Дополнительный отпуск — это вид оплачиваемого ежегодного отпуска, который предоставляется работникам поверх основного (базового) отдыха в соответствии с Трудовым кодексом РФ (ТК РФ), иными федеральными законами, коллективным договором или локальными нормативными актами организации. Грамотная настройка начисления такого отпуска критически важна для соблюдения прав сотрудников, корректного расчета заработной платы и правильного отражения в бухгалтерском и налоговом учете.

В данной статье подробно разберем правовую базу, виды дополнительных отпусков, пошаговую настройку в программе 1С:ЗУП (Зарплата и управление персоналом), а также нюансы бухгалтерского учета по ПБУ 8/2010.

Правовая основа и виды дополнительных отпусков

Перед настройкой в информационной системе необходимо четко определить, на каком основании предоставляется отдых. Статья 116 ТК РФ перечисляет виды отпусков, а основания для дополнительных закреплены в ст. 117–119 ТК РФ и специальных законах.

Основные категории дополнительных отпусков:

• За вредные и (или) опасные условия труда (ст. 117 ТК РФ): минимум 7 календарных дней. Назначается на основании заключения специальной оценки условий труда (СОУТ) и перечня работ/должностей, утвержденного организацией.
• За особый характер работы (ст. 118 ТК РФ): например, работники с нерегулированным рабочим днем (минимум 3 календарных дня), работники экспедиционных работ, водители и др.
• За отработку в особых климатических условиях (ст. 119 ТК РФ): работа на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях (от 24 до 16 календарных дней в зависимости от района).
• По иным основаниям, предусмотренным законодательством: за длину службы (бюджетная сфера, наука, образование, медицина — ст. 115, 284, 333 ТК РФ), за государственные награды, за отработку в загрязненных районах (ЧАЭС и др.).
• По коллективному договору или локальным актам: за выслугу лет в коммерческой организации, за высокую квалификацию, за инновационную деятельность и т.д. (ст. 116 ТК РФ).

Настройка в программе 1С:ЗУП 3.1 (Зарплата и управление персоналом)

В 1С:ЗУП дополнительный отпуск оформляется и рассчитывается в том же документе «Отпуск», что и основной, но с указанием соответствующего вида отпуска. Ниже приведена пошаговая инструкция по настройке.

Этап 1. Настройка видов отпусков (Справочник «Виды отпусков»)

1. Перейдите в раздел НСИ и Администрирование → Виды отпусков (или через «Все функции» → «Кадры» → «Виды отпусков»).
2. Проверьте наличие стандартных видов или создайте новые:
   • Дополнительный за вредные/опасные условия (Код: ДОПВР).
   • Дополнительный за особый характер работы (нерег. день) (Код: ДОПНЕРЕГ).
   • Дополнительный за работу на Крайнем Севере (Код: ДОПСЕВЕР).
   • Дополнительный по коллективному договору (выслуга лет) (Код: ДОПКД).
3. В карточке вида отпуска на вкладке «Основное» заполните:
   • Вид расчета: «Оплата отпуска» (стандартный).
   • Показатель для расчета среднего заработка: обычно «Средний заработок (отпускной)».
   • Способ определения продолжительности: «В календарных днях» (стандарт) или «В рабочих днях» (если так зафиксировано в ЛНА для конкретной категории, например, для судей/прокуроров, но для ТК РФ — календарные).
4. На вкладке «Учет» (если ведете регламентированный учет в 1С) укажите соответствующие счета затрат (обычно 20, 26, 44, 91.2) и субконто.

Этап 2. Настройка правил предоставления (Автоматическое заполнение графика)

Чтобы программа сама подставляла дни дополнительного отпуска в График отпусков, настройте правила:

1. Раздел НСИ и Администрирование → Правила предоставления отпусков;
2. Создайте правило для каждой категории:
   • Условие: например, «Должность из перечня вредных работ» или «График работы = Нерегулированный рабочий день».
   • Вид отпуска: выберите созданный на Этапе 1 вид (например, «Дополнительный за вредные условия»).
   • Продолжительность: укажите количество дней (7, 3, 24 и т.д.).
   • Периодичность: «Ежегодно».
3. Включите правила в График отпусков (раздел «Кадры» → «Графики отпусков»). При формировании графика на год программа автоматически добавит строки с дополнительными отпусками для подходящих сотрудников.

