Внезапное заболевание ключевого сотрудника — частая ситуация, которая может парализовать бизнес-процессы. Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) предусматривает механизм временного замещения отсутствующего работника. Главный документ, запускающий эту процедуру по инициативе сотрудника, — заявление на замещение во время больничного. В этой статье подробно разберем, как его правильно составить, какие существуют правовые основания и как оформить выплаты.

Правовые основания замещения при болезни коллеги

Регулируется процедура статейой 60.2 ТК РФ («Временное выполнение работ (обязанностей) отсутствующего работника»). Ключевые моменты:

• Основание: временное отсутствие основного работника (болезнь, отпуск, командировка и др.), подтвержденное документом (лист нетрудоспособности).
• Согласие сторон: замещение возможно только при письменном согласии замещающего работника и приказа работодателя. Принуждать к совмещению нельзя (ст. 60.2 ч. 2 ТК РФ).
• Срок: на все время отсутствия основного сотрудника (до выхода на работу).
• Оплата: производится за фактически выполненную работу, размер устанавливается локальными нормативными актами (ЛНА), коллективным договором или трудовым договором (ч. 6 ст. 60.2 ТК РФ). Не может быть ниже оплаты труда замещаемого работника (если квалификация одинакова).

Когда необходимо писать заявление?

Заявление пишется в двух основных сценариях:

1. Инициатива работника: вы видите, что коллега на больничном, работа встает, и вы готовы взять его обязанности за доплату. Вы пишете заявление «по своей воле».
2. Реакция на предложение работодателя: начальник устно или письменно предлагает вам временно совместить обязанности. Ваше заявление в этом случае — официальное подтверждение вашего согласия («Соглашаюсь на временное выполнение обязанностей…»).

Важно: Без вашего заявления (согласия) приказ о замещении издать недопустимо, это нарушение трудового права.

Структура и правила составления заявления

Единого государственно утвержденного бланка не существует. Организации вправе разработать свой бланк и закрепить его во внутреннем распорядке (ЛНА). Если бланка нет — пишут на чистом листе А4 (от руки синей ручкой или на компьютере) по правилам делового документооборота (ГОСТ Р 7.0.97–2016).

Обязательные реквизиты («Шапка»):

• Кому: Должность, ФИО руководителя организации (директора, генерального директора) в дательном падеже (например: «Генеральному директору ООО «Ромашка» Иванову И.И.»).
• От кого: Ваша должность, структурное подразделение, полные ФИО в родительном падеже (например: «от старшего бухгалтера бухгалтерии ООО «Ромашка» Петровой П.П.»).

Основная часть (Содержание):

• Название документа: по центру строки — «ЗАЯВЛЕНИЕ» (капслоком).
• Суть просьбы: четкая фраза: «Прошу временно исполнять обязанности [Должность замещаемого] [ФИО замещаемого] на период его отсутствия по листу нетрудоспособности (больничного)».
• Срок: «Начиная с [дата начала больничного] и до выхода на работу [ФИО замещаемого]».
• Основание (опционально): ссылка на ст. 60.2 ТК РФ или пункт ЛНА/трудового договора.
• Условия оплаты (желательно): «С выплатой дополнительной оплаты в размере [сумма/процент/ставка] в соответствии с [название ЛНА/КД/ТД]».

Завершающие реквизиты:

• Дата составления: число, месяц словами, год (слева или справа).
• Подпись: ваша расшифровка подписи (ФИО инициалами).

Образец заявления (шаблон 2025–2026 гг.)

Генеральному директору
ООО «Вектор»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова П.П.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу разрешить мне временно исполнять обязанности начальника отдела продаж Сидорова С.С. на период его отсутствия по листу нетрудоспособности (больничного листа) с 15 октября 2026 г. и до дня его выхода на работу.

Согласен на временное выполнение данных обязанностей в совмещении с основной работой с выплатой дополнительной оплаты в размере 50% тарифной ставки (оклада) замещаемой должности в соответствии с Положением о доплатах и надбавках ООО «Вектор» от г.

27 сентября 2026 г. _______________ /Петров П.П./

Процедура оформления: от заявления до приказа

Написание заявления — только первый шаг. Полная процедура выглядит так:

1. Сотрудник пишет заявление (в 2 экземплярах: один остается у начальника/кадров, второй с отметкой о принятии — у сотрудника).
2. Начальник отдела ставит визу (решение) на заявлении: «Согласен. Начальник отдела продаж [Подпись] [ФИО] [Дата]».
3. Кадровик/Кадровая служба готовит проект приказа.
4. Руководитель организации подписывает Приказ (распоряжение) по форме Т-5 (унифицированная) или собственной форме об исполнении обязанностей отсутствующего.
5. Сотрудник ознакомляется с приказом под роспись (лично или через ЭДО).
6. В трудовую книжку / СТД-Р запись НЕ вносится (это не перевод на другую работу, а временное совмещение).

Как считается и выплачивается работа за замещение?

Это самый важный финансовый вопрос. Согласно ч. 6 ст. 60.2 ТК РФ:

• Оплата производится за фактически выполненную работу.
• Размер доплаты устанавливается ЛНА (Положением о зарплате, о надбавках), Коллективным договором или Трудовым договором.
• Частые варианты расчета:
  • Процент от оклада замещаемого (например, 50%, 100%).
  • Фиксированная сумма в месяц.
  • Пропорционально отработанному времени (если замещение неполное).
• Выплаты подлежат страхованию (взносы в Соцфонд) и облагаются НДФЛ.
• Важно: Если ЛНА не предусматривают размер доплаты, споры решаются в пользу работника (часто суды присуждают оплату в размере оклада замещаемого за фактически отработанное время).

Типичные ошибки и риски

Особенности замещения на длительный период (декрет, длительная болезнь)

Если больничный выдан на длительный срок (операция, реабилитация — несколько месяцев), процедура не меняется, но:

• Работодатель имеет право нанять внешнего сотрудника на срочный трудовой договор (ст. 59 ТК РФ) вместо внутреннего совмещения, если никто из штата не согласен или не справляется.
• Внутренний совместитель сохраняет право на свой основной отпуск, гарантии по своей основной должности.
• При выходе основного сотрудника на работу приказ о замещении прекращает действие приказом об отмене временного исполнения обязанностей.

Чек-лист: что проверить перед сдачей заявления

• [ ] Адресат верный (ФИО директора, название юрлица).
• [ ] Мои данные верны (должность, подразделение, ФИО).
• [ ] Четко указано, чьи именно обязанности исполняю (должность, ФИО коллеги).
• [ ] Указано основание (больничный/ЛН) и срок (с даты… до выхода).
• [ ] Упомянута доплата (размер/процент) и ссылка на документ, ее устанавливающий (ЛНА/КД/ТД).
• [ ] Поставлена текущая дата и личная подпись с расшифровкой.
• [ ] Получен второй экземпляр с отметкой о принятии (входящий номер/дата/подпись принявшего).

Написание заявления на замещение — это защита ваших прав и легализация дополнительного заработка. Главное правило: никакой работы без приказа, а никакого приказа без вашего заявления. Всегда фиксируйте условия оплаты (хотя бы со ссылкой на локальный акт) в самом заявлении, чтобы избежать споров при начислении зарплаты. При сложных ситуациях (отказ в выплате, принуждение к замещению) обращайтесь в профсоюз или ГИТ.

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. Трудовое законодательство может меняться; актуальные нормы ТК РФ необходимо проверять в официальных системах (КонсультантПлюс, Гарант) на дату составления документа.