Правильное отражение материальных затрат, один из ключевых элементов формирования налоговой базы по налогу на прибыль организаций. Ошибки в классификации расходов (прямые/косвенные), неполное документальное подтверждение или несвоевременное признание затрат ведут к занижению расходов, начислению дополнительных сумм налога, пени и штрафов. В статье подробно разбираем правовую базу, порядок учета и отражения материальных затрат в налоговой декларации с учетом изменений, вступивших в силу с 2025 года и актуальных на 2026 год.

Правовая основа и определение

Порядок учета расходов при налоге на прибыль регулируется главой 25 Налогового кодекса РФ (НК РФ). Ключевые статьи:

• Ст. 252 НК РФ — общие условия признания расходов (обоснованность, документальное подтверждение, связь с получением доходов).
• Ст. 254 НК РФ — состав материальных расходов.
• Ст. 318–319 НК РФ — классификация на прямые и косвенные расходы.
• Приказ ФНС России от № ЕД-7-3/987@ (утвердивший форму декларации и порядок заполнения, актуальный для отчетности с 2025 года).

Согласно п. 1 ст. 254 НК РФ, к материальным расходам относятся затраты налогоплательщика на:

1. Приобретение сырья и (или) материалов, используемых в производстве продукции (выполнении работ, оказании услуг), а также образующих их материальную основу.
2. Приобретение комплектующих изделий, полуфабрикатов, заготовок, строительных материалов, топлива, энергии (электрической и тепловой), воды, списанных на производство (выполнение работ, оказание услуг).
3. Приобретение сырья, материалов, комплектующих изделий, полуфабрикатов, заготовок, строительных материалов, топлива, энергии, воды, используемых для управления производством и (или) обслуживания производственных помещений.
4. Приобретение специальной одежды, специальной обуви и иных средств индивидуальной защиты, используемых в соответствии с нормами бесплатной выдачи, утвержденными в установленном порядке.
5. Приобретение инструмента, приспособлений, приборов, технических приборов, лабораторного оборудования, инвентаря, канцелярских принадлежностей и иных предметов, за исключением амортизируемого имущества.
6. Приобретение материальных ценностей, стоимость каждой единицы которых не превышает установленный НК РФ предел (100 000 руб. — для основных средств, см. ниже про порог 40 000 руб. для НМА и особенности списания).

Классификация: Прямые и косвенные материальные затраты

Классификация критически важна, так как определяет строку декларации и момент признания расходов.

Прямые материальные расходы (Стр. 030 Листа 02 Приложения 2)

Согласно ст. 318 НК РФ, прямые расходы — это расходы, непосредственно связанные с производством и реализацией конкретной продукции (работ, услуг). К прямым материальным расходам относятся:

• Стоимость сырья, материалов, комплектующих, полуфабрикатов, образующих материальную основу продукции.
• Стоимость приобретенных полуфабрикатов и комплектующих, переданных на переработку сторонним организациям.
• Затраты на приобретение топлива и энергии на технологические нужды (плавка, сварка, сушка и т.д.).
• Стоимость специальной одежды/обуви, выданной основным производственным рабочим.
• Стоимость инструмента, приспособлений, инвентаря (в т.ч. низкоценного), списанных на производство конкретной продукции.

Момент признания: Прямые расходы учитываются в налоговом учете в том отчетном (налоговом) периоде, в котором произведены (выполнены, оказаны) соответствующие продукция (работы, услуги) и реализованы (п. 2 ст. 319 НК РФ). Непроданная продукция формирует себестоимость остатков (незавершенное производство).

Косвенные материальные расходы (Стр. 040 Листа 02 Приложения 2)

Согласно ст. 319 НК РФ, косвенные расходы, это расходы, связанные с производством и реализацией продукции, но не относящиеся к прямым. К косвенным материальным затратам обычно относят:

• Материалы на управление производством и обслуживание производственных помещений (смазочные материалы, растворители для уборки станков, освещение цехов, отопление цехов).
• СИЗ для вспомогательного персонала (кладовщиков, уборщиков цехов, мастеров участков).
• Инструмент, инвентарь, канцелярия для нужд производственных отделов (не по конкретному заказу).
• Топливо/энергия на общехозяйственные нужды производства.

