Отпуск без сохранения заработной платы (часто называемый «неоплачиваемый отпуск» или «отпуск за свой счет») — это период, когда сотрудник освобождается от работы с сохранением места работы, но без выплаты заработной платы․ В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3․0 (ЗУП) оформление такого отпуска имеет свои нюансы, отличающиеся от обычного ежегодного оплачиваемого отпуска․ В данной статье подробно разберем алгоритм создания документа, особенности расчета, влияние на стаж и отражение в отчетности․

Нормативная база и виды отпусков без сохранения ЗП

Согласно ст․ 128 ТК РФ, работодатель обязан предоставить неоплачиваемый отпуск определенным категориям работников (ветераны, пенсионеры, родители многосемейных семей, работники, женившиеся/родившимся ребенок и др․) на срок до 5, 14 или 30 календарных дней․ Также стороны могут договориться об отпуске по иным причинам (по соглашению сторон) на любой срок․

В 1С:ЗУП 3․0 существует два основных вида документов для оформления:

• Приказ на отпуск без сохранения заработной платы — основной документ для оформления отпуска по соглашению сторон или по причинам ст․ 128 ТК РФ․
• Приказ на отпуск по уходу за ребенком — специальный документ для отпуска до 1,5 или 3 лет (хотя он часто рассматривается отдельно, технически это тоже период без сохранения ЗП, за исключением пособий)․

Пошаговое создание приказа в 1С:ЗУП 3․0

Шаг 1․ Переход к созданию документа

1. Откройте раздел «Кадры» (или «Персонал» в старых версиях интерфейса)․
2. В группе «Отпуска» выберите «Приказы на отпуск без сохранения заработной платы»․
3. Нажмите кнопку «Создать»․

Шаг 2․ Заполнение шапки документа

• Организация: выберите организацию (если их несколько)․
• Номер: присваивается автоматически, можно скорректировать․
• Вид отпуска: выберите из справочника «Виды отпусков без сохранения заработной платы»․
  • По соглашению сторон (общий случай)․
  • По уходу за ребенком (если не используете отдельный приказ на уход за ребенком)․
  • По причинам ст․ 128 ТК РФ (для льготных категорий)․

Шаг 3․ Заполнение табличной части «Сотрудники»

Нажмите «Добавить» и заполните строку для каждого сотрудника:

• Сотрудник: выберите из списка․
• Дата начала: первый день отпуска․
• Дата окончания: последний день отпуска․
• Количество дней: рассчитывается автоматически по календарным дням․
• Основание: выберите основание (Заявление, Договор, Приказ и т․д․) и укажите номер/дату заявления сотрудника․
• Причина: текстовое поле (например, «По соглашению сторон», «Уход за ребенком», «По семейным обстоятельствам»)․

Шаг 4․ Проведение и печать

• Нажмите «Провести и закрыть»․ Документ создаст запись в регистре «Отпуска сотрудников» со статусом «Неоплачиваемый»․
• Используйте кнопку «Печать» для формирования Приказа (формы Т-6 или единой формы) и Заявления․

Особенности расчета и начислений

Важный принцип: Документ «Приказ на отпуск без сохранения заработной платы» не создает начислений (заработной платы)․ Он лишь фиксирует отсутствие сотрудника на работе с сохранением места․

Влияние на расчет заработной платы (Документ «Начисление заработной платы»)

При расчете зарплаты за период, в который попадает неоплачиваемый отпуск:

• Дни отпуска исключаются из отработанного времени․
• Заработная плата рассчитывается только за фактически отработанное время․
• Если сотрудник ушел в неоплачиваемый отпуск на полный календарный месяц — зарплата за этот месяц будет равна 0 (за исключением выплат, не зависящих от отработанного времени, например, материальной помощи, если она предусмотрена)․

Влияние на расчет среднего заработка (Отпускные, Больничные, Пособия)

Периоды отпуска без сохранения ЗП исключаются из расчетного периода при определении среднего заработка (ПП РФ № 922, п․ 5):

• Дни неоплачиваемого отпуска не учитываются в количестве календарных дней расчетного периода․
• Суммы начислений за эти дни (их нет) не включаются в базу․
• Исключение: Если расчетный период полностью состоит из периодов, исключаемых из расчета (например, сотрудник был в неоплачиваемом отпуске весь год), средний заработок определяется исходя из тарифной ставки (оклада) на момент расчета․

Оценочные обязательства (Резервы на отпуска)

Поскольку заработная плата не сохраняется, резерв на отпускные (оценочное обязательство) по этим дням не формируется․ В отчете «Оценочные обязательства по отпускам» такие дни не будут создавать долга организации перед сотрудником․

Сложные кейсы: Сочетание с больничным и уходом за ребенком

Частая ситуация из практики (указанная в исходных данных): Больничный по родам -> Отпуск без сохранения ЗП (или по уходу за ребенком)․

