Запрос (Query), это один из ключевых объектов базы данных Microsoft Access, предназначенный для отбора, сортировки, проведения вычислений, подведения итогов, а также для внесения изменений в данные основных таблиц. Грамотное составление запросов позволяет работать не со всей массивом данных сразу, а только с нужной выборкой.

В этой статье мы подробно разберем основные способы создания запросов: с помощью Мастера запросов (для начинающих) и в Конструкторе запросов (для гибкой настройки), а также рассмотрим популярные типы запросов, такие как «От и До» и параметрические.

Подготовка: Источники данных

Прежде чем создавать запрос, определитесь с источником данных. Запрос может основываться на:

• Одной таблице.
• Нескольких связанных между собой таблицах (например, «Клиенты» и «Заказы»).
• Других запросах.

Важно: Если вы используете несколько таблиц, убедитесь, что между ними установлены связи (Один-ко-Многим) в окне «Схема базы данных» (Вкладка Инструменты базы данных → Связи).

Способ 1: Создание запроса с помощью Мастера (Простой старт)

Мастер запросов идеален для быстрого создания простых запросов на выборку без необходимости вручную настраивать сетку.

1. Перейдите на вкладку Создание (Create).
2. В группе «Запросы» нажмите Мастер запросов (Query Wizard).
3. В открывшемся окне выберите Запрос на выборку (Simple Query Wizard) и нажмите «ОК».
4. Выбор полей: В выпадающем списке «Таблицы/Запросы» выберите нужную таблицу. Переносите нужные поля из списка «Доступные поля» в «Выбранные поля» кнопками > (один) или >> (все). Нажмите «Далее».
5. Тип итогов (опционально): Если нужно сгруппировать данные (например, сумма продаж по каждому менеджеру), выберите «С итогами» (Summary) и настройте функции (Сумма, Счет, Среднее и т.д.). Если просто нужна выборка записей, оставьте «Подробно» (Detail). Нажмите «Далее».
6. Имя запроса: Введите понятное имя (например, Запрос_Продажи_За_Месяц) и выберите «Открыть запрос для просмотра результата» или «Изменить запрос в конструкторе» для доработки.
7. Нажмите Готово.

Способ 2: Создание в Конструкторе запросов (Профессиональный подход)

Конструктор дает полный контроль над SQL-логикой, критериями отбора, сортировкой и объединением таблиц.

Запуск и добавление таблиц

1. Вкладка Создание → кнопка Конструктор запросов (Query Design).
2. Откроется диалоговое окно «Добавление таблицы» (Show Table). На вкладке «Таблицы» (или «Запросы», «Обе») выделите нужные объекты и нажмите Добавить (Add). Можно добавить несколько таблиц за раз, зажав Ctrl.
3. Нажмите Закрыть (Close).
4. Проверьте связи: Между таблицами должны отображаться линии связи (1 — ∞). Если их нет — перетащите первичный ключ одной таблицы на внешний ключ другой.

Работа с сеткой конструктора (QBE, Query By Example)

Нижняя часть окна — это сетка, где настраиваются поля результата.

Добавление полей в сетку

• Дважды кликните по имени поля в верхней панели (в окне таблицы) — оно добавится в первую свободную колонку.
• Перетащите поле мышкой в нужную колонку.
• Выберите поле из выпадающего списка в ячейке «Поле».
• Звездочка (*) — добавляет сразу все поля таблицы (быстро, но не позволяет настраивать сортировку/критерии для отдельных полей).

Популярные типы критериев отбора (Строка «Критерий»)

В строке Критерий пишутся условия, по которым отбираются записи. Условия в одной строке работают по логическому «И» (AND), в разных строках (Критерий / Или) — по «ИЛИ» (OR).

Запрос «От и До» (Диапазон значений)

Один из самых частых сценариев — выборка записей в числовом или датном диапазоне;

• Числа: Between 100 And 1000 (включая границы).
• Даты: Between ## And ## (даты в Access обязательно в знаках # #).
• Альтернатива: >=100 And <=1000.

Точное совпадение и текстовые фильтры

• Точное значение: "Москва" (кавычки ставятся автоматически);
• Частичное совпадение (подстрока): Like "Москва" (звездочка — любое количество символов, ? — один символ).
• Начинается на: Like "М".

