Ежегодный оплачиваемый отпуск — это гарантированное Трудовым кодексом РФ право каждого работника на отдых с сохранением места работы и среднего заработка. Стандартная продолжительность отпуска составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ), а отдельным категориям сотрудников положены удлинённые или дополнительные отпуска. Чтобы отдых был оформлен правильно, кадровой службе необходимо подготовить пакет документов, главным из которых является приказ о предоставлении отпуска. Разберём подробно, как заполнить этот документ.

Какие документы нужны для оформления отпуска

Для правильного оформления ежегодного оплачиваемого отпуска потребуются:

• график отпусков — утверждается не позднее чем за две недели до начала календарного года;
• уведомление сотрудника о начале отпуска (за две недели до его начала, под подпись) либо заявление работника;
• приказ о предоставлении отпуска;
• записка-расчёт для начисления отпускных.

Какую форму приказа использовать

Приказ об отпуске можно составить:

• по унифицированной форме № Т-6 (постановление Госкомстата № 1 от ) — если в отпуск уходит один сотрудник;
• по форме № Т-6а — если в отпуск уходят сразу несколько работников;
• в произвольной форме, разработанной самой организацией.

Выбранную форму необходимо закрепить в учётной политике организации. Составляет приказ сотрудник кадрового отдела, а утверждает руководитель организации.

Пошаговая инструкция по заполнению формы Т-6

Шаг 1. Шапка документа

В первую очередь укажите наименование организации и код по ОКПО. Ниже в отдельных полях проставьте номер документа и дату его составления. Затем впишите табельный номер сотрудника — индивидуальный цифровой код, по которому ведётся внутренняя кадровая документация.

Шаг 2. Сведения о работнике

После заголовка «Приказ о предоставлении отпуска работнику» укажите:

• ФИО сотрудника в дательном падеже (кому предоставляется отпуск);
• наименование структурного подразделения;
• должность (специальность, профессию) работника.

Шаг 3. Период работы

Заполните графу «за период работы» — укажите рабочий год, за который предоставляется отпуск (например, с по ).

Шаг 4. Разделы А, Б и В

Раздел А, ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Укажите количество календарных дней отдыха и даты его начала и окончания.

Раздел Б — заполняется, если работнику предоставляется дополнительный или иной отпуск (например, отпуск без сохранения зарплаты). Здесь указывают вид отпуска, количество дней и даты.

Раздел В — итоговый. В нём отражается общая продолжительность отпуска и общие даты начала и окончания.

Если сотрудник берёт только основной отпуск без дополнительного, заполняются разделы А и В, а раздел Б остаётся пустым. Если отпуска комбинируются, заполняются все разделы.

Шаг 5. Подписи

Приказ подписывает руководитель организации. Кроме того, на документе должна стоять подпись работника, подтверждающая, что он ознакомлен с приказом.

Образец заполнения (пример)

ООО «Пример»    ОКПО 12345678

ПРИКАЗ № 45-к от
г. Москва

О предоставлении отпуска работнику

Предоставить отпуск Иванову Сергею Петровичу, табельный номер 0012,
структурное подразделение — отдел продаж,
должность — менеджер по продажам,
за период работы с по .

А. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 28 календарных дней с по .

Б. — (не заполняется).

В. Всего отпуск на 28 календарных дней с по .

Генеральный директор _________ /Петров А.А./
С приказом ознакомлен _________ /Иванов С.П./

Важные нюансы

• Срок оформления приказа законодательно не установлен, но удобнее издавать его за две недели до начала отпуска — одновременно с уведомлением сотрудника.
• Отпускные должны быть выплачены не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).
• Для директора, совместителя и рядового работника порядок оформления может отличаться, учитывайте специфику каждой ситуации.
• Заменить денежной компенсацией можно только часть отпуска, превышающую 28 календарных дней, и не всем категориям работников.

Правильно оформленный приказ защитит организацию от претензий при проверках трудовой инспекции и обеспечит корректное начисление отпускных.