Начисление единовременного пособия при рождении ребенка — это обязательная процедура для кадровых служб и бухгалтерии при оформлении декретного отпуска․ В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3 (1С:ЗУП 3) этот процесс автоматизирован, но требует правильной настройки и последовательного выполнения шагов․ В данной статье подробно разберем алгоритм создания и начисления пособия актуальной на 2024–2026 годы версии программы․

Подготовительный этап: настройка видов расчета

Перед тем как начислять пособие конкретному сотруднику, убедитесь, что в информационной базе настроены необходимые виды расчета и параметры расчета среднего заработка․

Проверка вида расчета «Единовременное пособие при рождении ребенка»

1. Перейдите в раздел Зарплата и кадры → Все виды расчетов․
2. Найдите в списке вид расчета с названием «Единовременное пособие при рождении ребенка» (обычно имеет код EPO или похожий)․
3. Откройте его и проверьте закладку Основное:
   • Вид выплаты: «Единовременное пособие при рождении ребенка» (критично для корректного отражения в отчетах и СЗВ-ТД)․
   • База для расчета среднего: должна быть выбрана база «Средний заработок для пособий Беременность и роды / Рождение ребенка» (или аналогичная, включающая все виды доходов, подлежащие учету по ФЗ-255)․
   • Налогообложение: НДФЛ — «Не облагается» (пособие не облагается НДФЛ до лимита, установленного НК РФ, в 1С это обрабатывается автоматически при правильной настройке вида выплаты)․
   • Страховые взносы: «Не облагается» (пособие не подлежит облажению страховыми взносами)․
4. На закладке Расчет проверьте формулу․ Обычно это: СреднийДневнойЗаработок * КоличествоДнейПособия․

Настройка базы для расчета среднего заработка

С 2023 года расчет среднего заработка для пособий по беременности и родам, а также при рождении ребенка, производится на основе заработка за 2 календарных года, предшествующих году выплаты (ст․ 14 ФЗ-255)․

• Откройте справочник Базы для расчета среднего (Зарплата и кадры → Настройки расчетов → Базы для расчета среднего)․
• Найдите базу, используемую в виде расчета пособия (обычно «Средний заработок для пособий Беременность и роды / Рождение ребенка»)․
• Убедитесь, что в списке Включаемые виды расчетов перечислены все виды доходов, по которым начислялись страховые взносы (оклады, премии, доплаты и т․д․), а виды расчетов, не подлежащие учету (материальная помощь, дивиденды и т․п․) — исключены․
• Проверьте параметр Период расчета среднего: должен быть установлен «Два календарных года»․

Оформление основного документа: «Начисление пособия при рождении ребенка»

Главный документ, генерирующий запись в расчете зарплаты и формирующий данные для СЗВ-ТД и выплаты — это документ «Начисление пособия при рождении ребенка»․

Создание документа

1. Раздел Зарплата и кадры → Пособия → Начисление пособий при рождении ребенка (или через кнопку «Создать» в списке документов «Начисления пособий»)․
2. Заполните шапку документа:
   • Организация: выберите организацию-работодателя․
   • Период регистрации: месяц, в котором будет выплачено пособие (критично для отражения в СЗВ-ТД и расчете взносов/НДФЛ в правильном периоде)․

Заполнение табличной части

В табличной части нажмите «Добавить» и заполните следующие ключевые поля для каждого ребенка (если родились двое и более — отдельными строками):

• Сотрудник: выберите мать (или отца/усыновителя, если мать не работает/не оформляет)․
• Ребенок: нажмите лупу/кнопку выбора․ Если ребенка еще нет в базе, нажмите «Создать» в форме выбора․
  • Заполните карточку ребенка: ФИО, Дата рождения, Пол, Гражданиство․
  • Важно: Укажите Серию и номер свидетельства о рождении (если уже есть) или отметьте «Свидетельство не получено» (тогда пособие начислится, но для выплаты через СФР/почту потребуется доставить данные позже)․
• Порядковый номер ребенка: программа обычно подставляет автоматически на основе данных о других детях сотрудника в базе; Проверьте корректность (1-й, 2-й, 3-й и т․д․), так как от этого зависит размер пособия (с 2024 года размеры дифференцированы по порядковому номеру)․
• Основание: выберите «Свидетельство о рождении» (или «Усыновление», «Решение суда» и т․д․)․ Укажите серию, номер, дату выдачи, кем выдано․
• Период расчета среднего: программа автоматически подставит 2 предшествующих календарных года (например, 2024 и 2025 для выплаты в 2026)․ Не меняйте эти даты вручную, если только сотрудник не имеет права на замену расчетного периода (см․ п․ 3)․
• Количество дней пособия: заполняется автоматически (обычно 1 день на каждого родившегося ребенка для единовременного пособия, в отличие от пособия по БиР на 140/156/194 дня)․ Примечание: Единовременное пособие выплачивается за 1 календарный день на каждого ребенка, сумма фиксирована законом и индексируется ежегодно․

Особенность: Фиксированная сумма vs Расчет по среднему

Внимание: Единовременное пособие при рождении ребенка (ст․ 11 ФЗ-255) — это фиксированная сумма, установленная законом и ежегодно индексируемая (на 1 февраля)․ Оно НЕ рассчитывается по формуле «Средний дневной заработок × Дни»․

