Вопрос о том, в каком месяце необходимо произвести начисление отпускных, имеет два измерения: трудовое право (сроки выплаты сотрудникам) и налоговый/бухгалтерский учет (момент признания расходов и базы по взносам). Несоблюдение сроков выплаты грозит штрафами и компенсациями, а ошибки в учете — налоговыми рисками и пенями. В статье подробно разберем актуальные правила на 2026 год.

Главное правило: срок выплаты по ТК РФ

Согласно ч. 9 ст. 136 ТК РФ, работодатель обязан выплатить отпускные не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска.

• Календарные дни, это все дни подряд (включая выходные и праздники). Это уточнено в Пояснении Минтруда России и судебной практике.
• День начала отпуска в расчет трехдневного срока не включается (считаем обратным отсчетом).
• Ранняя выплата (за неделю, за месяц) — не является нарушением. Закон устанавливает только крайний дедлайн.

Пример: Отпуск начинается 14 июля (вторник). Последний день выплаты — 11 июля (суббота). Если 11 июля нерабочий день для кассы/банка, деньги должны быть у сотрудника заранее (10 июля или раньше), так как перенос срока на рабочий день по ТК РФ не предусмотрен (в отличие от зарплаты).

Определение расчетного периода

Для расчета среднего заработка используется расчетный период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска (Положение о порядке исчисления среднего заработка, постан. Правительства РФ № 922).

• Если отпуск начинается в июле 2026 года, расчетный период: июль 2025 — июнь 2026.
• Если сотрудник работал не полный период, в расчете учитываются только отработанные месяцы.
• Периоды сохранения места работы (больничные, декрет, предыдущие отпуска) из расчетного периода исключаются, а период «сдвигается» назад.

В каком месяце отражать начисления: бухгалтерский и налоговый учет

Здесь кроется главная сложность: месяц начисления (признания расхода/обязательства) и месяц выплаты могут не совпадать.

Страховые взносы (Кассовый метод)

С 2023 года (ФЗ-389) страховые взносы исчисляются по кассовому методу. База формируется в том месяце, в котором фактически выплачены деньги сотруднику.

• Правило: Если отпускные выплачены в декабре 2026 г. (за отпуск с 1 января 2027 г.), база по взносам формируеться в декабре 2026 г. (РСВ за IV квартал / декабрь).
• Месяц начала отпуска (январь 2027 г.) для взносов значения не имеет.

НДФЛ (Кассовый метод)

Налоговый агент обязан удержать НДФЛ в момент фактической выплаты дохода (п; 4 ст. 226 НК РФ).

• Срок сдачи уведомления о доходах (если выплата в последних днях месяца) и уплаты налога — привязан к дате выплаты, а не дате отпуска.

Бухгалтерский учет (Начисленный метод / Метод накопления)

В соответствии с ПБУ 18/02 и ФСБУ 27/2021 (для МСБ — упрощенные правила), расходы на оплату труда признаются в том отчетном периоде, в котором они возникли (документально оформлены), а не когда оплачены.

• Стандартная ситуация: Начисление (Дт 20/26 — Кт 70) делается в месяце, за который предоставляется отпуск (месяц начала отпуска или месяц, в который попадают дни отпуска). Выплата (Дт 70 — Кт 50/51) — за 3 дня до этого.
• Ситуация «на стыке месяцев/лет»: Если отпуск начинается в январе 2027 г., а выплата — в декабре 2026 г.:
  • Бухучет: Обязательство (Кт 70) и расход (Дт 20/26/44) возникают в январе 2027 г. (период предоставления отпуска). В декабре 2026 г. учитывается только аванс/предоплата (Дт 70 — Кт 51), но расход в отчете за 2026 год не признается (кроме МСБ, применяющих упрощенный метод по КСБУ/МСФО, где часто допускают признание при выплате).
  • Налоговый учет (Налог на прибыль, ст. 255 НК РФ): Расход учитывается в том налоговом периоде, в котором он документально оформлен (приказ, ведомость начисления), т.е; в месяце предоставления отпуска (январь 2027 г.), даже если деньги ушли в декабре.

