Ежегодный оплачиваемый отпуск, гарантированное Трудовым кодексом РФ право каждого работника. Однако для работодателя важно не только предоставить сотруднику отдых, но и корректно оформить все документы: от уведомления или заявления до приказа и расчёта отпускных. Ошибки в документации могут привести к штрафам со стороны трудовой инспекции и спорам с работниками. Разберём процедуру пошагово.
Шаг 1. График отпусков
Основой планирования отпусков является график отпусков (форма Т-7 или собственный шаблон организации). Он утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года и обязателен как для работодателя, так и для работника (ст. 123 ТК РФ).
В графике указываются:
- ФИО и должность сотрудника;
- структурное подразделение;
- планируемые даты начала и окончания отпуска;
- количество календарных дней отдыха.
Шаг 2. Уведомление работника или заявление
Дальнейший порядок зависит от того, идёт ли сотрудник в отпуск по графику или вне его.
Отпуск по графику
Если работник уходит в отпуск согласно утверждённому графику, заявление писать не нужно. Обязанность работодателя — письменно уведомить сотрудника о начале отпуска не позднее чем за две недели (ст. 123 ТК РФ). Уведомление составляется в произвольной форме и вручается работнику под личную подпись.
Отпуск вне графика
Если сотрудник планирует отдых в другое время, хочет разделить отпуск на части или перенести его, необходимо заявление. Унифицированной формы заявления на отпуск не существует, но документ должен содержать:
- наименование структурного подразделения, в котором работает сотрудник;
- адресата — должность руководителя организации или уполномоченного лица, его фамилию и инициалы;
- название вида документа, «Заявление»;
- просьбу о предоставлении отпуска с указанием вида отпуска, дат начала и окончания, количества дней;
- дату составления и личную подпись работника.
Заявление визируется непосредственным руководителем сотрудника и передаётся в кадровую службу.
Шаг 3. Приказ о предоставлении отпуска
На основании графика отпусков или заявления работника издаётся приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска. Можно использовать:
- унифицированную форму Т-6 (на одного работника) или Т-6а (на группу работников);
- собственный шаблон, утверждённый в учётной политике организации.
В приказе указываются:
- ФИО, табельный номер, должность и подразделение сотрудника;
- вид отпуска (ежегодный основной, дополнительный, без сохранения зарплаты и т.д.);
- период работы, за который предоставляется отпуск;
- даты начала и окончания отдыха, количество календарных дней.
Приказ подписывает руководитель организации. С документом необходимо ознакомить работника под личную подпись — желательно сделать это не позднее чем за три дня до начала отпуска.
Шаг 4. Записка-расчёт и выплата отпускных
Для начисления отпускных оформляется записка-расчёт о предоставлении отпуска (форма Т-60 или собственная форма). Кадровая служба заполняет первую часть документа (данные об отпуске), бухгалтерия — вторую (расчёт среднего заработка и суммы выплат).
Важно: отпускные должны быть выплачены работнику не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).
Шаг 5. Отметки в учётных документах
После издания приказа необходимо внести соответствующие отметки:
- в табеле учёта рабочего времени (форма Т-12 или Т-13) дни отпуска отмечаются кодом «ОТ» (ежегодный основной) или «ОД» (дополнительный), «ДО» — для отпуска без сохранения зарплаты;
- в личной карточке работника (форма Т-2) — раздел VIII «Отпуск», где фиксируются вид отпуска, период работы, даты и реквизиты приказа;
- в графике отпусков — графы о фактической дате отпуска и, при необходимости, о переносе.
Особые ситуации
Отпуск за свой счёт
Для отпуска без сохранения заработной платы заявление работника обязательно всегда. На его основании издаётся приказ по форме Т-6, с которым сотрудника знакомят под подпись.
Отзыв из отпуска
Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия (ст. 125 ТК РФ). Порядок оформления:
- работодатель направляет работнику предложение о выходе на работу (в произвольной форме);
- работник оформляет письменное согласие;
- издаётся приказ об отзыве из отпуска с указанием даты выхода и порядка использования оставшейся части отдыха;
- вносятся изменения в табель, личную карточку и график отпусков.
Типичные ошибки работодателей
- отсутствие письменного уведомления о начале отпуска за две недели;
- нарушение срока выплаты отпускных (позднее чем за три дня);
- отсутствие подписи работника на приказе;
- неотражение отпуска в личной карточке и табеле;
- отзыв из отпуска без письменного согласия сотрудника.
Грамотное документальное оформление отпуска включает пять ключевых этапов: планирование в графике, уведомление или заявление, издание приказа, расчёт и выплату отпускных, внесение отметок в учётные документы. Соблюдение установленных сроков и форм защищает работодателя от претензий контролирующих органов, а работника, от нарушения его трудовых прав.