С 1 января 2026 года вступает в силу ключевое изменение Налогового кодекса РФ: индивидуальные предприниматели (ИП) и организации на упрощенной системе налогообложения (УСН) становятся плательщиками НДС‚ если их доходы за предыдущий год превысили 20 млн рублей (ст. 346.12 НК РФ в ред. ФЗ от № 414-ФЗ).

Это нововведение резко обновило актуальность вопроса: как правильно оформлять возмещение расходов (коммунальные платежи‚ затраты на ремонт‚ представительские расходы и т.д.)‚ чтобы не создавать лишнюю налоговую базу по НДС? Многие предприниматели спрашивают: «Если НДС к возмещению — что делать‚ а возмещать (платить НДС) не хотим?».

Важно сразу: Полностью «не платить» НДС‚ если вы попали под критерий 20 млн руб.‚ не получится — это прямое нарушение ст. 199 НК РФ (уклонение от уплаты налогов). Однако законно исключить возмещение из объекта налогообложения НДС или минимизировать базу — вполне реальная задача грамотного налогового планирования.

Почему возмещение расходов тянет за собой НДС?

Согласно п. 1 ст. 154 НК РФ‚ объектом налогообложения НДС являются реализации товаров (работ‚ услуг)‚ имущественных прав на территории РФ. Под «реализацией» понимается передача имущественных прав‚ в т.ч. возмещение расходов‚ связанных с реализацией.

Классическая схема‚ вызывающая НДС:

• Арендатор платит арендодателю аренду + отдельно возмещает КУ (электричество‚ воду‚ отопление).
• Подрядчик закупает материалы за счет заказчика и требует возмещения стоимости.
• Комиссионер/агент требует возмещения расходов на доставку‚ таможню‚ рекламу.

Если в договоре это оформлено как «возмещение расходов»‚ налоговая инспекция (ФНС) считает‚ что это часть вознаграждения (цены) за основную услугу (аренду‚ подряд‚ агентство). Следовательно‚ НДс исчисляется от суммы аренды + суммы возмещения (п. 4 ст. 154 НК РФ).

Главные правовые основания для исключения НДС (Что говорит судская практика)

Суды (ВАС РФ‚ Арбитражные суды) давно сформировали подход: НДС не начисляется на суммы‚ которые не являются оплатой за товары/работы/услуги исполнителя‚ а представляют собой возврат авансированных средств за счет третьих лиц.

Критерий «Свои» vs «Чужие» расходы:

1. Свои расходы исполнителя (зарплата своим сотрудникам‚ амортизация своего транспорта‚ аренда своего офиса) — НДС НАЧИСЛЯЕТСЯ при возмещении‚ так как это формирование цены своей услуги.
2. Чужие расходы (расходы за счет третьих лиц) — оплата коммунальных услуг в Мосгаз/Мосводоканал‚ оплата таможенных пошлин‚ госпошлин‚ услуг судов‚ услуг независимых подрядчиков (если договор с ними заключен от имени заказчика) — НДС НЕ НАЧИСЛЯЕТСЯ (при правильном оформлении).

Ключевой документ: Постановление Пленума ВАС РФ от № 57 (п. 19) и множество определений ВАС/АС (например‚ Определение ВАС РФ от № ВАС-10787/10): суммы‚ полученные в качестве возмещения расходов‚ совершенных за счет и от имени заказчика‚ не включаются в доходы по НДС.

Практический алгоритм: Как убрать НДС с возмещения легально

Шаг 1. Переведите договор на схему «Агентство / Поручение» (ст. 971‚ 972 ГК РФ)

Вместо договора аренды/подряда с пунктом «возмещение расходов» заключите Договор возмездного оказания услуг (агентский).

• Исполнитель (Агент) действует от имени и за счет Заказчика (Принципала).
• Счета за КУ‚ ремонт‚ материалы выставляются напрямую на Заказчика (или Агент платит со счета Заказчика / по доверенности).
• Агент получает только вознаграждение (комиссию) за свою работу, только от него платится НДС.
• Суммы‚ переданные третьим лицам (Мосгаз‚ строителям)‚ — это не доход Агента‚ а транзитные деньги. НДС не облагается.

