Расчет временной нетрудоспособности (больничного листа) — одна из самых ответственных задач кадрового и бухгалтерского учета. Ошибки в определении базы для расчета приводят к переплатам (риск налоговых рисков) или недоплатам (конфликты с сотрудниками, проверки ГИТ и СФР). В этой статье подробно разберем, какие начисления включаются в расчет среднего заработка по ФЗ-255, а какие — исключаются, и как учитывать предельные основания страховых взносов.
Нормативная база
Главный документ, регулирующий порядок расчета и оплаты больничных — Федеральный закон от № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее — ФЗ-255). Порядок определения среднего заработка закреплен в статье 14 данного закона, а также в Постановлении Правительства РФ от № 375 (Положение о порядке расчета среднего заработка).
Принцип формирования расчетной базы
Основа для расчета больничного, средний дневной заработок застрахованного лица. Он определяется путем деления суммы начислений за расчетный период на количество календарных дней в этом периоде (с учетом исключений);
Расчетный период
С 2013 года расчетный период составляет два календарных года, предшествующих году страхового случая.
- Для больничных в 2024 году: расчетный период, 2022 и 2023 годы.
- Для больничных в 2025 году: расчетный период — 2023 и 2024 годы.
Если у сотрудника нет заработка за эти годы (например, он был нанят в текущем году), средний заработок определяется за фактически отработанное время.
Начисления, ВКЛЮЧАЕМЫЕ в расчет (Статья 14 ФЗ-255, п. 3 Постановления № 375)
В расчетную базу попадают все выплаты, с которых были исчислены и уплачены страховые взносы в Пенсионный фонд РФ (ныне СФР) за расчетный период.
Основные группы включаемых платежей:
Основной заработок (оплата труда)
- Оклад, тарифные ставки, заработная плата за выполненную работу (сдельная, почасовая).
- Повышающие коэффициенты (районные, северные, за вредные/опасные условия).
- Выплаты за ночные часы, сверхурочные, работу в выходные/праздничные дни.
- Заработная плата за ежегодные оплачиваемые отпуска (в т.ч. дополнительные).
- Заработная плата за время простоя не по вине работника (2/3 тарифной ставки).
Стимулирующие и компенсационные выплаты (если по ним уплачены взносы)
- Премии и бонусы: ежемесячные, квартальные, годовые, за итоги года, за перевыполнение планов, «13-я зарплата» и т.д. (важно: премия должна быть зафиксирована в локальном акте — Положении о премировании, трудовом договоре или приказе).
- Доплаты и надбавки: за стаж, за классность, за ученую степень, за совмещение профессий/должностей, за интенсивность труда, менторство и т.д.
- Компенсационные выплаты: за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных (например, за мобильный характер работы, за выездной характер работы), за работу в регионах с особыми климатическими условиями (если они не являются реимбурсативными).
Иные выплаты по трудовому договору/коллективному договору
- Ежегодные выплаты (материальная помощь, подарки к юбилеям/праздникам), если они предусмотрены коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором и с них уплачены взносы (в пределах 4 000 руб. в год на каждого сотрудника взносы не платятся, но сумма свыше 4 000 руб. подлежит включению в базу больничного).
- Выплаты по результатам года (дивиденды на акции работников организации — крайне редкий случай, но возможный).
Выплаты за периоды, исключенные из стажа, но с уплаченными взносами
Если за какой-то период сотрудник не работал, но ему начислены выплаты, с которых уплачены взносы (например, оплата обучения по инициативе работодателя с сохранением зарплаты), они включаются в базу.
Начисления, НЕ ВКЛЮЧАЕМЫЕ в расчет (П. 4 Постановления № 375)
Исключаются выплаты, не имеющие возмездного характера или не облагаемые страховыми взносами по обязательному социальному страхованию.
Основные группы исключаемых платежей:
| Группа выплат | Примеры | Основание исключения |
|---|---|---|
| Социальные выплаты (безвозмездные) | Больничные, пособия по беременности/родительству, пособия по уходу за ребенком до 1.5/3 лет, материнский капитал, пособия по временной нетрудоспособности за счет СФР. | Не являются вознаграждением за труд. Взносы с них не исчисляются. |
| Материальная помощь и социальные выплаты | Помощь при рождении ребенка, смерти родственников, стихийном бедствии, лечении (в пределах 4 000 руб. в год на работника — без взносов, свыше — с взносами и В БАЗУ). | П. 4 Постановления № 375. Если взносы не платились (в пределах лимита) — исключаются. Если платились (свыше лимита), включаются. |
| Реимбурсативные (компенсационные) выплаты | Командировочные (суточные, проезд, жилье), расходы на обучение, питание, спецодежду, ППЕ, оплата проезда к месту отдыха (путевки), компенсация за использование личного авто/телефона. | Возмещение расходов работника, а не оплата труда. Не облагаются взносами. |
| Выплаты, не связанные с трудовым процессом | Дивиденды по акциям (если не по трудовому договору), доходы по гражданско-правовым договорам (ГПХ), выплаты по программам участия в капитале (ESOP), страховые выплаты по ДМС/НС. | Нет трудового отношения / не облагаются взносами в СФР по данному виду страхования. |
| Подарки и награды (в натуре/деньгах) | Подарки к юбилеям/праздникам (если НЕ закреплены в ЛНА/коллективном договоре), ценные подарки (в пределах 4 000 руб./год). | Если не закреплены в локальном акте — не включаются. Если закреплены и взносы уплачены — включаются. |
| Выплаты по итогам работы за год (разовые) | Годовые премии, выплаты по коллективному договору разового характера, ВКЛЮЧАЮТСЯ, если по ним уплачены взносы. | Внимание: Частая ошибка — исключать годовые премии. Их нужно включать, если они закреплены в системе оплаты труда и взносы уплачены. |
Предельные основания страховых взносов (Максимальная база)
Сумма начислений, взятая в расчет за каждый год расчетного периода, не может превышать максимальную базу страховых взносов по обязательному социальному страхованию на соответствующий год (п. 3 ст. 14 ФЗ-255).
