Работа в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях связана с особыми климатическими условиями, поэтому государство предусматривает для таких работников дополнительные гарантии и компенсации. Одной из важнейших является оплата стоимости проезда и провоза багажа к месту использования ежегодного оплачиваемого отпуска и обратно. Рассмотрим подробно, кто имеет право на данную компенсацию, в каком порядке она предоставляется и какие документы для этого необходимы.
Правовая основа компенсации
Основным нормативным актом, регулирующим данный вопрос, является статья 325 Трудового кодекса Российской Федерации. В соответствии с её положениями лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счёт средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно.
Дополнительно порядок предоставления компенсации для отдельных категорий работников устанавливается:
- федеральными законами и постановлениями Правительства РФ, для работников организаций, финансируемых из федерального бюджета;
- законами субъектов РФ — для работников государственных органов и учреждений регионов (например, в Хабаровском крае действует специальный Порядок компенсации расходов для работников краевых учреждений);
- коллективными договорами, локальными нормативными актами и трудовыми договорами, для работников коммерческих организаций.
Кто имеет право на компенсацию
Право на компенсацию расходов на проезд и провоз багажа имеют:
- работники организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, независимо от формы собственности организации;
- члены семьи работника — неработающие супруг (супруга) и несовершеннолетние дети, фактически проживающие совместно с работником;
- работники, которым предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск с последующим увольнением, компенсация сохраняется и в этом случае.
Условия предоставления компенсации
Компенсация предоставляется при соблюдении следующих условий:
- Периодичность — не чаще одного раза в два года. Право на компенсацию возникает у работника одновременно с правом на ежегодный оплачиваемый отпуск за первый год работы в организации.
- Территория, оплачивается проезд и провоз багажа только в пределах территории Российской Федерации.
- Назначение — компенсация гарантирует работнику возможность выехать за пределы районов Крайнего Севера для отдыха и оздоровления, поэтому она привязана к использованию ежегодного оплачиваемого отпуска.
- Неиспользованная компенсация — если работник не воспользовался правом в течение двух лет, сумма может суммироваться с компенсацией за следующий период (в пределах, установленных законодательством и локальными актами).
Что именно компенсируется
В состав компенсируемых расходов входят:
- стоимость проезда к месту отпуска и обратно — по кратчайшему маршруту, железнодорожным, воздушным, водным или автомобильным транспортом (класс и категория проезда устанавливаются правилами организации);
- стоимость провоза багажа — как правило, в пределах установленных норм (обычно до 30 кг на работника и до 30 кг на каждого члена семьи, если иное не предусмотрено локальными актами);
- расходы на проезд личным автомобилем — в отдельных случаях, при подтверждении документами (чеками на топливо, маршрутом).
Порядок оформления и необходимые документы
Для получения компенсации работнику необходимо:
- Подать заявление работодателю о предоставлении компенсации (как правило, авансом до поездки либо после возвращения).
- Приложить подтверждающие документы:
- билеты (посадочные талоны) на все виды транспорта;
- квитанции о провозе багажа;
- документы, подтверждающие родство и совместное проживание с членами семьи (свидетельство о браке, свидетельства о рождении детей, справка о совместном проживании);
- справку о том, что члены семьи не работают (при необходимости).
- Дождаться приказа работодателя и выплаты компенсации.
Многие организации предусматривают выплату аванса на проезд до начала отпуска с последующим отчётом по фактическим расходам.
Налогообложение и страховые взносы
Компенсация стоимости проезда и провоза багажа к месту отпуска и обратно, предоставляемая в соответствии со статьёй 325 ТК РФ:
- не облагается НДФЛ (пункт 3 статьи 217 НК РФ);
- не облагается страховыми взносами — при условии, что выплата производится в рамках трудовых отношений и в пределах норм, установленных законодательством или локальными актами организации.
Особенности для отдельных категорий работников
Для работников государственных органов и учреждений субъектов РФ (например, Хабаровского края) действуют специальные региональные порядки, которые детально определяют процедуру компенсации, перечень документов и сроки выплат. При этом размер, условия и порядок компенсации должны соответствовать её предназначению — гарантировать работнику возможность выехать за пределы северных территорий для отдыха и оздоровления.
Для работников коммерческих организаций размер и условия компенсации устанавливаются коллективным договором, локальными нормативными актами или трудовым договором, но не могут отсутствовать вовсе — обязанность работодателя закреплена Трудовым кодексом.
Компенсация расходов на проезд и провоз багажа к месту отпуска и обратно — важная государственная гарантия для работников Крайнего Севера и приравненных местностей. Она предоставляется один раз в два года, распространяется на работника и неработающих членов его семьи, не облагается налогами и взносами. Чтобы воспользоваться правом, необходимо своевременно подать заявление и сохранить все проездные документы. Если работодатель отказывает в выплате, работник вправе обратиться в трудовую инспекцию или суд для защиты своих прав.