Вопрос об оформлении отпуска без сохранения заработной платы (часто называемого «отпуском за свой счет») для генерального директора вызывает много споров на практике. Главная сложность заключается в двойственной природе директора: он является и работником (подчиняется ТК РФ), и единоличным исполнительным органом юрлица (действует от имени компании). Ниже подробно разберем правовые основания, порядок оформления и риски.

Правовая база: статья 128 ТК РФ и статья 263 ТК РФ

Общие правила для всех работников закреплены в ст. 128 ТК РФ. Она делит основания на три категории:

1. Безусловные основания (работодатель обязан предоставить): пенсионерам по возрасту (до 14 календарных дней), инвалидам (до 60 календарных дней), участникам ВОВ, работникам по рождению ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников (до 5 календарных дней) и др.
2. Условные основания (по соглашению сторон): «по семейным обстоятельствам и иным уважительным причинам». Здесь работодатель имеет право отказать.
3. Основания, установленные коллективным договором: если они есть в локальном нормативном акте.

Для руководителей организаций дополнительно действует ст. 263 ТК РФ. Она устанавливает, что условия труда руководителя определяются трудовым договором, заключаемым с уполномоченным органом собственника (учредителями, советом директоров и т.д.). Это означает, что порядок предоставления отпусков (в т.ч. без сохранения ЗП) может быть детально прописан в трудовом договоре директора.

Кто имеет право принять решение?

Это ключевой момент. Поскольку директор — это лицо, действующее от имени работодателя, он не может сам подписать приказ о своем отпуске (ни основном, ни без сохранения ЗП). Это грубое нарушение корпоративного управления и основания для аннулирования приказа.

• В ООО с одним участником: Решение принимает единственный участник (протокол решения единственного участника).
• В ООО с несколькими участниками: Решение принимает Общее собрание участников (протокол собрания).
• В АО (ПАО/НАО): Решение принимает Совет директоров (Наблюдательный совет) или Генеральное собрание акционеров (в зависимости от Устава и полномочий).
• В некоммерческих организациях: Решение принимает Высший коллегиальный орган (Совет, Президиум, Конференция и т.д.).

Порядок оформления: пошаговая инструкция

Шаг 1. Заявление от директора (если инициатива от него)

Директор пишет заявление на имя уполномоченного органа (участника, совета директоров) с просьбой предоставить отпуск без сохранения ЗП на определенный период с указанием причины (например, «по семейным обстоятельствам»).

Шаг 2. Протокол уполномоченного органа

Орган, имеющий право назначать/увольнять директора, проводит заседание (или опрос) и принимает решение: «Предоставить Генеральному директору Иванову И.И. отпуск без сохранения заработной платы с по (10 календарных дней) по семейным обстоятельствам».

Шаг 3. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска

На основании протокола издается приказ. Подписывает его уполномоченное лицо (председатель совета директоров, единственный участник и т.д.). В приказе обязательно указывается основание (протокол № от даты) и ссылка на ст. 128 ТК РФ.

Шаг 4. Ознакомление под роспись

Директор ознакомляется с приказом под роспись. Поскольку он сам является руководителем, часто практикуется ознакомление секретарем или уполномоченным сотрудником кадрового отдела, либо роспись в протоколе заседания считается достаточным (но безопаснее — отдельная роспись на приказе).

Шаг 5. Запись в трудовой книжке / СТД-Р

В трудовую книжку (или в СТД-Р) запись НЕ вносится. Отпуск без сохранения ЗП не прерывает трудовой стаж (в пределах 14 дней в году — для исчисления стажа, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск, и пенсионного стажа), но запись в ТК делается только при увольнении или переводе. В карточке учета рабочего времени (табеле) ставится код «ОД» (код 37) или «ОЗ» (в зависимости от используемой формы табеля, обычно «ОД» — отпуск дополнительный/без сохранения зарплаты).

Сроки и ограничения

• Максимальная продолжительность: ТК РФ не устанавливает жесткий максимум для отпусков по соглашению сторон (п. 2 ст. 128 ТК РФ). Однако для исчисления трудового стажа (для ежегодного отпуска) засчитывается не более 14 календарных дней в году (п. 2 ст. 121 ТК РФ). Если отпуск дольше 14 дней, «лишние» дни не засчитываются в стаж для оплачиваемого отпуска (но засчитываются в страховой стаж для пенсии в полном объеме).
• Минимальная продолжительность: Не установлена, можно предоставить даже на 1 день.
• Разбивка на части: Возможна по соглашению сторон.

