Эффективная договорная работа — фундамент финансовой безопасности и стабильности любого бизнеса. Отсутствие четких правил ведет к налоговым рискам, судебным спорам и убыткам. В данной статье подробно разбираем, из чего состоит регламент (положение) о договорной работе, какие этапы он должен регламентировать, и предоставляем структуру типового образца для адаптации под нужды вашей организации (ООО, АО, ИП).

Зачем нужен регламент договорной работы?

Регламент (или Положение о договорной работе) — это локальный нормативный акт, устанавливающий обязательный порядок подготовки, согласования, заключения, исполнения и хранения договоров. Его основные цели:

• Минимизация рисков: предотвращение заключения сделок с недобросовестными контрагентами («однодневками», банкротами).
• Юридическая безопасность: обеспечение соответствия условий договора законодательству и внутренним стандартам компании.
• Прозрачность процессов: четкое распределение ответственности между менеджерами, юристами, службой безопасности (СБ), бухгалтерией и руководителями.
• Документирование должной осмотрительности: наличие утвержденного регламента и журналов согласования является ключевым доказательством добросовестности компании при налоговых проверках (ст. 54.1 НК РФ).

Ключевые этапы, которые должен охватывать регламент

Согласно лучшим практикам и рекомендациям экспертов (в т.ч. КонсультантПлюс, ЮСАКТУМ, аудиторские компании), регламент должен детально прописывать следующий цикл:

1. Инициация и проверка контрагента (Due Diligence):
   • Порядок действий по инициативе организации и по входящему предложению контрагента.
   • Список запрашиваемых документов (выписка ЕГРЮЛ/ЕГРИП, учредительные документы, финансовая отчетность, лицензии, Свидетельство о регистрации КТР и т.д.).
   • Критерии оценки надежности: отсутствие массовости адреса/руководителя, налоговая нагрузка, судебная история, связь с недобросовестными партнерами.
   • Роль Службы Безопасности (СБ) и юристов в выдаче заключения/допуска.
2. Подготовка проекта договора:
   • Использование утвержденных типовых форм (стандартных договоров).
   • Порядок разработки индивидуальных условий при отклонении от типовой формы.
   • Обязательные реквизиты и существенные условия (предмет, цена, сроки, ответственность, порядок расчетов, форс-мажор, разрешение споров).
3. Согласование проекта (Внутренний контроль):
   • Маршрут согласования: инициатор → юрист → СБ → финансовый директор/экономист → генеральный директор.
   • Сроки рассмотрения на каждом этапе.
   • Форма фиксации согласования: виза на бумажном носителе, электронная подпись в СЭД/1С, протокол совещания.
   • Важно: запрет на направление на согласование проектов без определенного контрагента или без заключения СБ.
4. Переговоры и подписание:
   • Порядок ведения переговорного процесса (протоколы разногласий).
   • Полномочия подписантов (Доверенности, Устав, Приказ о назначении).
   • Порядок использования печати (если применяется) и квалифицированной электронной подписи (КЭП).
   • Особый порядок для договоров, уже исполненных контрагентом (фактическое исполнение: деньги получены, товар отгружен).
5. Учет, хранение и контроль исполнения:
   • Нумерация и регистрация в журнале договорной работы / СЭД.
   • Хранение оригиналов и копий (сроки, ответственное лицо, архив).
   • Контроль ключевых дат: оплата, отгрузка, сдача-приятие, продление, расторжение.
   • Оформление дополнительных соглашений (с отметкой в журнале/карточке договора).

Типовая структура Регламента (Образец для заполнения)

Ниже приведена рекомендуемая структура документа. Вы можете скопировать этот каркас, подставить данные своей компании и доработать под специфику бизнеса.

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор
ООО «Название компании»
____________ /Ф.И.О./
«___» ___________ 202_ г.

ПОЛОЖЕНИЕ О ДОГОВОРНОЙ РАБОТЕ ООО «НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ»

Общие положения

Настоящее Положение определяет порядок подготовки, внутреннего согласования, заключения, учета, хранения и контроля исполнения договоров (контрактов, соглашений, дополнительных соглашений) ООО «Название компании» (далее — Компания).

Положение разработано в соответствии с ГК РФ, НК РФ, ФЗ-402 «О бухгалтерском учете», рекомендациями ФНС по должной осмотрительности и внутренними документами Компании.

Действие Положения распространяется на всех сотрудников, участвующих в договорной работе.

Основные термины: Договор, Контрагент, Инициатор, Согласующие подразделения, Ответственный исполнитель, Журнал договорной работы.

Принципы договорной работы

• Законность и соответствие уставным целям.
• Добросовестность и разумность (п. 1 ст. 10 ГК РФ).
• Обязательная предварительная проверка контрагента (Due Diligence).
• Письменная форма (если иное не установлено законом).
• Единый реестр и обязательная регистрация каждого документа.

Порядок проверки контрагентов (Due Diligence)

Проверка проводится до направления проекта договора на согласование. Инициатор передает в СБ/Юридический департамент пакет документов по контрагенту (по форме Приложения № 1).

Критерии отказа в сотрудничестве (красные флаги):

• Массовый адрес/руководитель (по данным ФНС).
• Наличие неснятых судебных актов о банкротстве/ликвидации.
• Налоговая нагрузка ниже отраслевого среднего без обоснования.
• Связи с лицами из перечня недобросовестных участников закупок (РННЗ) или террористов.
• Отсутствие реальной деловой активности (нет сотрудников, активов, ресурсов).