Этап 3. Оформление приказа и документа «Отпуск»

1. На основании Графика отпусков или индивидуального заявления создайте документ «Приказ о предоставлении отпуска» (раздел «Кадры» → «Приказы»). Укажите вид отпуска «Дополнительный…».
2. Создайте документ «Отпуск» (раздел «Зарплата» → «Отпуска» или из приказа кнопкой «Создать на основании»).
   • На вкладке «Основное» выберите Вид отпуска (например, «Дополнительный за вредные условия»).
   • Заполните Дату начала и Продолжительность (дней).
   • На вкладке «Расчет» (или «Время») проверьте, что период расчета среднего заработка определен верно (12 месяцев перед месяцем начала отпуска).
   • Нажмите «Рассчитать». Программа рассчитает отпускные по формуле: Средний дневной заработок × Количество календарных дней отпуска.
3. Проведите документ. Создутся движения по регистрам накопления «Начисления» и «Резервы отпусков» (если используется регламентированный учет).

Особенность: Объединение с основным отпуском

Если сотрудник уходит в основной и дополнительный отпуск подряд, в 1С:ЗУП рекомендуется оформить один документ «Отпуск» с видом «Основной ежегодный», а на вкладке «Дополнительные отпуска» (или через добавление строки в табличной части, в зависимости от версии конфигурации) добавить строку с видом «Дополнительный.;.». Это позволяет корректно рассчитать средний заработок за единый период и выплатить сумму одним платежом.

Бухгалтерский учет: Резервирование и списание (ПБУ 8/2010)

Согласно ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы», организация обязана создавать резерв на оплату предстоящих отпусков (в т.ч. дополнительных). Это позволяет равномерно распределять расходы на периоды отработки сотрудниками времени, дающего право на отдых.

Проводки по дополнительному отпуску:

Нюансы учета резерва:

• База для резерва: Обычно принимается средний заработок за прошедший год, увеличенный на коэффициент инфляции/индексации, либо плановый фонд оплаты труда (ФОТ).
• Страховые взносы: Резервируются на полную сумму начислений (30% / 15.1% в зависимости от категории), так как отпускные подлежат взносам.
• НДФЛ: Резервировать НДФЛ в счете 96 нельзя (налоговый агент удерживает налог при выплате).
• Корректировка резерва: В конце года (или при увольнении) производится сверка фактических начислений с накопленным резервом. Перерасход (Дебет 96.8 > Кредит 96.8) списывается на расходы текущего периода (Дт 20/26/44 Кт 96.8). Недорасход — восстанавливается (Дт 96.8 Кт 20/26/44).

Налоговый учет (Налог на прибыль, ст. 255, 264 НК РФ)

Расходы на оплату дополнительных отпусков (и созданные по ним резервы) признаются для целей налога на прибыль в порядке, установленном ст. 255 НК РФ (расходы на оплату труда).

• Метод начисления (начисление): Расход признается в том налоговом периоде, в котором начислены отпускные (дата документа «Отпуск»).
• Резерв в налоговом учете: Налоговый кодекс не предусматривает создание резерва на отпуска для целей налога на прибыль. Разница между бухгалтерским (ПБУ 8/2010) и налоговым учетом образует временную разницу (ВР/ВА).
  • При начислении резерва (Дт 20 Кт 96) — возникает вычитаемая временная разница (ВР) → Уменьшается УНП (Условный налог на прибыль), формируется ОНА (Отложенный налоговый актив).
  • При списании резерва (Дт 96 Кт 70) — ВР разрешается → УНП увеличивается, ОНА списывается.
• В 1С:Бухгалтерия 3.0 / ERP / КА это отражается автоматически при включенном регламентированном учете (галочка «Налог на прибыль» в настройках организации).

