Оформление декретного отпуска — одна из самых ответственных кадровых процедур. Ошибки в сроках, документах или расчете пособий ведут к задержке выплат сотруднице, отказум Социального фонда России (СФР) в возмещении расходов работодателя и потенциальным трудовым спорам. В этой статье подробно разбираем пошаговый алгоритм действий HR-специалиста и руководителя с учетом актуальных правил 2026 года, перехода на электронные больничные (ЭЛН) и текущих лимитов выплат.

Важное юридическое различие: Два разных отпуска

В быту слово «декрет» объединяет два юридически самостоятельных периода. Путаница между ними недопустима, так как у каждого — свои основания, сроки, порядок оплаты и набор документов.

• Отпуск по беременности и родам (БиР) — временная нетрудоспособность. Оформляется только беременной женщине на основании электронного листа нетрудоспособности (ЭЛН). Отец, бабушка или иные родственники его оформить не могут.
• Отпуск по уходу за ребенком до 3 лет, социальное гарантии сохранения рабочего места. Оформить его может мать, отец, бабушка, дедушка, опекун или любой родственник, фактически ухаживающий за ребенком. На ЭЛН он не оформляется, основание — заявление и свидетельство о рождении ребенка.

Этап I: Отпуск по беременности и родам (БиР)

Сроки и продолжительность (Правила 2026 года)

Отпуск начинается с 30-й недели беременности (с 28-й, при многоплодной). Продолжительность зависит от сценария родов:

Документальная база: Электронный лист нетрудоспособности (ЭЛН)

С 2022 года бумажные больничные листы практически полностью ушли в прошлое (Приказ Минздрава от № 1089н). Бумажный формат предусмотрен только для исключительных категорий (лица с доступом к гостайне и др.). Для абсолютного большинства сотрудниц актуален ЭЛН.

Как это работает:

1. На 30-й неделе (28-й при многоплодной) врач женской консультации формирует ЭЛН в информационной системе СФР.
2. Номер ЭЛН отображается в личном кабинете сотрудницы на Госуслугах; его можно уточнить у врача.
3. Работодатель получает сведения об ЭЛН автоматически через интеграцию с СФР (в кадровом ПО или личном кабинете СФР).

Заявление сотрудницы: нюансы дат

Строгой утвержденной формы заявления нет. Документ пишется от руки или на компьютере от имени руководителя. Обязательные реквизиты:

• Просьба предоставить отпуск по БиР.
• Даты начала и окончания отпуска (обычно совпадают с периодом ЭЛН).
• Номер ЭЛН.
• Важный нюанс: Дата начала отпуска в ЭЛН не обязывает женщину уволиться с работы в этот же день. Она вправе продолжить трудиться. В заявлении она указывает фактическую дату ухода (позже даты открытия ЭЛН). За отработанные дни пособие по БиР не начисляется — выплачивается обычная заработная плата.

Действия работодателя (Чек-лист)

1. Принять заявление (поставить входящий номер, дату, подпись принявшего).
2. Убедиться, что ЭЛН открыт и виден в системе СФР.
3. Рассчитать и выплатить пособие по БиР в срок следующей зарплатной выплаты после предоставления ЭЛН (ст. 14 ФЗ-255).
4. Передать сведения в СФР для возмещения (если организация не является страхователем, производящим выплаты за счет средств СФР напрямую).

Расчет пособия по БиР в 2026 году

Пособие = Средний дневной заработок × Количество дней отпуска по БиР.

• Расчетный период: 2 календарных года, предшествующих году страхового случая (для 2026 года — 2024 и 2025 годы).
• Максимальная база за 2024 г.: 2 225 000 руб. (проверьте актуальные лимиты на сайте СФР на момент расчета).
• Максимальная база за 2025 г.: Устанавливается ежегодно правительством РФ.
• Минимальное пособие: Рассчитывается на основе МРОТ, действующего на момент ухода в отпуск (если стаж менее 6 месяцев или заработок ниже МРОТ).