Момент признания: Косвенные расходы учитываются в налоговом учете в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они произведены (п. 1 ст. 319 НК РФ). Они списываются полностью в текущем периоде, не зависят от реализации продукции.

Условия признания материальных затрат (Чек-лист по ст. 252 НК РФ)

Для включения любой материальной затраты в состав расходов по налогу на прибыль необходимо одновременное выполнение трех условий:

1. Связь с деятельностью: Затраты связаны с производством и реализацией продукции (работ, услуг), от реализации которой получены доходы (или направлены на получение доходов в будущем).
2. Документальное подтверждение: Наличие первичных учетных документов (накладные, счета-фактуры, акты приема-передачи, товарные чеки, акты списания, лимитные фишки на топливо и т.д.), составленных в установленной форме или в свободной форме с обязательными реквизитами (ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете»).
3. Обоснованность: Расходы соответствуют нормам расхода, технологическим регламентам, сметным расчетам или иным обоснованиям, принятым в организации (учетной политикой для налоговых целей).

Важно: Отсутствие хотя бы одного условия делает затрату неучтенной (не уменьшает налоговую базу).

Специфические ситуации и спорные моменты

Оборудование и инвентарь стоимостью до 100 000 руб.

С 2025 года (ФЗ от № 389-ФЗ) порог признания основного средства установлен в 100 000 руб. Имущество стоимостью ниже этого порога не относится к амортизируемому имуществу.

• Если оно соответствует определению материальных расходов (п. 5 ст. 254 НК РФ — инструмент, приборы, инвентарь), оно списывается в материальные расходы одним разом в момент ввода в эксплуатацию (передачи ответственному лицу).
• В декларации такие затраты отражаются как прямые (стр. 030) или косвенные (стр. 040) в зависимости от назначения предмета.

Топливо и энергия

Разделение строгое:

• Прямые: Топливо/энергия на технологический процесс (печи, станки с ЧПУ, компрессоры технологические).
• Косвенные: Топливо на автотранспорт (если не является основным средством производства — перевозки), отопление/освещение цехов, генераторы для освещения.

Для подтверждения расходов на топливо обязательны: путевые листы, лимитные фишки/топливные карты, акты списания, данные ГЛОНАСС/ГПС.

Специальная одежда и СИЗ

Списываются в материальные расходы в период выдачи сотрудникам (п. 4 ст. 254 НК РФ). Классификация (прямые/косвенные) идет по принадлежности сотрудника: основные производственные рабочие, прямые; вспомогательный персонал производства — косвенные; управленческий персонал — внереализационные (стр. 050).

Изменения 2025 года: перенос неучтенных расходов прошлых лет

Согласно письму Минфина от № 03-03-06/1/47786, в связи с повышением ставки налога на прибыль с 20% до 25% (общая ставка) с :

• Расходы, которые не были учтены в налоговом периоде, когда они возникли (до 2025 г.), нельзя просто «досчитать» в 2025 или 2026 году в текущем периоде.
• Их можно учесть только путем представления уточненных деклараций за те налоговые периоды, к которым они относяться.
• Это актуально для материалов, закупленных в 2023–2024 гг., но не списанных в налоговый учет вовремя.

Отражение в декларации по налогу на прибыль (Форма Приложение 2 к Листу 02)

Декларация за 2025–2026 годы заполняется по форме, утвержденной Приказом ФНС от № ЕД-7-3/987@. Данные по материальным затратам вносятся в Лист 02 «Расчет налоговой базы по налогу на прибыль» (Приложение 2).

Структура заполнения (фрагмент):

Примечание: В 1С:Бухгалтерия 3.0 и 1С:ERP за это отвечает настройка «Виды расходов» в карточке номенклатуры или счете затрат (Дт 20/23/25/26/44 — Кт 10/15/16). Вид расхода «Материальные расходы» должен иметь признак «Прямые» или «Косвенные» (не «Внереализационные», если это производство).