Типичные ошибки и как их избежать

1. Неправильный вид отпуска в документе. Оформляют доп. отпуск как «Основной ежегодный» или «Без сохранения зарплаты».
   
   Решение: Всегда проверяйте поле «Вид отпуска» в документе «Отпуск». Используйте заранее настроенные справочники.
2. Игнорирование СОУТ при назначении за вредность. Выдают 7 дней «по привычке» без актуального заключения СОУТ и приказа о перечне работ.
   
   Решение: Перед настройкой правила в 1С сверьтесь с актуальным Перечнем работ с вредными условиями (утв. приказом руководителя на основании СОУТ).
3. Ошибки в расчете среднего заработка. Исключают из расчета периоды доп. отпусков прошлых лет, больничные, простой не по вине работника (эти периоды исключаются из расчета по Постановлению № 922, но дни оплачиваются).
   
   Решение: Проверяйте вкладку «Периоды расчета» в документе «Отпуск». 1С обычно делает это автоматически, но ручные правки могут сломать логику.
4. Несвоевременное создание резерва (ПБУ 8/2010). Резерв создается только в декабре или не создается вовсе.
   
   Решение: Настройте ежемесячный регламентный документ «Начисление резерва под отпуска» (в 1С:ЗУП/ERP — раздел «Зарплата» → «Расчет резервов»).
5. Замена доп. отпуска деньгами незаконно. Компенсация неиспользованного доп. отпуска возможна только при увольнении или если общая продолжительность отпуска (основной + доп.) превышает 28 календарных дней (часть 2 ст. 126 ТК РФ).
   
   Решение: В 1С при увольнении документ «Расчет при увольнении» автоматически посчитает компенсацию за все неиспользованные дни (и основные, и доп.). В остальных случаях — только предоставление в натуре.

Чек-лист для кадровика и бухгалтера перед расчетным периодом

• [ ] Актуализирован перечень должностей/работ с вредными/опасными условиями (СОУТ)?
• [ ] В 1С:ЗУП созданы/проверены «Виды отпусков» для всех категорий доп. отдыха?
• [ ] Настроены «Правила предоставления отпусков» и они включены в «График отпусков» на текущий год?
• [ ] Для сотрудников с нерегулированным днем заведен вид «Доп. отпуск за нерег. день» (3+ дня)?
• [ ] В учетной политике (бухгалтерии) зафиксирован порядок создания резерва 96.08 (методика расчета, периодичность)?
• [ ] В 1С:Бухгалтерия/ERP настроено автоматическое формирование проводок Дт 20/26/44 Кт 96.08 при расчете зарплаты?
• [ ] Проверена корректность отражения временных различий по налогу на прибыль (ОНА/ОНО)?
• [ ] Контроль: сумма резерва на конец года ≈ сумма плановых отпускных на следующий год (пропорционально отработанному времени)?

Настройка начисления дополнительного отпуска — это комплексный процесс, затрагивающий кадровое делопроизводство, расчет заработной платы в 1С:ЗУП и двойной учет (бухгалтерский по ПБУ 8/2010 и налоговый по НК РФ). Ключевым успехом является:

1. Точная классификация вида отпуска по нормам ТК РФ и локальным актам.
2. Корректная настройка справочников и правил в 1С для автоматизации графика и расчетов.
3. Своевременное и методически обоснованное резервирование расходов (счет 96.08) для соблюдения принципа сопоставления доходов и расходов.
4. Контроль временных различий для корректного отражения налога на прибыль.

Регулярный аудит настроек в 1С, сверка кадровых приказов с расчетными документами и анализ движения счета 96.08 позволят избежать ошибок, штрафов при проверках ГИТ и налоговых органов, а также обеспечат прозрачность финансовой отчетности организации.

Статья подготовлена на основе действующего на 2026 год законодательства РФ (ТК РФ, НК РФ, ПБУ 8/2010) и функционала типовых конфигураций 1С:ЗУП 3.1 / 1С:Бухгалтерия 3.0 / 1С:ERP.