Межрасчетная выплата отпуска — это выплата отпускных сотруднику вне стандартного графика начисления заработной платы‚ то есть до наступления дня расчета по зарплате. Такая ситуация возникает регулярно‚ поскольку законодательство обязывает работодателя выплатить отпускные заблаговременно‚ а не в день выдачи зарплаты.
Что такое межрасчетные выплаты
Межрасчетными называются выплаты‚ которые производятся сотруднику между датами регулярной выплаты заработной платы (аванса и окончательного расчета). К ним относятся:
- отпускные перед началом отпуска;
- расчет при увольнении;
- выплаты по больничному листу;
- командировочные (суточные‚ средний заработок);
- материальная помощь;
- разовые премии и дивиденды.
Правовое регулирование выплаты отпускных
Согласно части 9 статьи 136 Трудового кодекса РФ‚ оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. При этом учитываются календарные дни‚ а не рабочие. Если день выплаты совпадает с выходным или праздничным днем‚ отпускные должны быть перечислены накануне.
Именно это требование и делает выплату отпускных межрасчетной: зарплата выплачивается в установленные дни (не реже чем каждые полмесяца)‚ а отпускные — за три дня до отпуска‚ что почти всегда не совпадает с датами расчета.
Порядок оформления межрасчетной выплаты отпуска
- Заявление сотрудника на отпуск (если отпуск вне графика) или уведомление работника о начале отпуска по графику за две недели;
- Издание приказа о предоставлении отпуска (форма Т-6 или самостоятельно разработанная форма).
- Расчет отпускных — составление записки-расчета (форма Т-60) или расчет в бухгалтерской программе.
- Выплата — перечисление на карту сотрудника или выдача через кассу не позднее чем за три дня до начала отпуска.
- Удержание и перечисление НДФЛ в установленные сроки.
Как рассчитываются отпускные
Отпускные рассчитываются исходя из среднего дневного заработка за последние 12 календарных месяцев:
Средний дневной заработок = Сумма выплат за расчетный период / 12 / 29‚3
где 29‚3 — среднемесячное число календарных дней.
Сумма отпускных = Средний дневной заработок × Количество дней отпуска
В расчет включаются все выплаты‚ предусмотренные системой оплаты труда: оклад‚ надбавки‚ премии. Не включаются больничные‚ командировочные‚ материальная помощь и ранее выплаченные отпускные;
Налогообложение межрасчетных отпускных
Организация как налоговый агент обязана:
- удержать НДФЛ непосредственно при фактической выплате отпускных (п. 4 ст. 226 НК РФ);
- перечислить налог в бюджет — по общему правилу не позднее 28-го числа текущего месяца (для выплат с 1-го по 22-е число) или не позднее 5-го числа следующего месяца (для выплат с 23-го по последнее число);
- начислить страховые взносы на сумму отпускных в месяце начисления;
- отразить выплату в отчетности 6-НДФЛ и расчете по страховым взносам.
Особенности отражения в учете
В бухгалтерских программах (например‚ «1С:Предприятие 8») межрасчетные отпускные оформляются отдельным документом «Отпуск» с указанием даты фактической выплаты. Дата получения дохода в виде отпускных — это день их выплаты‚ а не последний день месяца‚ как для зарплаты. Это принципиально важно для корректного заполнения отчетности по НДФЛ.
Ответственность за нарушение сроков
За несвоевременную выплату отпускных работодателю грозит:
- компенсация работнику в размере не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ за каждый день задержки (ст. 236 ТК РФ);
- административный штраф по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ: для организаций — от 30 до 50 тысяч рублей‚ для должностных лиц — от 10 до 20 тысяч рублей;
- при повторном нарушении — повышенные штрафы и возможная дисквалификация руководителя.
Межрасчетная выплата отпуска — стандартная процедура‚ требующая внимательного соблюдения сроков: отпускные выплачиваются не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска‚ НДФЛ удерживается при выплате и перечисляется в установленные сроки. Правильное оформление документов и корректное отражение операции в учете и отчетности позволят избежать претензий со стороны сотрудников и контролирующих органов.