стоять галочка «Включать в средний заработок».

Графики работы

Корректный расчет количества дней отпуска и среднего дневного заработка зависит от графика работы сотрудника.

• Пятидневка / Шестидневка: Убедитесь, что у сотрудника в карточке (или в трудовом договоре) назначен верный график.
• Сменные графики / Суммированный учет: Для таких сотрудников отпуск предоставляется в календарных днях, но расчет среднего заработка имеет нюансы (деление на фактически отработанные часы). В 1С ЗУП 3.1 для этого используется документ «График сменности».

Региональные коэффициенты и надбавки

Согласно актуальным разъяснениям ФНС (включая недавние письма), районные коэффициенты и надбавки за стаж работы на Крайнем Севере включаются в средний заработок для расчета отпускных, но не подлежат выделению при расчете НДФЛ из суммы отпускных (они уже облагались при начислении основного заработка). В 1С это настраивается автоматически, если видам расчетов «Районный коэффициент» и «Полярная надбавка» присвоен верный код дохода по классификатору ФНС и настроено включение в средний.

Настройка расчетного периода

Расчетный период, это 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. В 1С он определяется автоматически на основании даты начала отпуска в документе.

Исключение периодов из расчетного

Согласно ст. 139 ТК РФ и Постановлению № 922, из расчетного периода исключаются периоды, когда работник не работал и сохранял заработок (больничный, прошлые отпуска, простои по вине работодателя и т.д.).

В 1С ЗУП 3.1: Настройка находится в справочнике «Виды расчетов» -> вкладка «Средний заработок» -> группа «Периоды исключения из расчетного». Для больничных, отпусков, простоев должны стоять галочки «Исключать из расчетного периода».

В 1С БП 3.0: Аналогичные настройки в справочнике «Виды доходов» на вкладке «Налоги, взносы, учет» -> «Средний заработок».

Неполный расчетный период

Если сотрудник работал менее 12 месяцев, 1С автоматически определяет неполный период. Важно проверить дату приема на работу в документе «Прием в организацию».

Процесс начисления: пошаговый алгоритм

Шаг 1. Документ «Начисление отпускных» (ЗУП) / «Начисление заработка» (БП)

1. Перейдите в раздел Зарплата и кадры -> Начисления -> Начисление отпускных (ЗУП) или Зарплата -> Начисления -> Начисление заработка (БП, вид операции «Отпускные»).
2. Заполните шапку: Организация, Период регистрации (месяц выплаты), Сотрудник.
3. На вкладке Основной отпуск (или Дополнительный):
   • Вид отпуска: Основной ежегодный / Дополнительный.
   • Дата начала / Дата окончания: Календарные даты отпуска.
   • Количество дней: Заполняется автоматически по графику работы (можно скорректировать вручную, если отпуск предоставляется частями).
   • Основание: Приказ/Распоряжение (номер, дата).

Шаг 2. Заполнение табеля учета рабочего времени

Критически важно: Перед расчетом отпускных табель за расчетный период должен быть полностью заполнен и проведен. 1С берет отработанное время из табеля. Если табель пуст или не проведен, средний заработок будет рассчитан неверно (часто как 0 или только по окладу).

Шаг 3. Расчет и анализ среднего заработка

Нажмите кнопку «Рассчитать» (или «Заполнить» -> «Рассчитать средний заработок»). После расчета обязательно откройте форму «Анализ среднего заработка» (кнопка в документе или контекстное меню).

Что проверять в Анализае среднего заработка:

• Сумма заработка за расчетный период: Сравните с ведомостью начислений за 12 месяцев. Все ли премии, надбавки, коэффициенты попали в базу?
• Отработанное время: Совпадает ли с табелем? Есть ли «лишние» дни (выходные, праздники, попадающие в отпуск)?
• Исключенные периоды: Проверьте блок «Периоды, исключенные из расчетного». Все ли больничные/простои учтены?
• Среднедневной/Среднечасовой заработок: Проверьте арифметику: Заработок / Время.
• Праздничные дни: Если в отпуск попадают государственные праздники (ст. 120 ТК РФ), они не оплачиваются как отпускные и не включаются в срок отпуска. 1С обычно переносит дату окончания или уменьшает сумму. Проверьте строку «Праздничные дни» в анализе.

Специфические настройки и сложные случаи

Премии за прошедшие периоды (квартальные, годовые)

Если за расчетный период начислена премия за период, выходящий за его пределы (например, годовая премия за прошлый год, выплаченная в текущем), она включается в средний заработок пропорционально отработанному времени.

Настройка в ЗУП: В виде расчета «Премия» на вкладке «Средний заработок» -> «Пропорциональное включение в средний заработок» -> установить «По отработанному времени». В документе начисления премии нужно заполнить вкладку «Период действия премии».

