Ведение Книги учета доходов и расходов (КУДиР) — обязательное требование для индивидуальных предпринимателей (ИП) и организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения (УСН) с объектом налогообложения «Доходы минус расходы». Особое внимание требует учет субсидий и грантов (например, на начало бизнеса безработными, на развитие МСП по 209-ФЗ), поскольку у них специфический налоговый режим. В этой статье подробно разберем, как правильно отражать получение и расходование субсидий в КУДиР актуального образца 2026 года, чтобы избежать ошибок и претензий со стороны налоговой инспекции.
Нормативная база и актуальная форма КУДиР на 2026 год
Порядок ведения КУДиР установлен статьей 346.24 Налогового кодекса РФ и Приказом Минфина РФ от № 199н (в ред. от 2024–2025 гг.). С 2026 года действует обновленная форма книги (утвержденная приказом Минфина от № 126н), которая учитывает изменения в налоговом законодательстве.
- Кто обязан вести: ИП и организации на УСН «Доходы минус расходы». На УСН «Доходы» КУДиР не ведется (кроме учета расходов за счет бюджетных средств — см. ниже).
- Формат: Допускается ведение в электронном виде (в специализированных программах: Эльба, Контур, СБИС, 1С и др.) или на бумаге (с прошивкой, нумерацией, подписью директора/ИП и печатью при наличии).
Специфика учета субсидий: правовая природа операций
Согласно ст. 251 НК РФ и ст. 346.15 НК РФ, субсидии, полученные в соответствии с законодательством (закон РФ от № 209-ФЗ «О развитии МСП», программы занятости), относятся к доходам, не формирующим налоговую базу по налогу на прибыль, однако для УСН «Доходы минус расходы» подход иной:
- Поступление субсидии — учитывается как доход (увеличивает налоговую базу), если иное не установлено специальными нормами (для целевых финансирований часто применяется порядок ст. 251 НК РФ по аналогии, но в КУДиР их фиксируют обязательно).
- Расходы за счет субсидии — включаются в состав расходов, уменьшающих налоговую базу УСН (п. 1 ст. 346.16 НК РФ), при условии:
- Они экономически обоснованы и документально подтверждены.
- Они совершены в целях получения дохода.
- Они относятся к перечню ст. 346.16 НК РФ (материалы, зарплата, аренда, оборудование и т.д.).
- Важно: Расходы за счет средств субсидии учитываются в КУДиР наравне с расходами за счет своих средств.
Ключевой момент: Даже если субсия не облагается налогом на прибыль (для ОСНО), для УСН «Доходы-Расходы» стандартная схема: Субсидия = Доход (Раздел I, гр. 4); Покупка оборудования/материалов за эти деньги = Расход (Раздел I, гр. 5). В итоге налоговая база по этим операциям будет равна нулю, но учет обязателен для контроля целевого использования.
Структура КУДиР и заполнение Раздела I (Основной)
Книга состоит из титульного листа и четырех разделов. Для учета субсидий критически важен Раздел I «Учет доходов и расходов».
Титульный лист
Заполняется при начале ведения книги (при регистрации ИП/ООО или переходе на УСН). Указываются:
- Наименование организации / ФИО ИП.
- ИНН, КПП (для орг.), ОКПО.
- Код налоговой системы (для УСН «Доходы-Расходы» — 02).
- Номер и дата начала ведения книги.
Раздел I: Колонки и алгоритм заполнения по субсидии
Ниже приведена расшифровка колонок Раздела I с акцентом на операции с субсидиями (согласно Приказу № 199н/126н):
| Номер колонки | Наименование колонки | Что указываем при получении субсидии | Что указываем при расходовании субсидии |
|---|---|---|---|
| 1 | Порядковый номер записи | Сквозной номер (1, 2, 3…) | Следующий сквозной номер |
| 2 | Дата составления первичного документа | Дата поступления денег на р/с (выписка банка) или дата решения о начислении | Дата оплаты поставщику (платежное поручение) / дата акта приема-передачи |
| 3 | Номер первичного документа | Номер банковской выписки / Номер решения органа власти | Номер платежного поручения, счета-фактуры, УПД, акта |
| 4 | Доходы (всего) | Сумма полученной субсидии (полная) | — (прочерк или 0) |
| 5 | Расходы (всего) | — (прочерк или 0) | Сумма расходов, оплаченных за счет средств субсидии |
| 6 | В том числе расходы на приобретение основных средств | — | Сумма, если купили ОС/НМА за счет субсидии (доп. аналитика) |
| 7 | В том числе расходы на приобретение товаров (работ, услуг) для перепродажи | — | Сумма, если закупили товары за счет субсидии |
| 8–13 | Иные аналитические колонки расходов (зарплата, аренда, амортизация и т.д.) | — | Распределение суммы гр. 5 по статьям расходов (по экономическому содержанию) |
| 14 | Основание для учета дохода/расхода (статья НК РФ) | п. 3 ст. 346.15 НК РФ (или ст. 251 НК РФ по аналогии) | п. 1 ст. 346.16 НК РФ (соотв. подпункт) |
| 15 | Примечания | «Субсидия на начало дела по программе занятости №…» / «Грант по 209-ФЗ договор №…» | «Оплата за счет субсидии дог. №… от…» |
Пример заполнения двух строк (Поступление -> Расходование):
- Строка 15 (Поступление): №15 | | Выписка №45 | 500 000 (гр.4) | — (гр.5) | … | п.3 ст.346.15 НК РФ | Субсидия ЦЗН на оборудование.
