Смена фамилии — довольно распространённая ситуация: чаще всего она связана с вступлением в брак или расторжением брака‚ но может происходить и по другим причинам․ Для работодателя и работника важно понимать‚ какие документы нужно изменить‚ а какие остаются в силе․ Разберём порядок действий подробно․
Нужно ли менять трудовой договор
Ключевой момент‚ который часто вызывает вопросы: трудовой договор при смене фамилии не расторгается и не заключается заново․ Фамилия работника — это идентифицирующие сведения‚ а не условие договора․ Поэтому изменение фамилии не влечёт изменения условий трудового договора и не требует заключения дополнительного соглашения․
Роструд неоднократно разъяснял‚ что в сам текст трудового договора исправления вносить не нужно․ Достаточно‚ чтобы работник представил документы‚ подтверждающие смену фамилии․
Какие документы представляет работник
Работник должен уведомить работодателя о смене фамилии и представить:
- новый паспорт гражданина РФ;
- документ-основание: свидетельство о заключении или расторжении брака‚ свидетельство о перемене имени‚ выданное органом ЗАГС;
- при необходимости — заявление о внесении изменений в кадровые документы (составляется в свободной форме)․
Порядок действий работодателя
Получение документов
Кадровая служба снимает копии с нового паспорта и документа-основания‚ заверяет их и подшивает в личное дело работника․
Издание приказа
Работодатель издаёт приказ о внесении изменений в учётные документы в связи со сменой фамилии работника․ Унифицированной формы такого приказа нет‚ он составляется в свободной форме с указанием:
- прежней и новой фамилии работника;
- реквизитов документа-основания;
- перечня документов‚ в которые вносятся изменения․
Внесение изменений в кадровые документы
Изменения вносятся в:
- трудовую книжку — прежняя фамилия зачёркивается одной чертой‚ вписывается новая‚ на внутренней стороне обложки делается ссылка на документ-основание с подписью ответственного лица и печатью (при её наличии);
- личную карточку работника (форма Т-2), аналогичным образом;
- сведения о трудовой деятельности (для электронных трудовых книжек) — подаётся отчёт по форме ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД) с кадровым мероприятием «Переименование»;
- учётные данные в программах кадрового учёта и расчёта заработной платы․
Уведомление других служб
Информацию о смене фамилии следует передать в бухгалтерию (для расчёта зарплаты‚ налоговой отчётности‚ справок)‚ а также учесть при подаче персонифицированной отчётности в СФР и ФНС․
Что делать работнику помимо работы
После смены фамилии работнику также потребуется заменить ряд личных документов:
- паспорт гражданина РФ — в течение 30 дней;
- СНИЛС и ИНН (свидетельство о постановке на учёт);
- полис ОМС;
- водительское удостоверение‚ загранпаспорт — при необходимости;
- банковские карты и реквизиты счетов․
Дипломы об образовании и аттестаты менять не обязательно — они остаются действительными‚ а связь подтверждается свидетельством о заключении брака или о перемене имени․
Типичные ошибки
- Расторжение трудового договора и заключение нового — это неправильно и нарушает права работника (прерывается стаж‚ меняются условия)․
- Внесение исправлений непосредственно в текст трудового договора — этого делать не нужно;
- Отсутствие приказа и копий подтверждающих документов в личном деле — при проверке это может вызвать вопросы․
- Несвоевременная подача сведений в СФР — за это предусмотрена административная ответственность․
Смена фамилии работника оформляется просто: работник представляет новый паспорт и документ-основание‚ работодатель издаёт приказ и вносит изменения в трудовую книжку‚ личную карточку и учётные системы․ Сам трудовой договор остаётся прежним — ни дополнительное соглашение‚ ни новый договор не требуются․ Своевременное и корректное оформление изменений защищает интересы обеих сторон и избавляет от проблем при проверках и при начислении выплат․