В современных версиях 1С:ЗУП 3 (релизы 3․1․25+) вид расчета «Единовременное пособие при рождении ребенка» настроен на фиксированную сумму․

• При проведении документа программа сама подтянет актуальную сумму из справочника «Размеры пособий» (обновляется при обновлении конфигурации/релизов)․
• Поле «Количество дней» в документе служит для учета количества детей (1 день = 1 ребенок = 1 фиксированная сумма)․
• Поля «Период расчета среднего» и «Средний заработок» в документе для этого вида пособия не используются для расчета суммы, но могут отображаться для информации/контроля стажа․

Учет периодов замены расчетного периода (Право на выбор)

Согласно ст․ 14 ФЗ-255, застрахованное лицо имеет право заменить один или оба расчетных календарных года на предыдущие, если в них был больший заработок (например, годы ухода за ребенком до 1;5/3 лет, получение пособий по БиР)․

Как оформить в 1С:ЗУП 3:

1. В документе «Начисление пособия при рождении ребенка» в строке сотрудника нажмите на ссылку/кнопку «Период расчета среднего» (или перейдите по гиперссылке в табличной части)․
2. В открывшемся окне «Расчет среднего заработка» (даже если для единовременного пособия средний не считается, окно нужно для фиксации права на замену периодов в СЗВ-ТД) нажмите «Заменить периоды»․
3. В форме «Замена расчетных периодов» добавьте строки:
   • Какой период заменяем (например, 2024 год)․
   • На какой период заменяем (например, 2022 год)․
   • Основание: «Уход за ребенком до 1,5 лет», «Пособие по БиР» и т․д․ (выбирается из классификатора)․
4. Нажмите «ОК»․ Программа зафиксирует право на замену․ Эта информация попадет в СЗВ-ТД (вид деятельности 3010/3020)․

Примечание: Для единовременного пособия замена периодов не влияет на сумму выплаты (она фиксирована), но обязательна для корректного формирования СЗВ-ТД и подтверждения страхового стажа сотрудника․

Проведение и проверка результатов

1. Нажмите кнопку «Провести и закрыть»․
2. Откройте документ «Расчет зарплаты» за соответствующий период (или создайте его, если еще не создан)․
3. Выполните расчет (кнопка «Рассчитать»)․
4. Проверьте строку сотрудника: должна появиться начисленная сумма единовременного пособия с видом расчета «Единовременное пособие при рождении ребенка»․
5. Убедитесь, что:
   • НДФЛ не удержан (пособие не облагается)․
   • Страховые взносы не начислены․
   • Сумма соответствует актуальному размеру на дату рождения ребенка (с учетом индексации 1 февраля текущего года)․

Отчетность и передача данных в СФР (СЗВ-ТД)

После проведения расчета зарплаты данные о начисленном пособии автоматически попадают в отчет СЗВ-ТД․

• Вид деятельности: 3010 (для матери) или 3020 (для отца/усыновителя)․
• Основание: код документа-основания (свидетельство о рождении)․
• Период работы: дата рождения ребенка — дата рождения ребенка (1 день)․
• Страховой стаж: рассчитывается программой автоматически на дату рождения ребенка с учетом замен периодов (если оформляли в п․ 3)․

Перед сдачей отчета откройте «Реестр СЗВ-ТД» (Зарплата и кадры → Отчеты → Отчеты для СФР → СЗВ-ТД) и проверьте корректность заполнения строки по данному сотруднику․

Типичные ошибки и их решение

Выплата пособия (Документ «Выплата зарплаты»)

После начисления пособие выплачивается стандартным порядком:

1. Создайте документ «Выплата зарплаты» (Касса / Банк)․
2. Заполните: Организация, Дата, Период регистрации (месяц начисления)․
3. Нажмите «Заполнить по начисленным»․
4. Проверьте, что в табличной части есть строка с единовременным пособием․
5. Проведите документ․ Сформируйте платежное поручение (для банка) или ведомость (для кассы)․

Создание единовременного пособия при рождении ребенка в 1С:ЗУП 3 сводится к грамотному заполнению единственного ключевого документа — «Начисление пособия при рождении ребенка»․ Главные условия успеха:

• Актуальный релиз программы (для получения актуальных сумм индексации)․
• Корректно заполненная карточка ребенка (ФИО, дата рождения, свидетельство)․
• Указанный правильный порядковый номер ребенка (влияет на сумму с 2024 г․)․
• Оформление права на замену расчетных периодов (для СЗВ-ТД и стажа)․
• Правильный «Вид выплаты» в настройках вида расчета (гарантия не облажения НДФЛ и взносами)․

Соблюдение данного алгоритма позволит избежать ошибок в отчетности перед СФР, претензий со стороны сотрудников и налоговых органов․

Статья подготовлена на основе функционала 1С:ЗУП 3․1 (релизы 3․1․25+)․ Интерфейс и названия команд могут незначительно отличаться в зависимости от конкретного релиза конфигурации․ Всегда сверяйтесь с актуальной методической информацией на портале ИТС (its․1c;ru)․