Сценарий: Больничный заканчивается 27․01, Отпуск начинается 28․01

1. Документ «Лист нетрудоспособности»: Дата окончания — 27․01․ Документ проводится, начисляет пособие по временной нетрудоспособности․
2. Документ «Приказ на отпуск без сохранения ЗП» (или «Приказ на отпуск по уходу за ребенком»): Дата начала — 28․01․
3. В отчете «Справка-стаж» / «Персональные карточки» / «Отчет по кадровым документам»: Эти события отобразятся разными строками, так как это разные кадровые события с разными кодами в табеле учета рабочего времени:
   • Строка 1: Больничный (Код «Б» / 03) — 27․01․
   • Строка 2: Отпуск без сохранения ЗП (Код «ОЗ» / 16) или Уход за ребенком (Код «ОЖ» / 15) — с 28․01․

Совет: Не пытайтесь объединить это в один документ․ В 1С ЗУП это разные регистры: «Нетрудоспособность» и «Отпуска сотрудников»․ Правильная последовательность проведения документов по датам гарантирует корректный табель и расчеты․

Отражение в Табеле учета рабочего времени

При заполнении табеля (документ «Табель учета рабочего времени организации») дни отпуска без сохранения ЗП заполняются кодом:

• ОЗ (16) — Отпуск без сохранения заработной платы (по соглашению сторон или ст․ 128 ТК РФ)․
• ОЖ (15) — Отпуск по уходу за ребенком (до 1,5 или 3 лет)․

Если приказ проведен, табель при автоматическом заполнении (кнопка «Заполнить») подтянет эти коды за соответствующие даты․

Проводки по зарплате (Бухгалтерия 3․0 / ЗУП 3․0 — Регламентированный учет)

Поскольку начислений нет, проводок Дт 20/26/44 Кт 70 по зарплате за эти дни не возникает․

Однако, если организация создает резерв на оплату ежегодного отпуска (оценочное обязательство), то период неоплачиваемого отпуска не увеличивает этот резерв․ При расчете резерва (документ «Расчет оценочных обязательств») программа учитывает только дни, дающие право на оплачиваемый отпуск (фактическую работу, оплачиваемые отпуска, больничные и т․д․)․ Дни «ОЗ» в стаж за оплачиваемый отпуск не идут (ст․ 121 ТК РФ), поэтому резерв на них не начисляется․

Ввод начальных остатков (При переходе на ЗУП 3․0)

Если вы вводите начальные остатки по оценочным обязательствам (резервам на отпуска) на дату начала работы в программе:

• В документе «Ввод начальных остатков по оценочным обязательствам» указывается задолженность по дням неиспользованного оплачиваемого отпуска․
• Дни неоплачиваемого отпуска в этот остаток не включаются, так как по ним нет денежной задолженности перед сотрудником․

Типичные ошибки и как их избежать

Отчетность и контроль

Для проверки корректности оформления используйте отчеты:

• «Отпуска сотрудников» (Раздел «Кадры» -> «Отчеты»): покажет все периоды отпусков с видами и кодами․
• «Табель учета рабочего времени» (Раздел «Зарплата» -> «Отчеты»): визуальный контроль кодов (ОЗ, ОЖ) по дням․
• «Анализ зарплаты» / «Ведомость начислений»: проверка того, что за дни ОЗ начислений нет․
• «Справка-стаж» (СЗВ-ТРУД / СЗВ-СТАЖ): периоды отпуска без сохранения ЗП по уходу за ребенком (до 1․5 лет) включаются в страховой стаж (код 3 в СЗВ-ТРУД), а просто по соглашению сторон (свыше 14 дней в году) — не включаются в стаж пенсионный (но учитываются в стаже для пособий по безработице и т․д․)․ 1С ЗУП 3․1 корректно формирует СЗВ-ТРУД с нужными кодами при правильном выборе «Вида отпуска» в приказе․

Резюме

Оформление отпуска без сохранения заработной платы в 1С:ЗУП 3․0 — процедура стандартная, но требующая внимательности к выбору вида отпуска и датам․ Ключевые моменты:

1. Используйте документ «Приказ на отпуск без сохранения заработной платы»․
2. Выбирайте правильный Вид отпуска (По соглашению сторон / Ст․ 128 ТК РФ / Уход за ребенком)․
3. Помните: начислений нет, резерв на отпускные не формируется, в средний заработок дни не попадают․
4. При сочетании с больничным — оформляйте два разных документа с последовательными датами․
5. Контролируйте через Табель (коды ОЗ/ОЖ) и отчет «Отпуска сотрудников»;

Грамотное оформление в программе избавит от ошибок в расчете зарплаты, формировании отчетности в СФР (ПФР) и возможных претензий со стороны инспекций труда․