Важно: Пособие по БиР выплачивается работодателем, а затем возмещается СФР (за исключением случаев, когда СФР платит напрямую, например, при ликвидации работодателя).

Этап II: Отпуск по уходу за ребенком до 3 лет

Когда начинается и кто может оформить

Отпуск начинается на следующий день после окончания отпуска по БиР. Оформить его может не только мать, но и отец, бабушка, дедушка, опекун, приемный родитель — любой трудоустроенный родственник, фактически ухаживающий за ребенком.

Два финансовых периода отпуска

Юридически это один непрерывный отпуск, но финансово он делится на два отрезка:

• До 1,5 лет: Выплачивается ежемесячное пособие по уходу за ребенком (назначает и платит СФР напрямую на карту получателя). Работодатель не участвует в выплате, но обязан предоставить отпуск и сохранить место.
• От 1,5 до 3 лет: Ежемесячных пособий от СФР нет (за исключением отдельных региональных выплат или выплат для низкоимущих семей, которые назначает соцзащита). Работодатель не платит пособие, но обязан сохранить рабочее место и считать этот период в стаже.

Порядок оформления работодателем

1. Заявление от сотрудника (матери, отца и т.д.) с просьбой предоставить отпуск по уходу за ребенком до достижения им 3 лет. Указывается дата начала (день после окончания БиР).
2. Свидетельство о рождении ребенка (оригинал для проверки, копия в дело).
3. Справка с места работы второго родителя (если отпуск оформляет не мать), о том, что он/она не пользуется отпуском по уходу и пособием на данный момент.
4. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 3 лет (формы Т-6 или собственная форма).
5. Запись в трудовой книжке / СТД-Р: Запись о предоставлении отпуска ставится по окончании всего отпуска (после 3 лет) или при досрочном выходе. В СТД-Р передается код «О» (отпуск по уходу за ребенком).

Ежемесячное пособие до 1,5 лет: роль работодателя

Хотя платит СФР, работодатель должен:

• Своевременно передать в СФР сведения о заработке за расчетный период (2 года) через форму СЗВ-ТД или при найме/увольнении.
• Не задерживать выдачу справок о заработке, если сотрудник запросит их для СФР (хотя сейчас СФР берет данные из СЗВ-ТД автоматически).
• Учесть, что пособие до 1,5 лет не облагается НДФЛ и не подлежит удержанию по исполнительным листам (кроме алиментов).

Дополнительные выплаты и бонусы (Не упустите!)

Единовременное пособие при рождении ребенка

• Выплачивается один раз одному из родителей (или опекуну).
• Назначает СФР. Работодатель не платит, но может помочь сотруднику с подачей заявления через Госуслуги или лично в СФР/МФЦ.
• Срок подачи: в течение 6 месяцев со дня рождения (после — только через суд с восстановлением срока).

Пособие за раннюю регистрацию на учете в женской консультации

• Выплачивается беременной, вставшей на учет до 12 недель срока.
• Назначает СФР напрямую. Сотрудница подает заявление через Госуслуги.
• Работодатель не участвует в расчете и выплате.

Региональные материнский капитал и выплаты

Многие регионы РФ предусматривают свои меры поддержки (региональный маткапитал, ежемесячные выплаты до 3 лет для низкоимущих семей, субсидии на оплату коммунальных услуг и т.д.). HR-специалист должен информировать сотрудницу о необходимости обращения в органы соцзащиты региона (МФЦ).

Гарантии и запреты: Что работодатель НЕ имеет права делать

Нарушение этих норм влечет штрафы (ст. 5.27 КоАП РФ) и восстановление при работе через суд.