Типовые ситуации и алгоритм действий

Ситуация 1: Отпуск полностью в одном месяце (например, июль 2026)

1. 11 июля (пт): Последний день выплаты (за 3 кал. дня до 14.07).
2. 11-14 июля: Начисление в ведомости за июль (Дт 20/26 — Кт 70).
3. Июль: Уплата НДФЛ, расчет взносов в РСВ за июль (III кв.).
4. Бухучет: Расходы июля.

Ситуация 2: Отпуск на стыке месяцев (например, 25 июля — 14 августа 2026)

• Выплата: Не позднее 22 июля (за 3 дня до 25.07). Вся сумма выплачивается сразу.
• НДФЛ и Взносы: База — июль 2026 (месяц выплаты). Уплата — по срокам июля.
• Бухучет (Начисление): Рекомендуется разнести начисление по месяцам фактического предоставления отпуска:
  • Дни июля (25-31), расходы июля (Дт 20/26, Кт 70).
  • Дни августа (1-14) — расходы августа (Дт 20/26 — Кт 70).

  Это корректнее для формирования себестоимости и финансового результата по месяцам.

Ситуация 3: Отпуск в январе 2027 г., выплата в декабре 2026 г. (Критически важно для годовой отчетности)

1. Декабрь 2026: Выплата денег (Дт 70, Кт 51). НДФЛ удерживаем и сдаем по декабрю. Взносы считаем в РСВ за декабрь (IV кв. 2026).
2. Декабрь 2026 (Бухучет): Отражаем аванс/предоплату (Дт 70 — Кт 51). Расход (Дт 20/26) в декабре НЕ делаем (кроме упрощенцев-МСБ по КСБУ). Счет 70 будет в дебете (задолженность предприятия перед сотрудником по начислению).
3. Январь 2027: Приказ на отпуск, ведомость начисления. Проводка: Дт 20/26/44 — Кт 70 (гасим дебит 70). Расходы и базу по налогу на прибыль признаем в январе 2027 г.

Оформление документов: привязка к месяцам

Для корректного определения месяца начисления критически важны даты в первичке:

Ответственность за нарушение сроков

Если отпускные выплачены позже «за 3 календарных дня»:

• Статья 5.27 КоАП РФ: Штраф на должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб., на юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб. (за повторное — дисквалификация или штраф до 100 000 руб.).
• Статья 236 ТК РФ: Выплата задержанной суммы с процентами не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ за каждый день просрочки (в т.ч. нерабочих).
• Уголовная ответственность (ст. 145.1 УК РФ): При злостной невыплате более 2 месяцев (сумма от 3 млн руб.) — до 3 лет лишения свободы.

Чек-лист для кадровика и бухгалтера на 2026 год

1. За 2 недели до отпуска: Подготовить приказ, согласовать с сотрудником даты.
2. За 5-7 дней до отпуска: Рассчитать средний заработок (расчетный период = 12 мес. до месяца начала отпуска).
3. За 3 календарных дня до начала отпуска (дедлайн): Перечислить деньги на карту / выдать в кассе.
4. В день выплаты: Удержать НДФЛ, сформировать базу по взносам в этом месяце.
5. В месяце начала отпуска: Сделать проводку начисления (Дт 20/26, Кт 70), признать расходы в бухгалтерском и налоговом учете на прибыль.
6. Отпуск на стыке лет (декабрь/январь): Разделить потоки: деньги ушли в старом году (взносы/НДФЛ, старый год), расход возник в новом году (бухучет/налог на прибыль — новый год).

Ответ на вопрос «каким месяцем проводить начисления» зависит от цели:

• Для выплаты сотрудникам и расчета взносов/НДФЛ — месяц фактической выплаты денег (не позднее 3 дней до начала отпуска).
• Для бухгалтерского учета расходов и налога на прибыль — месяц предоставления отпуска (месяц, указанный в приказе как дата начала).

Грамотное разделение этих потоков (особенно в декабре/январе) позволяет избежать ошибок в РСВ, декларации по НДФЛ, налоге на прибыль и годовой финансовой отчетности. Всегда фиксируйте в ведомости начисления «месяц начисления» = месяц начала отпуска, а в платежках — реальную дату перевода средств.