В работе кадровика и расчетчика заработной платы нередко возникают ситуации‚ когда сотрудника необходимо отозвать из ежегодного отпуска по производственной необходимости (с его согласия) или‚ наоборот‚ продлить отпуск — например‚ из-за болезни работника. В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8‚ редакция 3.1 для этих целей предусмотрены удобные механизмы. Рассмотрим их подробно.

Общие принципы отражения отзыва из отпуска

С точки зрения программы 1С:ЗУП 3.1 отзыв из отпуска — это досрочное окончание отпуска и перенос неиспользованной части отпуска на другое время. Способ оформления зависит от того‚ закрыт или еще открыт расчетный период (месяц)‚ в котором отпуск был начислен:

• Если период открыт (зарплата за месяц еще не рассчитана и не выплачена) — можно просто исправить исходный документ «Отпуск».
• Если период закрыт, следует вводить документ-исправление‚ чтобы не нарушать уже проведенные расчеты.

Отзыв из отпуска при открытом расчетном периоде

Если месяц еще не закрыт‚ отозвать сотрудника из отпуска можно с помощью вкладки «Продления‚ переносы‚ отзывы» в документе «Отпуск»:

1. Откройте журнал документов «Отпуска» (раздел «Кадры» или «Зарплата»).
2. Найдите нужный документ начисления отпуска и откройте его.
3. Перейдите на вкладку «Продления‚ переносы‚ отзывы».
4. Нажмите кнопку «Добавить» и укажите период (даты)‚ в который сотрудник был отозван из отпуска.
5. Проведите документ. Программа автоматически пересчитает количество дней отпуска и сумму отпускных.

Этот способ удобен тем‚ что все изменения отражаются в одном документе‚ а периоды отзыва фиксируются явно и попадают в учет остатков отпусков;

Отзыв из отпуска при закрытом расчетном периоде

Если зарплата за месяц начисления отпуска уже рассчитана и выплачена‚ исходный документ изменять нельзя. В этом случае:

1. Откройте документ «Отпуск» и нажмите ссылку «Исправить» (доступна в документах прошлых периодов).
2. Программа создаст документ-исправление (замещающий документ).
3. В документе-исправлении перейдите на вкладку «Продления‚ переносы‚ отзывы» и добавьте период отзыва.
4. Проведите документ. Программа сторнирует излишне начисленные отпускные и пересчитает остаток отпуска.

При выплате зарплаты за текущий месяц будет произведено удержание переплаты по отпускным‚ а дни‚ которые сотрудник фактически работал‚ будут оплачены как обычные рабочие дни по табелю.

Отзыв из отпуска на несколько отдельных периодов

Бывает‚ что сотрудника отзывают из отпуска несколько раз — например‚ с 01.05 по 02.05‚ затем с 24.05 по 25.05 и с 27.05 по 28.05 в связи с производственной необходимостью. В этом случае на вкладке «Продления‚ переносы‚ отзывы» нужно добавить каждый период отзыва отдельной строкой. Периоды указываются вручную‚ программа корректно рассчитает фактическую продолжительность отпуска с учетом всех перерывов.

Оформление продления отпуска

Продление отпуска (например‚ в связи с временной нетрудоспособностью сотрудника) оформляется аналогично:

1. Откройте документ «Отпуск» (или создайте исправление‚ если период закрыт).
2. На вкладке «Продления‚ переносы‚ отзывы» укажите период продления.
3. Либо просто исправьте дату окончания отпуска в документе и пересчитайте сумму отпускных.
4. Проведите документ — программа доначислит отпускные за дополнительные дни.

Если продление связано с больничным‚ сначала оформляется документ «Больничный лист»‚ после чего отпуск продлевается или переносится на дни болезни.

Важные нюансы

• Отзыв из отпуска допускается только с согласия работника (ст. 125 ТК РФ); Неиспользованная часть отпуска должна быть предоставлена в удобное время в текущем рабочем году или присоединена к отпуску за следующий год.
• Нельзя отзывать из отпуска работников до 18 лет‚ беременных женщин и сотрудников‚ занятых на работах с вредными условиями труда;
• После оформления отзыва проверьте остатки отпусков (отчет «Остатки отпусков»), неиспользованные дни должны корректно сохраниться.
• Дни отзыва должны быть отражены в табеле как рабочие‚ чтобы за них была начислена заработная плата.

Механизм вкладки «Продления‚ переносы‚ отзывы» в документе «Отпуск» программы 1С:ЗУП 3.1 позволяет гибко оформлять как отзыв сотрудника из отпуска‚ так и продление отдыха. Главное — правильно выбрать способ в зависимости от состояния расчетного периода: прямое исправление документа при открытом месяце или ввод документа-исправления при закрытом. Это обеспечит корректный расчет отпускных‚ удержание переплаты и достоверный учет остатков отпусков.