Шаг 2. Разделите счет-фактуру / УПД на два документа

Если менять тип договора нельзя (например‚ строгая аренда 429 ГК РФ):

• Выставляйте Счет-фактуру / УПД только на сумму арендной платы (услуги), с НДС.
• По возмещению КУ/материалов оформляйте Акт сверки / Акт выполненных работ / Счет на оплату БЕЗ НДС со ссылкой: «Возмещение расходов‚ совершенных за счет и от имени Заказчика (п. 19 Постановления Пленума ВАС РФ № 57)».
• Обязательно приложите к акту копии счетов/чеков от ресурсоснабжающих организаций (Мосгаз‚ ТСЖ‚ подрядчиков), подтверждающих‚ что платили вы‚ но за чужой счет.

Шаг 3. Оформите «Поручение на оплату» или Доверенность

Если Агент платит со своего счета‚ но за счет Принципала, нужно письменное поручение (ст. 971 ГК РФ): «Прошу оплатить счет №… от… за счет средств Принципала». Тогда платежное поручение в банке будет с кодом назначения платежа «Возмещение расходов по договору агентства №…»‚ а не «Оплата по договору аренды».

Шаг 4. Проверьте статус «Автоматического плательщика НДС» (УСН с 2026 г.)

С 2026 года‚ если вы на УСН «Доходы» или «Доходы минус расходы» и доход > 20 млн руб.:

• Вы обязаны начислять НДС с реализаций (ст. 346.11 НК РФ).
• Вы имеете право на вычет НДС по покупкам (в т;ч. по тем самым КУ‚ если счета на вас).
• Лайфхак: Если вы платите КУ за арендодателя/заказчика, просите выставлять счета-фактуры на вашу фирму/ИП. Тогда вы возьмете вычет «входной» НДС‚ а на «выходной» по возмещению его не будет (по схеме Агентства). Чистый выигрыш — возврат НДС из бюджета.

Типовые ошибки‚ которые приводят к начислению НДС (и штрафам)

Чек-лист: Что сделать прямо сейчас (Подготовка к 2026 году)

1. Рассчитайте доход за 2025 год. Если > 20 млн руб. — вы автоматически становитесь плательщиком НДС с (уведомление в ФНС не нужно‚ статус присваивается по факту).
2. Проаудитируйте все текущие договоры. Найдите пункты про «возмещение расходов»‚ «коммунальные платежи»‚ «закупку материалов за счет заказчика».
3. Переподпишите доп. соглашения или новые договоры на агентские/порученические условия до .
4. Настройте 1С / Бухсофт. Создайте отдельные номенклатуры/услуги: «Вознаграждение по агентству (с НДС)» и «Возмещение расходов за счет принципала (без НДС)».
5. Согласуйте с контрагентами схему платежей. Объясните выгоду: они не платят НДС сверху‚ вы не несете риски доначислений.
6. Оцените выгоду от вычетов. Если вы на УСН «Доходы-Расходы» — НДС «входной» по покупкам (те же КУ‚ ремонт) станет вашим расходом по УСН (п. 1.1 ст. 346.16 НК РФ) + вычет по НДС. Двойная выгода.

Резюме: «Не хотим возмещать/платить НДС» — Решение

Вы не можете отказаться от уплаты НДС‚ если вы плательщик (доход > 20 млн). Но вы можете (и должны) структурировать бизнес-процессы так‚ чтобы база по НДС составляла только вашу реальную маржу/вознаграждение‚ а не транзитные деньги за счет третьих лиц.

Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией в отношении конкретной ситуации. Налоговое законодательство сложно и часто меняется; перед применением описанных схем обязательно проконсультируйтесь с профессиональным налоговым консультантом или аудитором.