Финансовые и налоговые последствия (Важно!)

Существует распространенный миф, что в период отпуска без сохранения ЗП компания полностью освобождается от платежей по директору. Это не так.

Страховые взносы

Согласно ст. 425 Налогового кодекса РФ, объектом налогообложения страховыми взносами является вознаграждение, выплачиваемое физическим лицам. В период отпуска без сохранения ЗП заработная плата не начисляется, а значит, база для взносов = 0. Страховые взносы (ПФР, ФОМС, ФСС) за директора в этот период не начисляются и не уплачиваются.

Примечание: Информация в промпте про «страховые взносы рассчитываются» вероятно относится к ситуации, когда директору выплачивается дивиденды или иные доходы, не связанные с трудовой деятельностью, или к минимальной оплате труда (МРОТ), если директор работает неполное время. Но в чистом отпуске без ЗП взносов нет.

НДФЛ

Так как дохода нет, налоговый агент (компания) не удерживает и не перечисляет НДФЛ. В справке 2-НДФЛ за год этот период просто не будет отражен как доход.

Ежегодный оплачиваемый отпуск

Период отпуска без сохранения ЗП свыше 14 дней в рабочем году не включается в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск (п. 2 ст; 121 ТК РФ). Это означает, что дата ежегодного отпуска «сдвинется» вперед на количество дней, превышающих 14.

Может ли работодатель (учредители) отправить директора в такой отпуск принудительно?

Нет. Статья 128 ТК РФ не дает работодателю права односторонне отправить работника в отпуск без сохранения ЗП. Это возможно только:

• По заявлению работника (директора);
• По соглашению сторон (пункт 2 ст. 128 ТК РФ).

Если учредители хотят «убрать» директора на время без зарплаты против его воли, это незаконно. В таком случае у учредителей есть только два законных пути:

1. Прекратить трудовые отношения (увольнение) по соответствующим основаниям (ст. 278 ТК РФ, по истечении срока договора, по решению собственника и т.д.).
2. Назначить директора в отпуск за свой счет только с его письменного согласия.

Любая попытка принудительного оформления приказа будет признана судом незаконной, с восстановлением на работе и выплатой заработной платы за время вынужденного прогула.

Особенности для ИП и учредителей, являющихся директорами

• ИП не может быть нанят на работу по трудовому договору у себя же. У ИП нет трудовой функции в отношении себя. Статья 128 ТК РФ не применяется. ИП просто не работает, платит фиксированные взносы за себя обязательно (даже если не ведет деятельность), если не приостановил деятельность.
• Учредитель (участник), работающий генеральным директором по трудовому договору: К нему применяются общие правила ст. 128 ТК РФ. Он пишет заявление сам себе (как работнику), а решение подписывает как участник (протокол участника). Формально это допустимо, но требует строгого соблюдения процедуры: два разных документа в разных качествах.

Типичные ошибки и риски

Резюме: чек-лист для безопасного оформления

1. Есть письменное заявление от директора (или протокол с его согласием).
2. Причина указана (для безусловных оснований — документ-подтверждение: справка из ЗАГС, медсправка и т.д.; для условных — формулировка «по семейным обстоятельствам»).
3. Протокол заседания уполномоченного органа (участника/совет директоров) с решением о предоставлении отпуска.
4. Приказ подписан уполномоченным лицом (НЕ директором).
5. Приказ ознакомлен директором под роспись.
6. Табель учета рабочего времени заполнен кодом «ОД» (37).
7. В расчете зарплаты за период: начисления = 0, удержания = 0, взносы = 0.
8. При расчете следующего ежегодного отпуска: проверить, не превышает ли сумма дней без сохранения ЗП за рабочий год 14 дней. Если превышает — сдвинуть дату предоставления ежегодного отпуска.

Отправить директора в отпуск без сохранения заработной платы можно и часто целесообразно (например, при простое производства, длительной болезни близких, необходимости уйти в неоплачиваемый академотпуск и т.д.); Главное — строго соблюдать процедуру: инициатива (или согласие) директора + решение собственника/органа управления + приказ, подписанный не директором. При этом компания легально экономит на фонде оплаты труда и страховых взносах, а директор сохраняет место работы и накопленный пенсионный стаж.

Данная статья носит информационный характер. Для принятия решения в конкретной ситуации рекомендуется консультация с трудовой инспекцией или квалифицированным юристом по трудовому праву.