В 2019 году существенным событием в сфере организации деятельности судов общей юрисдикции стало принятие Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от № 246. Данный нормативный правовой акт внес изменения в Инструкцию по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов (далее, Инструкция по делопроизводству в краевых/областных судах).

Документ устанавливает единые правила организации делопроизводства, обеспечивающие законность, единообразие и эффективность работы с документами в судах второго уровня (апелляционного и надзорного звеньев). Ниже представлен подробный разбор Инструкции, ее структуры, основных положений и практического значения.

Правовая природа и нормативная база

Инструкция по судебному делопроизводству — это ведомственный нормативный акт, разработанный на основании:

• Федерального конституционного закона (ФКЗ) «О судебной системе Российской Федерации»;
• ФКЗ «Об арбитражных судах в Российской Федерации» (в части, затрагивающей единые принципы);
• Гражданского процессуального кодекса РФ (ГПК РФ), Арбитражного процессуального кодекса РФ (АПК РФ), Кодекса административного судебопроизводства РФ (КАС РФ), УПК РФ;
• Государственной системы документированного обеспечения управления (ГСДУ) и ГОСТ Р 7.0.97-2016 (ранее ГОСТ Р 6.30-2003);
• Постановлений Пленума Верховного Суда РФ, регламентирующих порядок работы с документами и судебными делами.

Важно: Инструкция является обязательной для исполнения всеми судебными работниками (судьями, помощниками судей, секретарями судебных заседаний, делопроизводителями, архивистами) краевых, областных и равных им судов.

Структура Инструкции (по редакции Приказа № 246 от 2019 г.)

Документ имеет четкую модульную структуру, охватывающую весь жизненный цикл документа в суде:

1. Раздел I. Общие положения. Цели, задачи, сфера действия, основные термины и определения (дело, документ, электронный документ, дело электронное, номенклатура дел и т.д.).
2. Раздел II. Организация делопроизводства. Структура делопроизводства, обязанности руководителей структурных подразделений, требования к защите информации, работе с гостайной.
3. Раздел III. Учет и регистрация документов. Правила регистрации входящих, исходящих, внутренних документов, использование автоматизированных систем (АС «Дело», АС «Правосудие», ЕСИА Правосудье).
4. Раздел IV. Организация работы с судебными делами. Формирование, оформление, ведение судебных дел в бумажном и электронном виде, порядок скрепления, пронумеровывания листов.
5. Раздел V. Особенности делопроизводства по приему, учету, регистрации документов, поступивших в электронном виде. (Ключевой раздел, существенно дополненный в 2019 г.).
6. Раздел VI. Хранение, использование и выдача судебных дел и документов. Порядок выдачи судебных дел участникам процесса, передачи в архив, работы в читальных залах.
7. Раздел VII. Составление справочно-поисковых средств. Ведение реестров, карточек учета, формирование описей дел.
8. Раздел VIII. Оценка документов и формирование архива суда. Сроки хранения, акты экспертизы стоимости документов, передача в государственный архив.
9. Раздел IX. Контроль за исполнением документов и состоянием делопроизводства. Виды контроля, отчетность.
10. Приложения: Номенклатура дел, типовой перечень справочно-поисковых средств, образцы оформления дел, акты экспертизы и др.

Ключевые изменения, внесенные Приказом № 246 от

Редакция 2019 года была направлена в первую очередь на цифровизацию судебной системы и приведение делопроизводства в соответствие с развивающимися информационными системами (в частности, с АС «Правосудие» и системой ЕСИА Правосудье).

Легализация и регламентация электронного делопроизводства

Были введены детальные правила работы с электронными судебными делами и документами в электронном виде:

• Установлен порядок формирования электронного судебного дела (ЕСД) как совокупности электронных документов, объединенных единым идентификатором.
• Определены требования к форматам файлов (PDF/A, XML, подписи в формате CAdES/XAdES), к электронной подписи (усиленная квалифицированная ЭП).
• Зафиксирован порядок приема документов через личный кабинет участника судебного процесса, через систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) и с портала «Госуслуги».

Гибридный формат делопроизводства

Инструкция 2019 г. закрепила параллельное ведение делопроизводства в бумажном и электронном виде в переходный период. Введены правила синхронизации бумажного и электронного экземпляров дела:

• Порядок приведения бумажного дела в соответствие с электронным и наоборот.
• Правила сканирования бумажных документов для включения в ЕСД (требования к разрешению, цветопередаче, OCR-слою).
• Процедура распечатки электронных документов для включения в бумажное дело (с указанием метаданных: дата регистрации, номер, ЭП).

Новые правила регистрации и учета

• Внедрен единый реестр регистрации документов в АС «Правосудие», исключающий ведение параллельных бумажных журналов регистрации (для судов, полностью перешедших на электронный документооборот).
• Уточнены атрибуты регистрации электронного документа: дата/время получения по МСК, идентификатор сообщения в СМЭВ/ЕСИА, хэш-сумма файла.

Работа с доказательствами в электронном виде

Дополнены правила оформления и хранения письменных доказательств, представленных в электронном виде (фото, видео, аудиофайлы, дампы переписок). Установлен порядок их исследования судом (воспроизведение на технических средствах суда) и прикрепления к делу (через печатную форму с QR-кодом или сохранение на носителе с оформлением протокола).