Подготовка и согласование проекта договора

Проект готовится на основе Типовой формы (Приложение № 3). Отступления от типовой формы требуют обязательного согласования с Юридическим департаментом.

Обязательные условия для включения в любой договор:

1. Полные реквизиты сторон (с банковскими данными).
2. Четкое описание предмета (товары/работы/услуги, номенклатура, ТУ/ГОСТ).
3. Цена, валюта, порядок расчета (предоплата/постоплата, этапы).
4. Сроки исполнения и этапы приемки.
5. Ответственность сторон: штрафы, пени, уставленные убытки (реальные, а не символические).
6. Порядок разрешения споров (претензионный порядок, арбитраж по месту ответчика/истца).
7. Условия расторжения и изменения договора.
8. Реквизиты доверенностей лиц, подписывающих договор.

Маршрут согласования (пример):

Согласование фиксируется в Журнале согласования (Приложение № 4) или в системе электронного документооборота (СЭД). Проект, не прошедший согласование, подписанию не подлежит.

Подписание и вступление в силу

Договор подписывается уполномоченным лицом на основании Устава, Доверенности или Приказа. Использование КЭП равносильно собственноручной подписи.

Вступление в силу: с момента подписания обеими сторонами (или обмена подписанными сканами/оригиналами), если иное не предусмотрено договором.

Исключение (фактическое исполнение): Если контрагент фактически исполнил обязательства (поставил товар, перевел деньги) до подписания, Инициатор готовит Акт о фактическом исполнении / Протокол согласования условий, и договор подписывается в срочном порядке (с отметкой «Действует с момента фактической отгрузки/оплаты»).

Учет, регистрация и хранение

Каждому договору присваивается регистрационный номер по единой нумерации (например: Д-2026-0001).

Оригиналы хранятся в Архиве / у Ответственного хранителя (менеджера/юриста). Копии — у Инициатора и в Бухгалтерии.

Срок хранения: не менее 5 лет после исполнения/расторжения (для налоговых целей — до истечения срока давности по налогам).

Дополнительные соглашения регистрируются с привязкой к основному договору (нумерация: ДС-1 к Д-2026-0001). В журнале/карточке основного договора ставится отметка.

Контроль исполнения и работа с просрочкой

• Еженедельный реестр дебиторской/кредиторской задолженности по договорам.
• Автоматические напоминания о сроках (СЭД/1С/CRM).
• Порядок претензионной работы (направление официальных претензий за подписью руководителя).

Заключительные положения

Настоящее Положение вступает в силу с момента утверждения.

Изменения вносятся приказом Генерального директора.

Сотрудники, виновные в нарушении Положения (заключение без проверки, утеря оригиналов, пропуск сроков), несут ответственность в соответствии с ТК РФ и локальными актами.

Приложения (необходимый минимум):

1. Анкета контрагента / Чек-лист проверки (Due Diligence).
2. Форма Заключения СБ / Юриста по контрагенту.
3. Реестр типовых форм договоров (Снабжение, Продажи, Аренда, Услуги, Договоры подряда).
4. Журнал согласования проекта договора / Карточка договора в СЭД.
5. Форма Акта о фактическом исполнении обязательств.
6. Памятка по применению печатей и КЭП в документообороте;

Практические советы по внедрению

• Автоматизируйте: Используйте СЭД (1С:Документооборот, Диадок, Контур.Экстерн, МойСклад) для маршрутов согласования, контроля сроков и хранения. Бумажные журналы уходят в прошлое.
• Обучение: Проведите инструктаж для всех менеджеров и инициаторов. Под роспись вamiliarize (ознакомьте) с Положением.
• Аудит: Раз в квартал/полгода Юридический департамент проводит выборочную проверку соблюдения регламента (наличие заключений СБ, полнота реквизитов, сроки хранения).
• Интеграция с 1С: Настройте блокировку отгрузки/оплаты в 1С, если по договору нет отметки «Согласован» или «Зарегистрирован».
• Актуализация: Пересматривайте регламент при смене законодательства (например, изменения в 54.1 НК РФ, новые формы федеральных законов) или реорганизации компании.

Частые ошибки, которых стоит избегать

1. Формализм: Регламент принят «для галочки», но на практике договоры подписываются «на коленке» без проверки СБ.
2. Отсутствие критериев риска: В регламенте написано «проверять контрагента», но не описано, как именно и какие выводы считать основанием для отказа.
3. Игнорирование фактического исполнения: Нет процедуры легализации сделок, которые уже начались без подписанного бумага.
4. Слабая ответственность: Нет санкций за нарушение сроков согласования или утерю оригиналов.
5. Неактуальные доверенности: Регламент не требует проверки актуальности доверенностей подписантов на момент подписания.

Грамотный регламент заключения договоров — это не бюрократия, а инструмент управления рисками. Он защищает компанию от налоговых начислений по ст. 54.1 НК РФ, судебных проигрышей из-за не прописанных штрафов и потерь денег при работе с «фирмами-призраками». Используйте приведенную выше структуру как базу, адаптируйте под масштаб и специфику вашего бизнеса, оцифруйте процессы в СЭД и обязательно ознакомьте персонал под роспись. Только системный подход делает договорную работу прозрачной и безопасной.

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. Перед утверждением локального акта рекомендуется согласовать его с внутренними юристами или привлеченными экспертами с учетом специфики вашей отрасли.