Расхождения с бухгалтерским учетом (ПБУ 10/99, ФСБУ 26/2020)

Налоговый и бухгалтерский учет часто расходятся по материальным затратам. Основные причины:

• Порог ОС: В бухучете (ФСБУ 26/2020) порог ОС — 40 000 руб. (для НМА — 40 000 руб.). В налоговом — 100 000 руб. Прибор за 50 000 руб. в бухучете — ОС (амортизация), в налоговом — материальные расходы (списание сразу). Нужно ПБУ 18/02 (временные разницы).
• Способ оценки списания: В бухучете, ФИФО/Средневзвешенная/Идентификация. В налоговом — только ФИФО или По средней стоимости (п. 4 ст. 254 НК РФ). Метод должен быть закреплен в Учетной политике для налоговых целей. Нельзя менять метод в середине года.
• Нормы расхода: В налоговом учете затраты должны быть обоснованы нормами. Перерасход сверх норм (брак, порча без виновных), неучтенные расходы (п. 2 ст. 252 НК РФ, судебная практика). В бухучете списывается фактическая стоимость.
• Представительские расходы/Корпоративы: Затраты на корпоративы, юбилейные премии, подарки сотрудникам — не учитываются в налоговом учете (письма Минфина 03-03-04/2/206, 03-03-06/1/14283). В бухучете — расходы периода (Дт 26/44/91).
• Списание НМЗ (нематериальных активов) и НКС: Амортизация ОС и НМА в налоговом учете ведется отдельно (ст. 256, 257 НК РФ), в материальные расходы не попадает.

Типичные ошибки при заполнении декларации

1. Смешивание прямых и косвенных: Списывание материалов на обслуживание цехов (смазки, лампы) в прямые расходы (стр. 030). Это завышает себестоимость продукции и занижает налог в текущем периоде при нереализованных остатках.
2. Списание ОС (< 100 тыс.) на амортизацию в налоговом учете: С 2025 года это грубая ошибка. Такое имущество — материальные расходы (стр. 030 или 040).
3. Отсутствие актов списания/лимитных фишек: Наличие только счета-фактуры от поставщика недостаточно. Нужен внутренний документ: реквизитная накладная (М-11), требование-накладная (М-11), акт списания топлива, ведомость выдачи СИЗ.
4. Учет затрат на недокументированные перерасходы: Списывание фактического расхода материалов без акта инвентаризации/распоряжения о списании в пределах норм;
5. Неверный метод оценки: Использование метода «По себестоимости каждой единицы» (идентификация) для материалов, по которым в УП налог не закреплен этот метод (разрешены только ФИФО и Средняя).

Практические рекомендации на 2026 год

1. Актуализируйте Учетную политику для налоговых целей: Закрепите метод оценки списания материалов (ФИФО / Средняя), нормы расхода топлива/материалов, перечень прямых/косвенных статей затрат.
2. Настройте регистры налогового учета (1С/Другие ПО): Проверьте соответствие «Видов расходов» в карточках номенклатуры строкам декларации (030/031, 040/041). Используйте подсистему «Налоговый учет» (Регистры: «Материальные расходы (прямые/косвенные)»).
3. Проводите ежемесячную сверку: Сравнивайте обороты Дт 20/23/25/26/44 (бух) с регистрами налогового учета «Материальные расходы». Выявляйте разницы (ПБУ 18/02) ежемесячно, а не за год.
4. Документируйте обоснованность: Храните сметы, технологические карты, нормативы расхода, акты инвентаризации перерасходов/остатков. При проверке инспектор попросит именно их.
5. Проверяйте остатки НЗП (незавершенное производство): Прямые материальные затраты, вошедшие в себестоимость НЗП на конец периода, не уменьшают базу текущего периода. Они уйдут в расходы при реализации продукции.

Материальные затраты составляют значительную долю расходов производственных и торговых компаний. Грамотное разделение на прямые (стр. 030/031) и косвенные (стр. 040/041), строгое документальное оформление (накладные, акты списания, лимиты) и соблюдение метода оценки (ФИФО/Средняя), залог безопасного прохождения камеральной и выездной проверок. Особое внимание в 2026 году уделите учету низкоценного имущества (до 100 тыс. руб.) как материальных расходов и корректному отражению разниц с бухгалтерским учетом через ПБУ 18/02.

Статья подготовлена на основании НК РФ, Приказа ФНС от № ЕД-7-3/987@, писем Минфина России и судебной практики. Информация носит справочный характер. Для принятия решений по конкретным ситуациям рекомендуется консультироваться с профессиональным налоговым консультантом.