Индексация отпускных при повышении тарифов

Если в расчетном периоде или в месяце отпуска был повышен оклад/тарифные ставки (повышение зарплаты всем или группе сотрудников), отпускные подлежат индексации.

В 1С ЗУП 3.1: Используйте документ «Индексация среднего заработка» (раздел Зарплата -> Все документы -> Индексация среднего заработка). Укажите документ-основание (Приказ о повышении зарплат), период повышения и коэффициент. После проведения документа пересчитайте отпускные.

Отпуск за счет будущих периодов (до отработки 6 месяцев)

По общему правилу (ст. 122 ТК РФ), первый отпуск предоставляется после 6 месяцев работы. Исключения: несовершеннолетние, женщины перед/после декрета, усыновители и др.

В 1С при попытке оформить отпуск до 6 месяцев программа выдаст предупреждение/ошибку контроля. Для исключений нужно в документе «Начисление отпускных» на вкладке «Дополнительно» установить флаг «Предоставлять до отработки 6 месяцев» (если есть основание) или оформить как «Отпуск без сохранения заработка» (по желанию работника, ст. 128 ТК РФ).

Взаиморасчет при увольнении (Компенсация неиспользованного отпуска)

Настраивается отдельным видом расчета «Компенсация неиспользованного отпуска». Алгоритм расчета среднего заработка идентичен основному отпуску. Важно: компенсация подлежит страховым взносам, но не подлежит НДФЛ в части, не превышающей норму (28 календарных дней), — на практике в 1С это учитывается автоматически при правильной настройке вида дохода (код дохода 2000 в БП / настройка НДФЛ в ЗУП).

Налоговый учет и взносы (НДФЛ, ОПС/ОМС/ОСС/ОНС)

Типовые ошибки и способы их устранения

1. Ошибка: «Средний заработок = 0» или очень низкий.
   • Причина: Не заполнен/не проведен Табель учета рабочего времени за расчетный период.
   • Решение: Заполните табель, проведите его, пересчитайте документ отпускных (кнопка «Рассчитать» с очисткой).
2. Ошибка: Премия не попала в средний заработок.
   • Причина: У вида расчета «Премия» снята галочка «Включать в средний заработок» или не заполнен «Период действия премии» в документе начисления премии.
   • Решение: Исправьте настройку вида расчета (ретроактивно не действует, нужен перерасчет) или заполните период действия в документе премии и перепроведите его.
3. Ошибка: Праздничный день не исключен из срока/оплаты.
   • Причина: В производственном календаре на год отпуска не установлен праздничный день или график работы сотрудника некорректен.
   • Решение: Проверьте «Производственные календари» (Администрирование -> Производственные календари) и график работы сотрудника.
4. Ошибка: Неверный расчет при суммированном учете.
   • Причина: Используется расчет по календарным дням вместо часового.
   • Решение: У сотрудника должен быть график «Суммированный учет». В документе отпускных дни указываются в календарных, но расчет среднего идет по часам (Среднечасовой заработок * Отработанные часы в отпуске). Проверьте анализ среднего — там должна быть вкладка «По часам».

Контрольные отчеты перед зарплатным проектом

Перед выгрузкой в банк и сдачей отчетности (ЕФС-1, 6-НДФЛ) рекомендуется сформировать:

• Ведомость начисления отпускных (Зарплата -> Отчеты -> Ведомости -> Ведомость начисления отпускных) — для сверки сумм к выплате.
• Анализ среднего заработка по организации (ЗУП: Зарплата -> Отчеты -> Анализ среднего заработка) — массовая проверка всех сотрудников, ушедших в отпуск в месяце.
• Реестр начислений к выплате — сверка с банковским реестром.
• ЕФС-1 (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ) — проверка отражения дней отпуска в страховом стаже (код «О» в СЗВ-ТД).

Обновления платформы и конфигураций

1С регулярно выпускает обновления (релизы), меняющие алгоритмы расчета в соответствии с изменениями трудового и налогового законодательства (например, изменения в порядке расчета НДФЛ с 2024 года, новые правила выплаты отпускных при совмещении, изменения в ЕФС-1).

Обязательное правило: Перед расчетом отпускных в новом месяце/квартале обновите конфигурацию до последнего актуального релиза (через «Администрирование» -> «Поддержка и обновления» или 1С:Fresh).

Настройка начисления отпускных в 1С — это не разовое действие, а процесс поддержания актуальности справочников (виды расчетов, графики, производственные календари), своевременного заполнения табелей и грамотного анализа среднего заработка перед проведением документов. Использование встроенных инструментов контроля («Анализ среднего заработка», отчеты по ЕФС-1) позволяет минимизировать риски ошибок и обеспечить соблюдение прав сотрудников и требований контролирующих органов.

Данная статья носит информационный характер и основана на функционале типовых конфигураций 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерия 3.0 на дату публикации. Для решения специфических вопросов рекомендуется обращаться к профильным специалистам или в службу техподдержки 1С.