Максимальные базы за последние годы (для расчета в 2024–2025 гг.):
- 2022 год: 1 032 000 руб. (в сумме за год)
- 2023 год: 1 917 000 руб. (в сумме за год)
- 2024 год: 2 225 000 руб. (актуально для расчетного периода 2023–2024 гг. при расчете в 2025 г.)
Как применяется: Если заработок сотрудника за 2023 год составил 3 000 000 руб., в расчет базы больничного за 2023 год возьмется только 1 917 000 руб. Остаток «сгорает» для целей расчета среднего заработка.
Особые случаи и нюансы
Премии за периоды, выходящие за расчетный период
Если в 2024 году (год страхового случая) начислена годовая премия за 2021 год (который не входит в расчетный период 2022–2023), эта премия в расчет НЕ берется. Берется только то, что начислено и выплачено (или подлежит выплате) за 2022 и 2023 годы.
Работа у нескольких работодателей
Сотрудник имеет право предоставить справки о заработке (в форме 182н или иной) от других работодателей за расчетный период. Текущий работодатель обязан учесть эти доходы при расчете среднего заработка, но в сумме база не должна превысить предельные основания по годам.
Сотрудник работает неполный расчетный период
Если стаж за расчетный период менее 6 месяцев (или сотрудник нанят в текущем году), средний дневной заработок считается за фактически отработанное время. Минимальный размер среднего дневного заработка не может быть ниже, чем начисленный на 1 календарный день на основании МРОТ, действующего в регионе на день расчета.
Исключение дней из расчетного периода (П. 5 Постановления № 375)
Из количества календарных дней расчетного периода (730 или 731 день) исключаются дни, когда сотрудник:
- Находился в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 / 3 лет;
- Был на больничном (в т.ч. по беременности/родительству);
- Был на безоплатном отпуске (по заявлению, до 14 дней в год — не исключаются, свыше 14 дней — исключаются);
- Был освобожден от работы с полным/частичным сохранением заработка (кроме оплачиваемого отпуска);
- Участвовал в стачке (незаконной);
- Был приостановлен от работы (медосмотр, нет допуска и т.д.).
При этом заработок за эти исключенные периоды также исключается из суммы начислений (числителя). Это правило «защищает» средний заработок от занижения.
Алгоритм расчета (Краткая шпаргалка)
- Определить расчетный период (2 предшествующих календарных года).
- Собрать все начисления за эти два года, с которых уплачены взносы в СФР.
- Исключить выплаты по списку п. 4 Постановления № 375 (суточные, пособия, помощь без взносов и т.д.).
- Применить лимит предельной базы по каждому году отдельно (если заработок за год > лимита, берем лимит).
- Посчитать календарные дни в расчетном периоде (730/731) минус исключенные дни (больничные, декреты, безоплатные отпуска >14 дней и т.д.).
- Рассчитать средний дневной заработок: Сумма начислений (п. 4) / Количество дней (п. 5).
- Проверить по МРОТ: Если средний дневной заработок < МРОТ / (календарных дней в месяце * 12 / 365) — принимаем на основании МРОТ.
- Умножить на % оплаты (зависит от страхового стажа: 60% / 80% / 100%).
- Умножить на количество дней нетрудоспособности (по больничному).
Чек-лист для бухгалтера/кадровца перед расчетом
- [ ] Верны ли расчетные годы?
- [ ] Все ли премии/надбавки за расчетный период включены? (Проверьте приказы о начислении).
- [ ] Исключены ли суточные, материальная помощь (в пределах 4000), пособия СФР?
- [ ] Применен ли предельный лимит по каждому году отдельно?
- [ ] Правильно ли исключены дни декретов/больничных/отгулов из знаменателя?
- [ ] Учтены ли справки 182н с предыдущих мест работы (если предоставлены)?
- [ ] Не ниже ли результат МРОТ?
- [ ] Верно ли определен процент оплаты по стажу?
Главное правило: в базу больничного попадает весь «белый» заработок, с которого уплачены страховые взносы в СФР за два предшествующих года, за вычетом предельных оснований по годам. Самые частые ошибки — забыть включить годовую премию, начисленную в расчетном периоде, или ошибочно включить суточные/материальную помощь (не облагаемую взносами). Внимательное соблюдение Постановления № 375 и статьи 14 ФЗ-255 гарантирует корректный расчет и отсутствие претензий со стороны СФР и сотрудников.
Статья носит информационный характер. Для расчета конкретных случаев обращайтесь к актуальному тексту ФЗ-255, Постановления № 375 и методическим рекомендациям СФР.