Список значений (Оператор IN)

In ("Москва", "Санкт-Петербург", "Казань")

Пустые и непустые значения

• Пустые (Null): Is Null.
• Не пустые: Is Not Null.

Параметрические запросы (Ввод условия при запуске)

Позволяют пользователю вводить критерий в диалоговом окне каждый раз при открытии запроса.

1. В строке Критерий нужного поля введите текст в квадратных скобках: [Введите название города:].
2. При запуске запроса появится окно с подсказкой «Введите название города:» и полем для ввода.
3. Это удобно для отчетов и форм, чтобы не менять конструктор каждый раз.

Другие важные типы запросов

На вкладке Конструктор (в группе «Тип запроса») можно переключать режим:

• Запрос на выборку (Select) — основной тип, только чтение данных (описан выше).
• Запрос на создание таблицы (Make Table), создает новую таблицу на основе выборки. Полезно для архивации или промежуточных расчетов. Сначала делается запрос на выборку, затем он конвертируется в этот тип.
• Запрос на добавление (Append) — добавляет записи выборки в существующую таблицу. Требует указания целевой таблицы и сопоставления полей.
• Запрос на обновление (Update) — массово меняет значения в полях существующих записей (например, повысить все цены на 10%). Осторожно: действие необратимо!
• Запрос на удаление (Delete), удаляет отобранные записи из таблицы. Осторожно!
• Перекрестный запрос (Crosstab) — сводная таблица (строки, столбцы, значения/итоги). Создается через Мастер перекрестных запросов.

Вычисляемые поля и агрегатные функции

Вычисляемые поля (Выражения)

В строке Поле пишутся по формату: ИмяНовогоПоля: Выражение.

Примеры:
ПолнаяЦена: [Цена] * [Количество]
Возраст: DateDiff("yyyy"; [ДатаРождения]; Date)
ФИО: [Фамилия] & " " & [Имя] & " " & [Отчество]
Статус: IIf([Сумма] > 10000; "VIP"; "Стандарт")

1. Для полей, по которым группируем (например, «Менеджер»), выберите Группировать по (Group By).
2. Для полей, которые считаем (например, «Сумма»), выберите: Сумма (Sum), Счет (Count), Среднее (Avg), Мин/Макс (Min/Max).
3. Для полей, не участвующих в группировке и расчете, выберите Выражение (Expression) или уберите их из выборки.

Просмотр SQL-кода и сохранение

• Вид SQL: На вкладке «Главная» → «Вид» → «SQL» (или правый клик по вкладке запроса → «SQL»). Это позволяет увидеть/скопировать/отредактировать чистый SQL-код (SELECT ... FROM ... WHERE ...).
• Сохранение: Ctrl + S или значок дискеты. Введите имя (рекомендуется префикс qry_, напр. qry_Продажи_Менеджеры).
• Сохраненный запрос появляется в области навигации слева. Его можно открывать, использовать как источник для форм, отчетов, других запросов или экспорта в Excel.

Типичные ошибки и советы

• Ошибка «Несоответствие типов данных»: Сравниваете текст с числом или дату с текстом. Проверьте формат поля в таблице и критерий в запросе (даты в # #, текст в «»).
• Дубликаты записей: При объединении нескольких таблиц без правильной связи или группировки строки могут повторяться. Используйте «Уникальные значения» (Unique Values / DISTINCT) в свойствах запроса (F4 → Unique Values = Yes).
• Медленная работа: Избегайте лишних полей (не ставьте *, если нужно 3 поля), ставьте индексы на поля связей и критерии отбора в таблицах.
• Имена полей с пробелами: Заключайте в квадратные скобки: [Дата заказа].

Умение составлять запросы в Access — это основа эффективной работы с данными. Начните с Мастера для простых задач, но обязательно освойте Конструктор: он открывает доступ к мощным возможностям — вычисляемым полям, сложной логике отбора (включая «От и До» и параметры), группировке итогов и действиям по изменению данных (добавление, обновление, удаление). Регулярная практика и изучение SQL-кода, который генерирует Access, быстро повысят ваш уровень владения программой.