- Строка 16 (Расход): №16 | | ПП №12, Сч-ф №88 |, (гр.4) | 500 000 (гр.5) | 500 000 (гр.6 ─ ОС) | … | п.1.1 ст.346.16 НК РФ | Оплата станка за счет субсидии ЦЗН.
Учет расходов за счет субсидий на УСН «Доходы» (Объект «Доход»)
Согласно разъяснениям ФНС (в т.ч. в материалах Контур.Бухгалтерия, Налог-налог.ру), ИП и организации на УСН «Доходы» не ведут полноценный КУДиР. Однако ст. 346.24 НК РФ обязывает их учитывать в книге (в Разделе I) только расходы, совершенные за счет средств субсидий (бюджетных средств).
- В колонке 4 (Доходы), прочерк (доходы по УСН «Доходы» в КУДиР не учитываются).
- В колонке 5 (Расходы) — суммы, потраченные за счет субсидии.
- Это нужно для отчетности перед дателем субсидии (Минэкономразвития, ЦЗН) и подтверждения целевого расходования.
Разделы II, III, IV: Дополнительный учет
Хотя субсидии напрямую не заполняют эти разделы, покупки за их счет влияют на них:
- Раздел II «Учет основных средств»: Если за счет субсидии приобретены ОС (стоимостью > 40 000 руб. или 100 000 руб. в зависимости от даты ввода в эксплуатацию и правил амортизации), они вносятся сюда для начисления амортизации (амортизация — расход в Разделе I, гр. 10/11).
- Раздел III «Учет материальных активов»: Материалы, купленные за субсидию, учитываются здесь при списании в производство (стоимость списания — расход в Разделе I).
- Раздел IV «Учет затрат на НИОКР»: Если субсидия направлена на НИОКР (редко для малого бизнеса, но возможно).
Частые ошибки и риски при проверке
- Неучет поступления субсидии в Доходах (гр. 4 Раздела I). Налоговая может расценить это как занижение налоговой базы (ст. 122 НК РФ — штраф 20%/40% от неуплаченного налога). Даже если вы считаете субсидию неналоговой, в КУДиР она должна быть зафиксирована для прозрачности цепочки «Деньги пришли -> Деньги ушли».
- Учет расходов без привязки к доходу (субсидии). В графе 15 (Примечания) обязательно ссылайтесь на номер договора субсидии/гранта. Это доказывает целевое расходование.
- Включение в расходы статей, не предусмотренных ст. 346.16 НК РФ. Например, погашение кредитов, выплата дивидендов, представительские расходы (свыше 4% от фонда оплаты труда) — не расходы по УСН, даже если оплачены за счет гранта.
- Игнорирование НДС. Если вы плательщик НДС (даже на УСН), при покупке за счет субсидии НДС вычета не подлежит (п. 3 ст. 170 НК РФ, расходы не связаны с реализацией, облагаемой НДС). В КУДиР стоимость фиксируется с НДС (всего сумма платежа).
- Страховые взносы ИП за себя. Не учитываются в КУДиР как расходы (снижают налог напрямую через уведомление/расчет ЕНП, не через книгу).
Хранение и предоставление КУДиР
- Срок хранения: 5 лет после истечения налогового периода, в котором сделаны последние записи (п. 4 ст. 23 НК РФ);
- Предоставление: По требованию налогового органа (камеральная/выездная проверка, запрос по доходам/расходам). Отказ или несвоевременное предоставление — штраф по ст. 126 НК РФ (200 руб. за каждый документ, но не менее 10 000 руб. за нарушение сроков).
- Электронный вид: При проверке предоставляется распечатка, заверенная подписью руководителя/ИП и печатью (если есть), либо файл в установленном формате (XML/JSON для СБИС/1С).
Чек-лист: Правильный учет субсидии в КУДиР за 2026 год
- [ ] Получены деньги на р/с -> Сформирована запись в Разделе I: Гр. 4 = Сумма субсидии, основание — решение/договор, примечание — цель субсидии.
- [ ] Совершена оплата поставщику (оборудование, материалы, услуги) за счет этих денег -> Сформирована запись: Гр. 5 = Сумма платежа, распределение по аналитическим колонкам (гр. 6–13) по экономическому смыслу.
- [ ] В примечании (гр. 15) второй строки указана ссылка на первую строку (№ п/п поступления) и договор субсидии.
- [ ] Если куплены ОС/НМА — заполнен Раздел II.
- [ ] Если куплены материалы/товары, заполнен Раздел III (при списании).
- [ ] Книга прошита, пронумерована, подписана (если бумажная) или сохранена в неизменяемом формате с ЭЦП (если электронная).
Грамотное ведение КУДиР для субсидии — это не просто формальность, а инструмент защиты вашего бизнеса. Главное правило 2026 года: прозрачная цепочка «Доход (субсидия) в гр. 4 — Расход (целевая трата) в гр. 5». Использование современных онлайн-сервисов бухгалтерии (Эльба, Контур, СБИС, Мой Дело) автоматизирует заполнение колонок и формирование итогов, минимизируя риск арифметических ошибок. Всегда сохраняйте первичные документы (договоры, акты, счета, платежки, выписки), они являются основанием для каждой строки Книги.
Данная статья носит информационный характер. Налоговое законодательство меняется; перед применением рекомендаций проверьте актуальность нормативных актов (НК РФ, Приказы Минфина, Письма ФНС) на дату совершения операций.