• Запрещено увольнять беременных женщин, матерей до 3 лет (одиночек до 14 лет/инвалидов до 18 лет), за исключением полной ликвидации организации.
• Запрещено отказывать в предоставлении отпуска по БиР или по уходу.
• Запрещено направлять в служебные командировки, привлекать к работе в ночное время, в выходные/нерабочие праздничные дни, к сверхурочной работе без письменного согласия.
• Запрещено устанавливать испытательный срок при найме беременных женщин и матерей до 1,5 лет (исключение, фиксированный договор до 2 месяцев).
• Сохранение среднего заработка при переводе на легкую работу по медпоказаниям до конца отпуска по уходу (ст. 254 ТК РФ).

Специальные ситуации

Сотрудница работает по ГПХ (гражданско-правовому договору)

Если по факту это скрытые трудовые отношения (личное исполнение, подчинение трудовому распорядку, систематическая оплата) — суд признает договор трудовым. Тогда все гарантии декрета распространяются на исполнителя. Риск для работодателя: доплаты НДФЛ, страховых взносов, компенсаций и штрафов.

Досрочный выход из отпуска по уходу

Сотрудник вправе выйти на работу раньше 3 лет (или 1,5 лет) по собственному заявлению. Работодатель обязан принять его на работу в течение 3 дней (или в срок, указанный в заявлении). Приказ об отзыве из отпуска оформляется стандартной формой.

Уход в декрет отца или бабушки

Если отпуск по уходу оформляет отец (бабушка/дедушка), работодатель запрашивает у матери (работодателя матери) справку о том, что она не пользуется отпуском и пособием. Пособие до 1,5 лет получит именно тот, кто оформил отпуск (выплатит СФР).

Роды за рубежом / Ребенок рожден за границей

Основанием для отпуска по уходу служит документ, удостоверяющий рождение ребенка, выданный компетентным органом иностранного государства, с нотариально заверенным переводом на русский язык. Для пособия по БиР нужен ЭЛН, выданный российской медорганизацией (если женщина наблюдалась в РФ) или документ об установленном формате о нетрудоспособности, признанный в РФ по международным договорам.

1. Уведомление: Сотрудница сообщила о беременности (устно или письменно). Проконсультируйте о сроках и правах.
2. ЭЛН (БиР): Дождитесь появления ЭЛН в системе СФР (30/28 неделя). Получите от сотрудницы заявление с датой ухода и номером ЭЛН.
3. Расчет БиР: Рассчитайте пособие за 2 предшествующих года. Выплатите в день зарплаты. Отправьте данные в СФР для возмещения.
4. Рождение ребенка: Получите копию свидетельства о рождении.
5. Заявление на уход до 3 лет: Примите заявление от матери/отца/родственника. Попросите справку со 2-го родителя (если не мать).
6. Приказ: Издайте приказ о предоставлении отпуска по уходу до 3 лет.
7. СЗВ-ТД: Убедитесь, что сведения о заработке за расчетный период переданы в СФР корректно (критично для назначения пособия до 1,5 лет).
8. Учет: В табеле учета рабочего времени ставьте код «М» (БиР) и «О» (уход за ребенком). В СТД-Р — соответствующие коды.
9. Связь: Держите контакт с сотрудником(кой) в отпуске (информирование о вакансиях, обучении, изменениях в локальных актах).
10. Выход на работу: За 2-4 недели до окончания срока (1,5 или 3 года) уточните планы: выход, продление неоплачиваемого отпуска (до 3 лет), увольнение.

Грамотное оформление декретного отпуска, это не только соблюдение Трудового кодекса и ФЗ-255, но и забота о репутации работодателя и финансовой безопасности компании. Ключевые успехи в 2026 году: работа только с ЭЛН, своевременная передача СЗВ-ТД в СФР для автоматического назначения пособий, четкое разделение периодов БиР (платит работодатель/СФР возмещает) и ухода до 1,5 лет (платит СФР напрямую). Используйте приведенный чек-лист, чтобы исключить риски штрафов, судов и недовольства сотрудников.

Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому юристу или в инспекцию труда.