Доступ к электронным материалам дела

Детально прописана процедура предоставления участникам процесса доступа к электронным материалам дела через личные кабинеты, включая генерацию временных ссылок и контроль целостности файлов.

Особенности делопроизводства в краевом (областном) суде

В отличие от районных судов (судов первой инстанции), в краевых/областных судах делопроизводство имеет специфику, отраженную в Инструкции:

Порядок оформления судебногодела (бумажного и электронного)

Инструкция устанавливает строгие стандарты оформления, обязательные для соблюдения:

Бумажное дело

• Обложка дела: Утвержденная форма (Приложение к Инструкции) с указанием: наименования суда, номера дела, категории дела, фамилий сторон, даты возбуждения, даты окончания производства.
• Скрепление: Нитью (шнуром), проклеенная бумажной полоской с печатью суда и подписью секретаря/делопроизводителя.
• Нумерация листов: Скобяная (переплетная) нумерация всех листов дела подряд, начиная с обложки (лист 1 — обложка, лист 2 — оглавление/реестр документов).
• Оглавление (реестр документов): Ведется с начала формирования дела, указывает: № п/п, наименование документа, дату документа, дату поступления/составления, количество листов, листы дела, где находится документ.

Электронное дело (ЕСД)

• Формируется в АС «Правосудие» автоматически на основе зарегистрированных документов.
• Структура ЕСД: метаданные дела (XML-манифест) + файлы документов (PDF/A) + файлы электронных подписей (.sig).
• Обеспечивается защита от несанкционированного изменения (хэш-суммы, ЭП ответственных лиц).
• Версионность: сохраняется история изменений дела (добавление документов, внесение судебных актов).

Организация архива и сроки хранения

Раздел VIII Инструкции (в ред. 2019 г.) регламентирует:

• Экспертизу стоимости документов: Проведение ежегодно комиссией по экспертизе. Составление Актов экспертизы (форма № 11-ГСДУ).
• Сроки хранения: Устанавливаются номенклатурой дел суда на основе Типовых номенклатур (Приказ Минкультуры/Росархива). Минимальные сроки: 10, 25, 50, 75 лет, постоянное хранение.
• Передачу в архив: Дела передаются в архив суда по истечении года, следующего за годом завершения производства. Электронные дела передаются в электронный архив (ЕАС суда) с сохранением структуры и метаданных.
• Уничтожение: Только по актам экспертизы с истекшими сроками хранения, под протоколом комиссии.

Контроль за состоянием делопроизводства

Председатель суда и председатели судебных коллегий несут персональную ответственность за состояние делопроизводства. Инструкция предусматривает:

• Ежеквартальные проверки правильности регистрации, оформления дел, соблюдения сроков хранения, состояния архива.
• Годовой отчет о состоянии делопроизводства (направляется в Судебный департамент).
• Внутренний аудит соответствия работы с электронными документами требованиям ФСБ (при работе с гостайной) и ФСТЭК (при защите персональных данных).

Практическое значение для судебных работников

Знание Инструкции в редакции 2019 года необходимо для:

1. Секретарей судебных заседаний: правильного оформления протоколов, судебных актов, формирования пакета документов для направления в вышестоящую инстанцию или в архив.
2. Помощников судей: грамотной работы с электронным делом в АС «Правосудие», подготовки проектов актов с привязкой к материалам ЕСД.
3. Делопроизводителей/Архивистов: соблюдения номенклатуры, сроков, правил формирования описей, передачи дел в архив (в т.ч. электронного).
4. Судей: понимания прав участников на доступ к электронным материалам, порядка исследования электронных доказательств, требований к юридической значимости электронных документов.

Актуальность на 2024–2026 годы

Несмотря на то, что базовая редакция принята в 2019 году, Инструкция продолжает действовать и развиваться. Последующие приказы Судебного департамента (например, Приказ от № 273, редакция от ) вносят изменения, связанные с:

• Полным переходом на обязательное электронное делопроизводство (отмена бумажного дублирования для ряда категорий дел).
• Интеграцией с Единой системей идентификации и аутентификации (ЕСИА) и системой «Мой Арбитр» / ГАС «Правосудие».
• Новыми формами судебных актов и протоколов, утвержденными Пленумом ВС РФ.
• Требованиями по защите критической информационной инфраструктуры (КИИ) судов.

Рекомендация: При работе необходимо использовать действующую редакцию Инструкции (доступную в справочно-правовых системах «КонсультантПлюс», «Гарант», на сайте Судебного департамента или официальном сайте конкретного краевого/областного суда в разделе «Нормативная база» / «Делопроизводство»), так как текст 2019 года уже многократно менялся.

Инструкция по судебному делопроизводству в краевых/областных судах (ред. Приказа № 246 от 2019 г.) стала фундаментальным документом, переведшим судебное делопроизводство на качественно новый уровень, цифровой. Она устранила правовые пробелы в работе с электронными документами, установила единые стандарты формирования гибридных судебных дел и создала правовую базу для внедрения технологий «Электронного правосудия». Строгое соблюдение ее положений является залогом законности, сохранности судебных дел и обеспечения права участников процесса на доступ к справедливому суду в современных цифровых реалиях.